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巡视/巡察常见的11个财务问题及建议

2017-09-04  林中飞WZL

 

近几年,监督部门加强了对单位、部门的财务监督,为了逃避监督部门的监督检查,很多单位财务部门也采取了种种作弊方法进行应对。笔者仅对巡察以来发现的单位财务方面发现的苗头性、倾向性的问题进行归纳,希望对纪检监察部门和从事巡察工作的同仁有所启示。

一、将节日送礼费用(购物卡等礼品)以“办公用品”或“电脑耗材”的名义报销。

这些使用办公用品与电脑耗材名义列支送礼费用的业务一般有以下特点,只要在巡察工作中加以注意,不难发现:一是这种发票一般开具“办公用品、电脑耗材”的品名;二是在发票开具日期上,一般是2月份或9月份,因为2月份是农历春节,9月份一般是中秋节;三是在金额上一般为整数(大多为购物卡),如办公用品2万元、电脑耗材1.5万元;四是售货单位一般为综合性、大型商店、名店。一般经营有高档烟酒、金银首饰、家电服装等等,如**百货大楼、**购物中心、北京燕莎国际商务中心、老字号超市等。

怎样杜绝单位以笼统的办公用品、电脑耗材名义报销送礼费用呢?实际上,财务制度上很早就为我们设置了防范措施,只要认真执行就行了。

一是,设立办公用品、电脑耗材管理帐目,办公用品、电脑耗材要纳入帐内管理。

二是,凡发票仅笼统的开具“办公用品”、“电脑耗材”的,必须附发票清单。根据规定,购物发票要填写具体的货物名称,确实因一次购买品类较多,发票品名填写不开时,可以填写发票清单(自动发票开具系统均设置了此功能);发票清单设置了品名、单位、数量、单价、金额等栏次,可以依次填写,填写完毕后其汇总金额将自动汇总填写到发票上。

三是,办公用品购入后,要由购买经办人以外的第三人,一般为实物保管人对照发票清单进行清点、验收,并根据清点、验收结果填制“物品验收单”或“物品入库单”。财务人员要根据购物发票、发票清单、物品验收单和付款凭证四种单据经负责人签字后才能报销,没有验收单的业务不准报销;办公用品验收后要记入办公用品明细账。

四是,办公用品领用必须凭经分管办公用品的领导签批的“物品领用单”或“物品出库单”才能领取办公用品;办公用品明细账要根据领导签批的物品领用单登记办公用品的减少。

五是,监督部门要定期对照办公用品明细账对实际剩余的办公用品进行盘点,看其办公用品结余是否真实存在。

二、账内越来越多的燃油发票(机动车加油发票)。

近几年,财政、审计加大了对假发票行为的打击,账内严禁白条入账,使一些单位常常为一些开支没有发票而发愁,而随着轿车进入家庭,加油费成为一些家庭常用开支。有时一些业务索取不到发票,领导就要经办人员拿些燃油发票来,来抵顶没有发票的业务进行报销!还有的单位、乡镇给内设部门或管区费用也是要当事人拿燃油费发票来报销,防止用白条领取,防范审计等部门查到。

这种情况下,巡察人员可以询问单位公车数量,用年度单位燃油费总数除以单位车辆数,看车辆消耗燃油是否符合逻辑。实际上近几年,很多单位、乡镇的年度燃油合计数量大大超过单位车辆的燃油理论消耗极值,即车辆一天24小时不停息也不会消耗这么多的燃油。

如果单位燃油消耗数量不合逻辑,可以初步断定其有利用燃油发票抵顶其他费用行为。实际上,近几年单位、乡镇正是用燃油支出掩盖了许多其他敏感性支出业务。

建议:单位、乡镇要制定车辆燃油消耗台账,由后勤管理人员将车辆里程表的初始数据记录下来,司机申请加油时,要填写经过核对的燃油加注审批表,后勤管理人员要核对其行驶里程,记下加油时车辆里程表数据,计算车辆行驶里程,看其燃油消耗是否符合逻辑。报销燃油费时要有后勤管理人员的燃油审核表作为发票附件才能报销,燃油审核表要注明车牌号码,期初车辆行驶里程数据、期末车辆行驶里程数据,实际行驶里程,总燃油数与行驶里程相除后的公里燃油数,并注明是否符合燃油消耗参数。

对燃油发票,所有入账发票必须有抬头,即发票是开给哪个人的、哪个单位的,哪个车号的,凡空着发票抬头的发票不准入账报销;凡发票抬头是个人的,要记下发票抬头的姓名,进一步核实是否存在私车公养问题;抬头是车号的,巡察人员要提前索要单位公车名单,将加油发票的抬头车辆号码与单位公车号码进行核对,看是否是单位公车,防止私车公养问题的发生。

监督部门将其加油台账的合计数与帐内实际燃油数进行对比,就会发现问题。

三、恼人的定额发票。

定额发票是国地税发行的,针对不经常发生纳税行为的纳税人使用的发票,一般是规模较小的零星商贩、个体户使用。特点是面额较小、不用手工开具、用时撕下即可、使用方便。但是巡察中发现,单位账内动辄用数十张定额发票粘贴在一起进行报销,合计金额很大。

要知道,定额发票上面没有业务内容、没有购买品名、没有购买物品或服务数量,巡察人员只能从定额发票加盖的公章上判断其业务内容,而所盖公章不清晰的就无法判断业务内容了。

监督部门无法判明其业务内容、交易数量的财务单据,已经失去了定额发票设置的初衷。

实际上很多定额发票,是业务经办人预先付给超市税款后索取用来冲账的,并没有真正的购买业务;一般按定额发票金额的5%付给超市税款后,就可以在没有实际业务的情况下索取到发票,即索取1000元定额发票,需要给超市50元钱,索取5000元的定额发票,得付超市250元;因为税务部门是按3.39%扣取发票领用人的税金的,这样超市可以赚取1.61%的差额,这样超市和购买发票者皆大欢喜。

工作中大家盘点现金时可以注意一下现金出纳或单位办公室主任等经常负责单位采购的人员的抽屉,有时在这类人的抽屉里可以发现成本的连号的定额发票,这些一般就是提前要来冲账的尚未使用的定额发票。一旦现实中,遇到没有发票的业务或者那些“难言之隐”的业务时就用这些定额发票来报销。

定额发票成了为虎作伥的工具。

建议:今后金额超过300元、使用张数超过5张的业务不准使用定额发票。单位确实发生300元以上的购销业务,要使用手工、或电脑开具的税控发票,不准出现数千元的购销业务使用数十张定额发票的业务。

四、大额建设支出不附工程造价明细、大额修车单据不附工料费单据,没有数量证明。

大额工程支出不附工程量清单,只用发票结算工程款,监督部门是无法界定真伪的;工程里面是否列支了其他费用也很难断定;而大额的修车单据,有时也是单位负责人委托司机到汽车修理厂要来单据来为一些难言之隐的支出冲账的。

一般的结算工程款的发票,无论金额多大,上面都没有代表工程量的数据,这就要求我们在发票下面附上代表工程量的工程价款结算书;同理大额的修车费用也要附上“工料费单据”,上面有更换配件、用工数量等等。附上这些附件后,监督人员可以从逻辑方面初步判断费用支出是否合理,因为钢结构、土木结构、混凝土结构的建筑,每平方米都有自己的成本价;而修车的工料费单据,上面列明了更换零配件名称,如更换发动机总成、更换三滤、钣金、用工4.5个等等,上面都列明了单价,通过这些程序给作弊者造成一定的麻烦,使造假者不再轻易使用这种作弊手法。

五、假发票业务仍不时发现。

如果是真实存在的业务使用假发票仅涉及使用假会计凭证冲账、偷漏税款行为,而假发票假业务则可以界定为贪污。

2016年5月起全国性的营改增,使大多数业务都使用管理严格的增值税发票,今后社会上的假发票业务肯定会大大减少。但是巡察人员面临的很多2016年5月份以前的假发票业务(尤其是巡察发现的需要立案的经济案件,涉及的业务很多是2016年5月份以前的)。巡察人员可以从发票代码方面进行鉴别,因为发票代码里面隐藏了很多“密码”,这些密码除了税务机关的发票管理人员外,发票使用人员很难知晓,大家可以通过发票代码对发票的真伪进行初步判断。大家可以在百度搜索“审计人员常用发票知识”一文,借以进行判断,此不赘述了。

如发现有地税的旅馆业发票加盖机动车维修行业公章以汽车维修费名义入账,须知旅馆业缴纳营业税使用地税发票,发票代码首位是数字2,汽车维修业缴纳增值税,使用国税发票,发票代码首位是数字1。经核实证明是领导责成司机索取发票,司机就找熟悉的旅馆要了一张空白发票,到汽修厂加盖了汽修厂的公章;还有的单位支付装修费时使用了国税发票,该发票发票代码首位是1,而装修业是缴纳营业税的业务,应该是使用地税发票的行业,发票代码首位数字应该是2.而且假发票发票代码是13701.。。而发票上装修公司公章注明的是“**3D装饰”,使用了济南版的假发票,因为从代码来看,德州境内企业的发票只能是13714.。。或23714.。。的代码,13701或23701都是出差到济南的非法购买的济南版的假发票,因为发票属于属地管理,即驻德州的央企或省属、地属企业也使用乐陵代码的发票,只能是13714或23714,而济南使用的是13701或23701。经核实是装修公司为了逃税使用了假发票。

六、差旅费报销金额越来越大。

近几年,单位、乡镇的财务支出按数额大小排序的话,一是单位领导的差旅费,二是燃油费用,三是正常办公费用、四是单位招待费,一般这是单位支出规模大小的排序;毋庸讳言,近几年各地因招商引资等原因,各单位差旅费开支过大,但是也不能否认,差旅费支出中鱼龙混杂,混入了一些敏感支出。

国家对差旅费中的车费、旅馆费的乘坐、居住标准等都有明确规定,住宿、乘车标准是按出差者的行政级别规定的,报销差旅费必须填写统一格式的差旅费报销单。差旅费报销单一般包括:出差人姓名、出差目的地、出差天数、出差事由、出差批准人、旅经地、车票、旅馆费等等,为的是增加出差费的透明度,杜绝一些弊端的产生。

财经法规对差旅费报销中的住宿费、车费、飞机票的报销都制定了标准,一般按行政级别和出差地给出了具体标准,不能超过,超过的由出差人自负或向财务缴纳报销差额;作为市级巡察机构,基本只和处级及以下干部打交道,所以大家要注意住宿费标准,注意飞机的一等舱机票和高铁、动车一等座等的报销,看报销人是否符合报销标准(报销标准可在网上查)。

差旅费一般由出差单位报销,接待单位按规定不承担此类报销业务,所以对同城之内的宾馆住宿费要给以注意,因为本单位人员在本市出差是不需要住宿的,要问明情况,防止一些个人、家庭支出在帐内报销。

建议单位财务报销差旅费时,要如实填写差旅费报销单,注明出差事由、目的地、旅经地、出差批准人、旅馆费、车票金额、报销人等等才能报销,这种情况下一些与实际出差关系不大的费用,很难加入进去;外单位关系人在本单位违规报销差旅费、还有那些差旅费金额除以出差天数不合逻辑的费用就很难加入进来了。

七、对公结算超起点使用现金。

单位结算电话费、水电费、电话费,本来是公对公的结算,按财经纪律必须通过银行转账结算,但是在会计实务中却屡屡使用现金结算;如果是嫌到银行营业室结算麻烦,可以开通网上银行,网上银行即使晚上和节假日也不妨碍资金结算的。

国家对公结算起点是1000元,超过1000元的资金结算必须通过银行转账办理,多年以来一直没有修订,为的是减少社会的现金流通量,为廉政建设创造一个好的环境。因为通过银行结算,资金的来龙去脉都有轨迹,而现金的流通情况是不易监督的,现金可以在账外周转许多次而账内不反映。大家还应该注意,所谓对公结算,不但指的是对单位,只要资金不是支付给自然人的(近几年,国家推广公务卡支付制度,也是为了减少社会的现金流通量;在个人没有银行账号的情况下,通过个人银行卡代替个人账号,以减少社会现金流通量),都应该通过银行转账结算;即对单位、企业法人等设有对公账户的单位都要通过银行转账结算。

八、“应收”“暂付”“其他应收”或“库存现金”中的内部职工干部欠款(挪用公款)。

在巡察中发现乡镇、单位账内有很多内部干部职工欠款,有的账龄十年、甚至十年以上了;有的金额还很大;有的是因公出差的暂借款项,有的纯属借款。

实际上,追究因公出差暂借款可以发现,当时的借款出差以后有剩余,即当时出差预借款是5000元的话,实际出差可能仅仅花了3500元,即出差剩余了1500元差旅费;如果当时出差花费超过暂借款项,出差人回单位后肯定催着报账;如出差前预借差旅费2000元,实际支出3000元,这种情况下,出差人回来肯定马上报账的;再就是,有的借款,很多是当时的负责人批准的,财务人员碍于情面、不好催促,所以就形成了个人欠款。

个人欠款在财务上有四种方式,一是记入了应收账款,有的是记入了其他应收款,有的是记入了暂付款,有的是以欠条的形式在库存现金里存放。

须警惕,原来的财经制度规定个人欠款不能超过3个月,特别是欠款金额巨大、从事营利行为的;新修订的中国共产党纪律处分条例规定,个人欠款不能超过半年,超过半年即是违纪行为,可以立案查处了;而金额特别巨大,期限特别长久,从事营利行为的就构成挪用公共财物罪、触犯刑律了。

公务人员,要自警啊!

财务人员要注意,单位职工出差暂借款项,出差人报账时必须凭当年出差时的合理发票经领导批准后才能报销,如2011年北京的出差费用只能用2011年北京的有关发票报销,而不能用2016年的发票来报销。

九、公款私存。

现实中,有些财务人员以办理业务在银行营业室排队麻烦为借口,将单位资金存入个人银行卡内,这样在ATM机上可以办理一些诸如提取现金、转账业务,不用排队。

国家规定,单位资金必须存入单位的基本账户;单位日常工作所需现金,必须通过现金支票按银行核定数额从单位基本账户提取,严禁坐支;多余现金、收入的现金必须送存银行。

使用个人银行卡,一是一些资金运动脱离了银行的监督,因为进出银行卡的资金虽然可以打印出交易记录,但是这些记录不如银行对账单完善,其交易流水还参杂了银行卡主人的一些生活收支记录,给监督部门监督银行流水带来了困难;第二是存款利息是否存入单位银行帐内;第三是现金出纳个人出事,卡内资金归还单位时还得通过法律程序;四是其进出银行卡的资金打印不出其他凭证,仅能打印交易小票,不利于作为原始单据装订入会计凭证作为会计档案。

十、固定资产不纳入账内管理。

行政事业性单位的固定资产标准比较低,一些实验仪器、图书都可以视同固定资产进行管理。巡察中发现很多单位没有设置固定资产账目,有的总账虽有固定资产金额,但是没有固定资产明细账。

后果,一个是容易造成固定资产的流失,因为纳入固定资产管理以后,固定资产的报废、销账都必须履行必要的程序。如果是固定资产正常报废,得做专业鉴定,看是否达到报废年限,报废参数、有无使用价值等等;因人为原因造成的固定资产损失,要查明原因,有的需要责任人赔偿,有的需要向保险公司索赔;资产处置需要公开拍卖,不能随意处置了;有的大额固定资产报废还得经过国有资产部门的批准等等;处置固定资产的残值收入必须纳入账内。

建议今后行政事业单位,凡购入单价1000元以上、使用年限一年以上的物品,都要纳入固定资产账内管理。

十一、低价购买、高档装修来回避对超标车的监督

前几年,对单位公务用车的监督是两个指标即“双18”,即购车单价不准超过18万元、排气量不准超过1.8L.但有的单位和售车单位对法规很熟悉,马上出台了应对措施。即购买26万元的车,可以给你开具17万元的购车发票,另外9万元给开成车辆装修费用,这样看购车单价不超过18万,不妨碍挂车牌等业务,固定资产账按17万元入账,9万元列入了车辆修理费用,其实这样一来,车辆就变成了高配。

大家看账时要注意,大额的、大规模的车辆装修日期要看与购车时间是否相近,售车单位与装修单位是否是同一公司;有的甚至付款是同时的,就按上一个案例来说,他付款是一笔26万元同时付给这个售车公司的,一个开了17万,另一张发票是9万元的车辆装修,只是发票分别开具。

以上是笔者巡察几个月来针对单位、乡镇账内存在的问题总结的几点;有的问题虽然是技术层面的,但正是这些技术层面的问题实际上能够导致出现一些实质性的问题;有些问题,国家财经法规方面早有规定和防范措施,看起来是程序性规定,实质这些程序是经实践检验可以防范发生重大问题的措施;希望能够引起领导的重视,或者责成财政部门出台相应规定。现总结如上,与各位共勉!

 

文:中共山东省乐陵市纪委、党风廉政建设第三巡察组  王德强。

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