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这篇文章将告诉你设计表格最重要的五个原则，坚守这些原则，不仅可以让文件越做越少，最重要的是可以真正贯彻「数据驱动」的工作方式，让录入的数据真正为工作提供价值，而不是看着一大堆数据，却继续用感觉做判断。 原则一： 一项工作不超过三张表 大多数人的电脑里都是这样的状态：每项工作都有一大堆表格，但真正要用到数据时，又拿不出一个能用的。每有一个新需求，就创建一个新表格，最后数据散落各处，根本没办法利用。 所以用好表格的第一个原则，就是要严格限制创建表格的频率，不要动不动就新建表格，一项工作只应该拥有三张表，源数据表，汇总表、分析表。同时划清界限，以目的来区分数据工作，目的是跟踪销售量，和销量相关的数据就应该只存在一张表格中，目的是统计考勤，所有和考勤有关数据也应该只录入到一个文件中。 源数据汇总记录，是让数据为工作真正产生价值的大前提，散落的数据根本没办法分析，只会徒增数据录入的时间，做无用功。 原则二：表格只有两种样子 要么又窄又长，要么又短又宽 虽说表格数量不能泛滥，但同样要避免另外一个常见的问题：将所有数据杂糅进一张表中。如果一张表有1000行数据，同时又有50列字段，不论从录入还是分析上，工作量都非常之大，不利于开展工作，也不利于后续作分析。从总体上说，表格应该明显的为某一种对比方式而优化，要么横向对比，要么纵向对比。 如果你的源数据是量级不小的类型，动辄以百行、千行计算，那么他不应该有过多的字段；如果数据量不算大，那么则可以将每一条数据描述的相对详细一些，也就是添加更多的字段。 原则三： 过于复杂的品种，用代号代替 对于进货或者类似的统计表，往往都会出现一个问题：商品种类多、描述太复杂，但要区分不同的商品，货品的类型、产地、状态等详细信息又必须有，不能缺少，怎么办呢？ 其实我们看看系统化的商场、大型连锁卖场是怎么解决这个问题的：商品编码。他们不会用「华为 Mate10 黑色 4+64GB」这样一大串文字来表示商品，而是用一串几位数的编码来代替。其实我们也完全可以在自己的表格体系中生成一套代号库，为每一种产品型号标上代号，同时在之后附一张表格，用来展示编码对应的产品型号。 很多人觉得这样麻烦，的确，在数据较少的时候这样做没有太大意义，不过一旦数据量超过了100，商品本身又需要大量描述，那么专做一套编码会为你节省很多时间。 另外，编码也不仅可以用来表示商品，销售中数量繁多的供应商、巨头公司中数不清的业务部门，凡是数量多，且需要文字描述来区分的字段，都可以用一套编码系统来替代，但谨记，在文件中都要单独建立一个表格来说明编码与文字本身的对应关系。 原则四： 字段之间的顺序要符合自然填表顺序 如果让你在一个陌生的环境下说一件自己今天做的事，你一定会先介绍自己的姓名、年龄、哪里人等基本信息。表格也一样，字段的顺序也需要符合我们自然交流的顺序，如果表格字段顺序安排的不妥当，对阅读会有相当大的阻碍。 如果表格记录的是事件「发生的每一次交易之类的」，那么就要按照时间、地点、人物、结果，依次设计表格的首行字段。 原则五：做表格前， 先看看是否已经有人做过了 这看起来是个很蠢的概念，但却是最容易被大家忽略的，长期的自我工作模式让大家习惯了单打独斗，做工作前只会想想自己有没有做过，没有就直接开工，但几乎有70%以上的情况，是大家在重复造轮子，同一个问题，你做表格研究了一遍，之后你离职或者转岗了，下一个人基本上还会再做一遍。 这样的根源是部门没有共享文件的习惯，也没有协作的思维方式。 避免这个窘境最好的方法，就是将文档工作迁至线上，在小组、部门之间开启协作，大家在一个平台上协作，工作内容都汇总至同一个文件库内，这样不论旧员工离开，还是新员工加入，部门的文件资源始终保持在最全的状态，并且全员共享。 一起写，可能是最适合这种协作方式的工 |
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