文件组织提示：管理文件和文件夹的 9 种方法

本文中的提示通过提供一些帮助您更好管理和组织计算机文件的提示来帮助您熟练掌握文件管理。在决定了用于组织和管理文件和文件夹的策略后，我们坚信您一定会掌握省时高效的管理技能并提高生产率。

本文中的提示可以帮助您了解如何更好地管理和组织计算机文件。在决定了用于组织和管理文件和文件夹的策略后，我们坚信您一定会掌握省时高效的管理技能并提高生产率。

查看读者提示。我们已经通过页面底部的内容反馈工具获得了有关本文的数百条很有价值的评论。许多人留下了文件组织提示，甚至提出了命名文件和文件夹的建议。我们更新了本文，使其包括了我们收到的一些提示。如果您有适合您的文件组织提示，请与我们分享。

能够更好管理文件的提示

使用以下提示有助于您组织计算机文件。

1. 1.使用“文档”。 由于许多原因，利用“文档”功能（在 Windows 7 和 Windows Vista 中称为“文档”，在 Windows XP 中称为“我的文档”）将非常灵活。要在 Windows 7 和 Vista 中打开“文档”，单击开始，然后单击文档以找到一种供您存储个人文档的简单方法。

   在 Windows 7 中，“文档”功能实际上是一个虚拟库。默认情况下，“文档”库包括“我的文档”或“文档”文件夹或“公用文档”文件夹。在 Windows 7 中，除了默认包含的音乐库、图片库以及视频库外，您还可以自定义“文档”库，将计算机上任何位置的文件和文件夹进行分组，而不实际移动它们。您也可以构建自己的库以便轻松地组织文件。了解有关使用库的更多信息。
   
   

   

   库是 Windows 7 中用于组织文件的一种灵活方式，使用这种方式不必将文件移动到一处。

   通过使用 Windows 7 中的“库”、Windows Vista 中的“文档”和 Windows XP 中的“我的文档”，您可以更加轻松地：

   • 查找文件。Windows 为用户访问“文档”文件夹（及其子文件夹）提供了许多便捷方式，包括开始菜单、Windows 资源管理器中的任务窗格以及常用的文件打开和保存文件对话框等。请阅读 Windows 7 中的搜索功能或阅读以下关于在 Windows Vista 和 Windows XP 中查找文件的技巧。

   • 备份文件。您应该定期备份文件。文档和库有助于使备份操作易如反掌。

   • 保持文件与程序分开。通过将文档文件和程序文件分开，可以降低安装或升级程序时意外删除文档的风险。要将文件或文件夹从一个位置移动到另一个位置，请右键单击现有位置的文件或文件夹名称，然后单击剪切。导航到新位置，然后单击粘贴。您还可以从一个位置将文件或文件夹拖动到另一个位置。要在 Windows 7 中同时显示两个文件夹窗口，请在单击打开第二个窗口时按住 Shift 键。

2. 采用一致的文件和文件夹命名方法。 了解了如何管理文件和文件夹后，必须为您最经常创建的文件类型制定一种命名方案，并一贯地坚持这个方案。要更改现有文件或文件夹名称，请在文件夹结构中右键单击该名称。单击 重命名，然后键入新名称。

3. 保持使用简短的名称。即使可以在 Windows 中使用长文件名，也不一定必须使用。长文件名读起来会更难。

   可以借助文件夹结构进行命名。例如，可以创建类似下面的结构，而不创建名为 Great American Novel Chapter One First Effort 的文件：
   
   

   

   文件夹结构可以帮助您避免使用过长的文件名。

4. 将正在进行的工作和已完成的工作分开。为了避免“文档”文件夹使用不便，请仅对正在处理的文件使用该文件夹。这样可以减少需要搜索的文件数量和需要备份的数据量。个把月左右，将不再使用的文件移动到其他文件夹或位置（例如桌面上的文件夹、特定存档文件夹、闪存驱动器、外部硬盘驱动器甚至 CD）。

5. 将同类文件存储在一起。每个文件夹限制存储单一类型的文档（或主要一种类型），这样更便于查找文件。例如，如果您的所有图形都在单一的文件夹中（或在 Windows 7 中的单一库中），则使用 Windows 资源管理器中的幻灯片功能可以很容易找到适合在您的新闻稿中使用的正确图片。您还可以使用 Windows 7 中的库将文件分组在一起以便于搜索，而无需将它们移动到同一个位置，也可以使用排列方式命令按条件（例如作者、修改日期和类型）对文件排序。这些条件可以根据文件类型（例如，文档的排列方式条件与照片不同）而变化。

6. 避免大的文件夹结构。如果需要放在一个文件夹中的子文件夹太多而无法一眼全部看到，请考虑创建字母菜单。
   
   

   

   按字母顺序排列的文件夹可帮助您组织文件。

7. 如果您想从多个位置使用同一个文件，请不要创建该文件的副本，而应 If you need to get to the same file from multiple locations, don't create copies of the file. 创建该文件的快捷方式。快捷方式是指向文件或程序的链接，用左下角带箭头的图标表示。要创建快捷方式，请右键单击文件，然后单击创建快捷方式。您可以将快捷方式拖动到其他位置。Microsoft Office 2010 新增的 Backstage 视图中包含一些内置的快捷方式。要查看 Backstage 视图，请打开 Office 文件，然后单击文件选项卡。在 Backstage 视图中，单击最近选项卡以查看指向最近使用文档的链接列表。最近选项卡甚至包括恢复未保存的文档选项。在 Backstage 视图中，您可以创建、保存和发送文档；检查文档中是否有隐藏的元数据或个人信息；设置选项等。

8. 快速转到每天使用的项目。Windows 7 中提供的跳转列表是一个有趣的新功能，它是包含最近打开的项目（例如文件、文件夹或网站，由用于打开各项目的程序进行组织）的列表。您可以使用跳转列表打开项目，甚至可以将收藏夹锁定到跳转列表。要查看特定程序的跳转列表，只需右键单击任务栏上的程序按钮。

9. 考虑在线存储文档。您还可以将文档保存在公司的Microsoft SharePoint 2010)网站或Windows Live SkyDrive上，这样您可以使用在办公室以外的其他地方轻松地访问、共享和在线编辑这些文档。