|
Learning Your Way 来自心灵的圈子 00:00 05:12 每个人都拥有同样的时间，但是每个人都有着不同的效率。学会时间管理，是这个时代最基本、也是最有效的自我增值方式。 ——by 圈姐 作者:Lachel 出处:L先生说(lxianshengmiao) 如何才能最高效地利用时间？ 我将无数的时间管理技巧，总结归纳成了这套“12345法则”。都是非常经典的技巧，容易上手，并且切实有效。 任何一个人，只要经过一段时间的练习，都可以掌握，并应用到自己的生活和工作中。 一件事情 简单来说，就是：在任何时候，任何一段时间内，只做一件事情。这也是这套法则的核心。 很多人在工作中，习惯让思维不断地跳跃。一边开着微信聊天，一边工作。写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，做一下数据，回应一下客户…… 这样的后果就是，你永远都没有办法获得真正的专注。 专注，是这个时代最可贵的一种特质。这个时代有太多的信息和诱惑， 我们时刻都在接收着大量的信息，但越是这样，我们越是担心：我是否错过了什么信息？有哪些信息需要我去处理？如果我没有处理，会不会产生什么后果？ 于是，每个人都非常焦虑，焦虑于对信息的「不安定感」。 而我想说的是，其实，我们每天接收到的信息，99%都是无关紧要的。 最重要的是你手上正在做的事情。专注把每一件事情做好，才是最重要的品质。 因为定义一个人社会价值的，永远是他的产出。把一件事情做到100分，胜过把一堆事情做到80分。在商业社会上，完美跟合格之间的差异，往往是数以百倍计的。 但是，在一件事情上面投入太久，容易产生两种心理：一种是对于结果和预期的不确定，另一种是长时间缺乏反馈的空虚。 这两种心理，都会迫使我们去寻求更短期、能够获得即时反馈的行为，使大脑获得新鲜刺激。 如果你受制于这种心态，就很难真正把事情做到100%的极致。而这，也正是优秀人才和普通员工之间的差异所在。 两个步骤 当你有一个新任务需要去做时，不要着急下手，按照这两个步骤去做： 第一步：思考。它能否在一两分钟内快速完成？ 第二步：行动。如果可以，立刻着手完成它；如果不行，把它记下来，安排时间去做。 举一个最常见的场景：你专心工作了半小时，打算休息5分钟，再着手去做下一项任务。这时，你打开微信，发现同事希望你给他传一份资料，你应该怎么做？ 最好的方式是先思考：帮他找这份资料，需要花多长时间？如果仅仅是举手之劳，一两分钟就能搞定，就马上找给他。 如果比较麻烦，需要整合，那么回复他：我现在比较忙，一会有空了再弄。然后，把这件事情记在清单上，等有空的时候再去做。 这个原则的目的是避免我们的计划受到干扰。 很多人都会有这样一种感受：明明制定好了计划，但是一天下来，总觉得自己什么都没做。原因很简单。因为我们整天都在处理应急的事情和别人的事情。 制定的计划总是不可避免的会受到干扰。那么，如何才能最大化地保证计划的效果，降低干扰呢？ 这就需要插入这两个步骤：对所有干扰进行快速预判：是立刻执行，还是写到计划里面，等待下一步去执行？然后，再按照预判结果去行动。 区分的标准，建议是2分钟左右。它能够实现一个平衡：既可以把细小的琐事尽快搞定，避免别人等太久；又可以避免计划中断，一直忙于应对外界的影响。 其实，延伸来讲，任何事情，都需要思考和行动两个步骤。 对于一项判定超过2分钟的任务，我们可以再次进行分析：这个任务，是可以立即执行，还是需要先进行思考和规划，然后再执行？ 如果是后者，我们就可以在清单上，为它留出思考和执行的时间，再在合适的时间，按照安排去完成。
在第二点中，我们记下来的任务，如何呈现在清单上，并安排合理的时间段呢？这里参考“AFD清单工作法”，所有的任务，都可以分成三大类： 01.可以明确执行的（Action） 02. 需要进行思考的（Focused） 03. 简单，琐碎，不重要的（Dessert） 对于第一类，尽量留出整段时间专注去做，屏蔽一切干扰。具体每段时间以25分钟到40分钟为宜，如果状态非常好，注意力极其集中，也可以适当延长。 对于第二类，可以在你完成一个任务，需要放松和休息的时候去做。这样可以激活大脑不同的区域，让负责执行的部分得到休息，同时维持大脑的活跃和动力。 也可以放在碎片时间去做。例如，我常常会把撰写文章分解成思考结构、寻找选题、寻找切入点等任务，利用乘车、步行、吃饭等闲暇时间去做。 至于第三类，可以在自己状态低落、情绪消沉的时候去做。一方面见缝插针完成这些事项，另一方面也可以通过不断积累成就感，让自己摆脱低落的状态。 讲时间管理的文章很多，有的会说先做最困难的事，后面会更顺手；还有的会说，先从简单的做起，逐步积累成就感，让自己状态得到提升。 其实这要看你的状态。如果你状态高涨，精力充沛，那最好按照优先级，先全力以赴解决最困难的事情，如果你状态不佳，那就从简单的做起，以期恢复状态。 总而言之，利用好这套「AFD清单」，就可以让每一天的时间，得到更加合理的利用。
那么，写在「Action」和「Focused」里面的事项，应该按照什么顺序去做呢？这里需要用到一个非常经典的技巧：四象限法。 所谓四象限法，就是把所有需要做的事情，按照重要性和紧急性两个维度进行分类，进而得到四个象限： 01.重要且紧急 02.重要不紧急 03.不重要但紧急 04.不重要且不紧急 接着，再根据这四个象限的内容，安排不同的应对策略： 第一类：重要且紧急的事优先去做。 它们应该被写在「Action」中，有明确的执行步骤和标准，可以立刻行动，不需要经过思考。 第二类：重要不紧急的事，每天安排固定时间去做。 它们有两类。一类是每天坚持的习惯，比如背单词，健身，读书等。这一类应该写入「Action」，并有明确的执行步骤和方式。 这类是需要思考的问题，以及没有明确分解的任务。这一类，应该处于「Focused」之中，通过安排碎片时间思考，对它们进行剖析，分解，从而，从「Focused」中转移到「Action」，并设定好具体的执行步骤和时间。 第三类：不重要但紧急的事，尽量安排别人去做。 这一类事情，包括回应，对接，等等。如果可以，尽量让更适合的人去做（也就是对他来说是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，尽量简明扼要，以结果为先，快速落地，不要在上面花费太多时间。 第四类：不重要且不紧急的事，不要去做。 这种事情，除了浪费我们的时间，没有任何价值。除非是需要娱乐消遣，否则不要去碰。 5分钟 当你即将动手去做一件事情时，告诉自己：什么都不要想，先做5分钟再说。 理想情况下，当你去执行「Action」里面的任务时，你应该事先已经对它做好了规划：该做什么，怎么做，按什么步骤做，需要什么资源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻动手。 但实践中，很多时候，未必能做到这样。你可能会耽于思考，会畏手畏脚，会沉吟不定。这其实是最浪费效率的做法。 很多时候，明明确定好的任务，也许就在你反复思考的过程中，不知不觉被拖过了时间。你会骤然发现：怎么这就下午了？我还什么都没做呢！ 这也是许多拖延症患者的症结。总是对一件事情抱着种种疑虑和担忧：我要是做不好怎么办？会不会产生什么问题？是不是还会有更好的方法？诸如此类。 但其实，我在前面已经提过：大多数的任务，都需要经过两步：思考和执行。执行的时候，不要再花时间去思考 —— 这是「思考」这一步里面，应该完成的事情。
以撰写文章为例，假设我把撰写文章分成两部分。思考部分，Deadline为4号晚上24点。执行部分，Deadline为5号晚上24点。 那么，当时间走到4号晚上24点的时候，即使我觉得还有几个地方不够完善，也得停下来。因为思考的时间已经到极限了，如果再花时间，就会导致后面的执行被拖延，我就没法在5号晚上24点前完成这篇文章了。 同样，在执行的环节，即使自己不够满意，也不要再花时间去反复思考，因为这样只会导致计划被打乱。 而避免这种情况最好的方式，就是始终保持这种习惯：当需要「执行」的时候，不要迟疑，先立刻开工，先做5分钟再说。 人是一种很奇怪的生物，当你开工之前，你会犹豫、踌躇很久；但是当你开工之后，你就很难停下来了。契可尼效应的存在，会让你一停下来，心里就始终挂念着未完结的事情，从而降低你在其它事情上的投入。 所以，不管三七二十一，先行动了再说。这也是消灭拖延症的最好方法，用行动倒逼思考，把一切拖延，扼杀在摇篮里。 |
|
|
