|
认识你的时间，是每个人只要肯做就能做到的，这是一个人走向成功的有效的自由之路——彼得·德鲁克 在和团队负责人阿潘的沟通过程中，发现之前5个人一周的工作量，现在8个人两周才勉强做完，产品质量上却不合格，无法达到上限标准。这个问题给阿潘带来很大困扰，工作量的不断叠加，必须要增加人员。人员的增加并未解决工作量的问题，大家比之前更忙了。 当团队只有几个人时，阿潘的微管理方式还可以勉强应付。团队规模扩大到10个人以上时，团队出现了效率低下等一系列问题，更坏的情况是经常无法按时发布产品。阿潘自己每天也陷入了给团队项目“救火”的困境中，解决一个问题又引发另外一个问题。由于产品发布时间拖延，不得不紧急上线，上线后又出现问题，好像进入了一个死循环。 许多管理者经常会抱怨，时间总是不够用，有很多工作做不完，每天都要加班到很晚。 等到真正去问他们每天都在忙什么时，他们又说不出来到底时间花费在哪里。 当感觉有什么事情不对劲的时候，这就预示着已经出问题了。 时间管理专家Laura Vanderkam，是一位有着四个孩子的母亲。她在TED上的一期演讲《How to gain control of your free time》中讲了一个真实的案例：有一位非常忙的女士，要照顾生意、孩子、父母，还要做社区服务等等。在一个周三晚上她出去了一趟， 回家发现热水器坏了， 地下室被水淹了。第二天她找了一个水管工， 第三天她找来了专业人员清理地毯。所有时间加起来一共花费了7个小时。 假如，你在这一周刚开始时就问她，“你能在这周抽出七个小时指导七个有潜力的人吗？ ”得到的答案和大多数人是一样的，“怎么可能，你没看我有多忙？”但是她最后不得不抽出七个小时， 因为她的地下室都被水淹了， 她挤出了这七个小时。 时间是有弹性的，一件事情我们没有时间做，只不过是借口而已。没时间去做意味着这件事暂时还不值得做，现在有更重要的事要做。所以，时间管理的关键就是重要的事情要先做，而且要集中时间做。 关于管理者时间管理的讨论，一般都是从记录时间开始，在进行分析时间花费在哪里。这样看起来比较合理。可是大部分管理者每天忙于事务性工作，能够坚持记录毕竟是少数。记录还只是第一步。重要的是分析自己的时间花费，知道时间花在哪里后，再合理的安排时间，能做到这一步的就更少了。然而，管理者要解决的终极问题就是提升工作效率，使管理者在激烈的竞争中脱颖而出。 管理者要做好时间管理首先要在认识到：任何时间管理的方法都围绕着一个中心，即在对的时间做对的事。那如何才能在对的时间做对的事呢？ 时间管理一二三法则： 一个原则：工作时间只做和工作相关的事。 在工作时间只做和工作相关的事情，任何其他琐碎的事情，可以在午休或者下班时间完成。这个原则可以确保在工作时间，专注于做手头的工作。有本见解深刻的书叫《学习之道 》，作者芭芭拉.奥克利（Barbara Oakley）在书中介绍关于大脑的专注模式，一种利用理性、连贯、分解的途径直接解决问题的模式。 有时候大脑需要进入到专注模式，攻克工作中的难题。有些人喜欢在工作间隙刷微信、刷微博或者翻翻朋友圈，这些切换会打扰到专注力。比如，突然想起来一件事要和朋友A说，发完微信消息，总会在心里想着这件事。等开始专注于工作时，朋友A又回复了消息。一来一回，不知道要消耗多少时间和精力。如果可以坚守这个原则，工作效率会提升很多。一天真正高效工作的时间只有4到5个小时。 两个清单：今日必做清单和明日待办清单 对于每天的工作任务，先按照重要程度的优先级排序。对于管理者来说，第一优先级是上司安排的工作。上司获取信息的来源更广，对问题的考虑更慎重。比如，他要和重要客户开会，需要相关资料，这个事情如果没做影响很大，可能会有失去客户的风险。第二优先级是影响团队高效运转下去的任务。管理者的工作职责是保证团队高效运转，按照既定目标正确的执行任务。第三优先级是自己的工作，团队发展计划、人员培养计划、市场战略以及一些杂事等等。 任务优先级确定好之后，使「TT清单工作法」把所有的任务分成两类： 1.今日必做清单 (Today)。每日清晨确定好今日必做清单。在工作中处理当前任务时，如果有临时的紧急任务，需要再次根据优先级，重新对列表调整顺序。 2.明日待办清单 (Tomorrow)。每日工作结束时，在明日待办清单中加入今日未完成和明天需要做的事情。 三个步骤：先思考，在动手 当有一个新任务需要做时，不要着急下手，按照以下步骤去做： 1.思考自己做还是授权员工做。 有效的授权也是管理者必须掌握的技能之一，它不但可以节省管理者的时间，更重要的是可以培养员工，使他们承担责任和压力，快速成长起来。 2.把任务拆分成最小可执行单元。 完成任务最好的方式就是把任务拆分为最小可执行单元。有时候一项任务是我们要达到的结果，具体怎样去做并没有规划好。比如，管理者要和员工讨论如何提高产品留存率问题。就可以先拆分为以下步骤：1.搜集数据，分析产品存在的问题 2.根据分析结果，判断需要增加功能还是优化现有功能 3.整理出功能列表，按照列表排期和规划 3.为每项执行单元预估完成时间和所需要的资源 有些任务并不是孤立的，有可能需要上司的支持和帮助，这时候如果上司没时间来处理，任务就卡住了。如果提前预估执行单元需要的时间和资源，就可以提前安排，当其中一部分卡住了，可以执行其他部分。 根据19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现的 “二八定律”，在任何一组东西中，最重要大约只占其中的20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。具体到任务管理领域是指大约20%的重要任务能带来整个工作成果的80%。所以管理者的任务优先级的排序是非常重要的，能够决定管理者是否在工作中产生效率。 |
|
|
