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办公室主任应该具备哪些素质?

 火天大有_元_享 2017-10-17

  体制内老司机认为,办公室主任被誉为的“大管家”,是领导的参谋和助手,负责多项具体管理工作和综合协调服务工作,是领导人的“耳目”和“腿手”。

根据自己多年的工作实践,我认为当好办公室主任,必须具备较强的素质和能力。概括起来主要有以下几个方面:



 一、要有很高的政治素质。

  办公室主任像领导的“小棉袄”,贴心靠背,经常按照领导的意图上传下达、沟通各方。特别是一些重要会议,要吸收办公室主任参加并负责做好会议记录;信访、档案等机密事项和材料,要由办公室主任牵头负责;外事活动、车辆和就餐安排等,也要由办公室主任具体组织;企业办公用品的购进、发放,以及职工福利待遇的落实,一般也要由办公室主任负责等。因此,从事办公室主任工作,要有很强的政治意识、保密意识、大局意识和群众观念。这就需要认真学习领会贯彻党的路线方针政策,紧密结合企业的实际,按照领导的意图和口径,以严谨细致的工作作风做好办公室工作,充分发挥参谋、助手作用,协助领导提高决策能力和执政水平,确保各项工作任务的圆满完成。

  因而办公室主任要有超前意识,紧贴领导的思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,努力增强工作的主动性、预见性和创造性,以较高的政策理论素养和业务工作能力,为领导出谋划策、拾遗补缺,与领导“同频共振”,协调一致。要注重研究政策,吃透上级精神,搞好调查研究,了解本单位情况,切实当好领导的参谋和“耳目”。要认真研究领会组织意图和领导思路,围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究,为领导决策提供真实情况和可靠依据。

 二、要有较强的全局观念。

  办公室主任身在机关,责在群众。因此,要牢固树立立党为公、执政为民的思想和情怀,胸怀全局,放眼群众,善于站在全局的高度,把工作的注意力集中在那些牵动全局、涉及企业长远利益的大事、要事上来,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上来,做到知上、知下,知左、知右,知内、知外。既要了解面上的总体工作,又要了解近期的重点工作;既要了解上级和本单位领导的意见要求、工作意图,还要了解本单位的实际情况和干部职工的愿望和想法,善于从纷繁复杂的事务性工作中抓住重点,突破难点,出谋划策,创新发展。要增强服务理念,提高办事效率。

  办公室是企业的综合办事机构,办公室主任的工作态度、讲话艺术、行为方式的好坏,直接关系到企业的形象。因此,一定要树立服务至上的理念,反对高高在上或目中无人的思想和作风,反对“领导就是我,我就是领导”的错误思想,谦虚谨慎,戒骄戒躁,和颜悦色,一视同仁,积极为基层服务,为兄弟部室服务,充分发挥各方面的积极性,为增强企业的整体合力,圆满完成上级下达的各项目标任务做出积极贡献。要善于协调配合,活血化淤,化解矛盾,消除隔阂,自觉做到协调不越位,服务不短腿,靠严谨扎实的工作取信于民,用公正无私的行为取得领导的充分信任。



 三、要有娴熟的业务能力。

  办公室主任权力集中,受人尊重,责任重大,任重道远。这就要求必须具有极强的业务工作能力。要以“想干事、会干事、能干事、干成事、不出事”为标准,认真学习文秘管理、档案管理、事务管理等方面的知识,办文符合上级要求,办会符合规定程序,办事做到使大多数人满意。特别是要自觉坚持廉洁自律、大公无私,时刻提醒自己不要“近水楼台先得月”,为一点蝇头小利而自毁前程。

  办公室主任要全面加强自身修养,提高个人整体素质,努力达到领导信任、群众满意的目标要求。要明确自己的职责范围,用权不弄权,到位不越位,严格按照班子的意图和领导的要求开展工作。尤其是在允许办公室主任参政议政的情况下,不要自我炫耀,自认高人一等,随便将企业的秘密泄漏出去。要严守党的纪律,保守企业秘密,坚持原则,守口如瓶,办事公道,不以权谋私,认真履行自己的工作职责,正确处理好传递信息与下达命令的关系、综合服务与组织指挥的关系、意见建议与科学决策的关系等,种好自己的地,管好自己的人,多踏实工作,少指手画脚,发扬老黄牛精神,任劳任怨,无私奉献,求真务实,真抓实干,努力做好自己的本职工作。要帮忙不添乱,解难不添忧,服务不误事,吃苦不叫苦,尽心竭力地履行好自己担负的工作职责,充分发挥中枢神经的作用,力争做到上级满意、群众满意、个人满意。

办公室主任同时也是最琐碎,最锻炼人的工作。其主要职责有:承办职责、参谋职责 、管理职责、协调职责。

从实际工作情况来看,我觉得一个办公室主任应该具备以下几点素质:

思想道德方面要“好”。他首先应该政治过关,思想道德要“好”,具备较好的群众基础,应该坚持正确的舆论导向,带给大家积极向上的正能量,为单位的团结稳定、发展壮大做出积极努力。

业务素质方面要“行”。最重要的是要具备一定的公文写作水平。因为要参与单位有关文件、政策的调研、起草、审核工作,还有精神文明、信息网络建设、对内、对外的宣传报道的组织、策划、审查和落实等工作。所谓“打铁还需自身硬”,自己没有真本领,又怎么能够独挡一面,如何去带领部门人员去完成领导交办的任务呢?所以要在实践的基础上不断学习,提高自身的业务水平。

实际工作方面要“实”。干工作要实实在在,兢兢业业,办公室工作牵涉面较多,有时还要做好全年的纪检监察、安全生产、维稳、防汛等工作,这每项工作都要认真谋划,做好防控,不能出现纰漏,都要按照时间节点,按部就班抓好落实。

组织协调方面要“细”。很多工作必须要考虑周全,工作要做细,所有可能出现的问题都要考虑到,如果你只是想到了,而没有去做,那现实很快就会甩给你一个脸色看。大到向上级汇报工作,小到会议座位的安排或值班人员的调配,虽然看起来微不足道,但往往有时问题就出在这些细节方面。你以为是个小事,别人应该没有意见,但在有些人看来就是关乎面子、关乎公平的大问题。所以切记,虽然很多时候不能做到绝对的公平合理,但一定要尽量地做到公平,尽量地提前沟通好,省得埋下隐患。不要因为一件小事而影响团结、影响工作。(真的是从工作中得到的教训)

人际关系方面要“傻”。有人说办公室就是个“垃圾桶”办公室主任就是一个情绪收集站。干的好不一定得到表扬,但干的不好,那是你办公室主任水平不行。领导批评、职工吐槽,每个人似乎都有不满向你倾诉,或者是别人自认为“一番好意”地转述另一些人对你的看法。这时你不要激动,也不要太在意。因为口口相传,真实的情况不一定是什么样子,你只要面带微笑,装傻充愣,有则改之、无则加勉。不要去调查和深究,因为没有任何意义,任何工作都会有人在背后说三道四,而我们无法控制别人的嘴,但可以不去让自己去做更愚蠢的行为。

笔者供职于省直机关部门,欢迎搜索关注‘’公文选萃‘’微信公众号,查看笔者是怎样提升办文能力的。

部门或单位办公室主任,实质上就是部门或单位领导的内当家。办公室的工作,既复杂烦琐,又杂乱零碎,还关系到部门或单位的内外形象,所以办公室主任的选拔十分重要,必须是政治思想素质好,办事实在可靠,有为职工办实事、办实事的理念和行动,在职工中有较高的威信,上传下达不走样;业务素质过硬,所在部门或单位的业务或工作要熟练,能夠在规定的时限内写作较好的公文;必须有较强的管理能力,真正做到工作多忙而不乱,杂乱零碎的工作,分清轻重缓急,有头有尾;凡是与保密有关的事项不泄漏;有较强地对外对内的协调、沟通能力,让领导放心,职工满意。

感谢提问。首先,办公室主任这个官说大也不大,说小也不小。以我的拙见想要做一名好的办公室主任需要以下几点。



具备一定的写作能力

办公室主任和文件经常打交道,因此一定要具备一定处理公文的能力。

具备演讲能力

在遇到一定问题时,特别是突发情况,一定要学会演讲,让大家围绕在你的身边。

具备一定应急能力

在遇到突发情况,一定要具备一定的应急能力,这里包括思维比较灵活,比较稳重,具备一定的心理抗压能力。

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