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Hi，我是秋小叶~ 大家都觉 Word 很简单，不过就是打打字，但到了毕业写论文，工作写方案、做策划的时候，还是被折腾得够呛！ Word 使用不当会有什么样的结果？下面两个真实故事，让人感同身受。
好家伙，洋洋洒洒几万字，竟然连章节标题都是手工输入的，不用样式，不用题注。前期准备不做足，你不加班谁加班呢？ 碰到这样的问题怎么办？老老实实做以下几个步骤： ❶ 梳理章节结构和层级 ❷ 设置多级列表并关联标题样式 ❸ 将手工设置的标题格式全部修改为标题样式 ❹ 在图表下方插入题注，然后复制粘贴到全部图表下 ❺ 全选整个文档，更新域，就能批量解决 格式不统一，汇总难度大 还一位，在集团公司做行政工作的妹子，要汇编各项制度文件。这项工作没办法独自完成，必须分包给各业务口的相关人员撰写输出，最终汇总到她那。 她只需要做汇编工作，她也知道批量合并文件的方法。按说，应该是比较轻松的活。可是，有一天，她火急火燎的跑来求助：
我让她发个截图看看，好嘛，真的是五花八门。由于每个人的编号习惯不一样，即使是同一个人写的编号，也有前后不一致的情况，比如同样是第一节的第一点，就有以下不同写法：
真坑啊 ~ 十几万字，几百页的文档，一个人默默手工调整可以改到吐血。
为了能够批量化的查找同一个级别的标题，然后一次性替换样式。我尝试帮她写了条正则表达式，用于 Word 替换某一个级别的标题，一替换，发现光这一个级别就有 495 条编号，你们可以随便感受一下： 这还只是其中一条替换规则，别说让她自己完成，就是要我把替换规则全写出来，我自己都怕啊。 如果是你，你会怎么办？ 后来，我给她的建议是，定义一个标准格式的文档。然后召集大家，按照新的标准格式要求，重新调整。 为了让后期合成更加方便，必须要做几项工作： ❶ 按章节分工，有连续的章节就用一个 Word 文档，并且统一命名格式，例如：
❷ 定一个标准格式文档，设置好多级编号和标题样式 ❸ 开个小会，说明这个标准文档，修改编号和格式超级简单，只要点击套用就好 之所以会出现现在的混乱局面，全是因为在立项时就没有定义一个标准，这恰恰是一个组织者应该干的活。 不提前规划是要吃大亏的！ 事前不规划，事后是要吃大亏的！ Word 排版最难的，就是那些很长的文档。只要眼观全局，开始动手前就做好结构整理和文档样式规划就能高效许多！ 事实上，在 Word 里有很多很多自动化的排版方式。即使后期要修改格式，有大把工具帮你批量完成。
总做低水平重复的工作，很可能是因为我们没有潜下心钻研。 同样一件小事，别人用1小时完成，你只用 1 分钟，就能在职场中脱颖而出。Word 值得你花精力好好学习。 今日互动 工作中你还被哪些难题折磨过？ 快来留言区和小伙伴们一起吐槽！ 作者：顾建，「和秋叶一起学Word」课程老师，同名图书作者。 |
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