在办公室工作了一段时日,渐渐捉摸出一些“办会”的经验来。天下大事必作于细,办会更是离不开一个“细”字。 文字材料。 包括讲话稿、主持词等,一般有领导把关,不至于出太大的纰漏。 座次安排。 主席台座次,我们都会慎之又慎,基本不会出错。 这里要说的是其他与会人员的座次,比如,有时候我们会安排典型发言,那么,这些人的座位应尽量安排在靠前、靠过道位置,方便进出。要做到特殊情况,提前考虑到,安排好。 印发文件。 会上需印发的文件,一定要审核审核再审核,消灭一切字、词、句、标点、排版错误,稍有不慎,办公室人员严谨细致的工作形象将大受影响,还会导致领导的批评。 要提前印制好,且要多准备若干份,以备不时之需。 会场布置。 环境卫生提前整理好,尤其是主席台,重点是大领导的座位。音响设备灯光提前调试好。 为啥说到灯光,最近一次大会,提前只调试了主席台的灯光,结果开会时,会场后半部分的灯不亮,或多或少影响了领导的心情。 无线麦克风不能忽略,有时领导一时兴起,要当场询问工作进展或让即兴发言,若是麦克风不能正常工作,岂不大煞风景。 座签更要提前准备到位,更是马虎不得,坚决杜绝把领导的名字弄错。 通知下发。 不宜太早,容易遗忘。太晚也不行,与会人员可能觉得太仓促,影响他们原来的工作计划。注意收集信息,谁请假了,谁替会了,统计好,做到心中有数。 会中应急。 会议过程中,难免发生各种突发状况。一定要反应迅速、沉着冷静,从容应对。刚开始可能会手忙脚乱、多经历几次,慢慢就有经验了。 我的做法是:明确分工、责任到人、各负其责,哪方面出现问题,都有人应对。 会后总结。 不管如何细心,如何精心准备,难免会出现不尽如人意的地方。 这就需要事后认真总结反思,善于总结才能有所进步,才不至于同样的错误一犯再犯,以后才会做得更好,才会不断进步。
|
|