用Excel管理项目进度，用这个模版就够了！

若遇到一下这个场景，估计大伙儿都不知从何下手：

「小王，我们下周二有个培训要跟踪一下，回来要转化成课程再下周五分享。」

——「好的，我记一下。」

「别急，还有呢：下周五要做共创会，国庆回来第二周开全体会议要筹备，第三周要做第一次办公技能培训和新人培训第二次回炉，你记得预留前期时间，别打架。」

啊 ~ 当工作事项很多时，即使记录到日程记录表仍然是密密麻麻的一片，还是不知道该哪天开始准备什么！脑子里好混乱！

老板，怎么办？

你需要一张甘特图！

什么是甘特图？

就是甘特先森发明的，让你看一眼就知道哪天该干什么的图，它长这样：

在推进比较复杂的工作事项、项目工作时，经常会用它来展示每一项工作的进度情况，一页张表、一页纸就能俯瞰全局。

那么问题来了，这种图怎么做呢？

经历过大项目的老司机可能会说用Project，可是不是每个人电脑上都有Project软件。所以更普遍的情况是直接在Excel表里制作。

「听说隔壁小王不会画甘特图，然后就……」
「画？怎么画？」
「制作一个框架表，然后插入形状，然后调整宽度，修改颜色边框；然后再插入一个形状调整宽度，调整宽度…难道不是这样做吗？」

用不着自己辛辛苦苦的全部进度画一遍，在Excel里，你只需要输入时间节点的数据就可以了，它会自己生成！

下面就带你看看，如何利用Excel自带的模版，管理工作进度。甘特图不用自己做，会用就好！

找到模版

不仅是PPT有模版，在Excel2016中，打开软件，或者点【文件】-【新建】，也能看到一大堆现成的模版。

在新建面板顶部的搜索框内输入 甘特图 ，按下Enter进行搜索。就能找到这个模版：

 创建文件

在搜索结果中，点击惟一可选的模版，创建 一个Excel表格文件。

在表格中，把标题改成实际的项目名称：

修改活动条目内容

甘特图是项目管理的利器。把项目分解成合适的步骤是非常关键的一步。分解完成后，将内容输入甘特图活动列。

 修改项目起止时间

在这个模板中，只有当月的日期。例如，现在是10月份，第一项工作计划从 10 月1日开始，用3天完成。那我们只需要在计划开始时间输入数字1，在计划工期中输入3，模版就会自动生成右边的进度条。

假如这项工作实际是从10月2日开始，用了4天时间才完成。那就可以在实际开始时间和实际工期中分别输入数字2和4：

这样做的好处是，你在制作前，只需要记住关键节点的时间，图形自动生成。生成之后，可以再根据实际情况进行调整。

需要特别留意的是，计划工期并非指整个项目从计划到实施需要多久，而是指活动本身持续时间。所以使用时，如果是项目内部任务拆解，顺势写下每个准备项目即可。如果在一个图内需要体现多个项目，则可以用项目名称-任务名称的命名方式，便于任务表的理解。

修改项目完成百分比

这个模版特别之处，在于我们可以直接填入完成百分比，在右边就能看出完成的进度，一目了然。橙色实色显示的超过计划完成的部分。

 修改当前日期

想对比当天的日期，看看进度如何？

点击周期突出显示旁边的数字，从下拉列表选择一个日期。比如今天是10月8日，选择数字8，在进度区域就能看到一个纵向、浅橙色突出显示的列。

哪些落后进度，哪些正在进行，哪些延期，尽在掌握。

跨越项目怎么办？

你仔细看这个模版，31后面是什么？是32！...一直到60！

所以这是一份以60天为周期的甘特图规划：2个月以内的事，用甘特图规划正好。而2个月以外的，考虑到各种实施中的变化，项目复杂度来说，还真不太适合用这个表格来规划。还是先放在日历上吧！（我猜Excel是这样想的）

那既然不是对应日期，你为什么说9月1日开始的在计划开始时间填1？

因为方便啊！我们当然也可以在甘特图中，手动把1、2、3...改为对应的日历日期，不过，其实不改，也能理解。

怎样，如果满分100分，你会给这个模版打几分？你觉得哪里能派上用场呢？

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总结

其实这个模版给我的最大启发，并不是它到底实用性有多少，毕竟每个人的工作习惯、应用场景和需求不一样。但是，从这个模版，人人都能学到：

❶ 组合运用Excel的基础功能，可以让工作中重复的操作自动化完成，想想你一个一个画形状的过程吧。只要你的想象力够丰富、基本功够扎实，就能把Excel用得出神入化；

❷ 模版的配色看着真舒服，版面干净清爽，看起来就很专业啊。哪里用颜色、哪里用线框、哪里不用、配色少但干净利落。

❸ 除了甘特图，Excel2016还有很多模版，譬如开学必备课程表，譬如日程表，譬如跑步日志，理财计划......都挖出来看一看，这些表格结构是怎么设计的？怎么配色的，用到了哪些功能，怎么把这些功能组合运用，形成整体的自动化模版？拆解一遍，无形中提升了对Excel技巧的全面认知。

而且，很多模版稍微改一改就可以用了呢。

▌关于本文

作者：傅琳，新闻传媒集团HR，《和秋叶一起学Word》课程老师，同名图书作者。