在公司里，如何写好一封电子邮件？

Hi，我是秋小叶~

电子邮件是如今工作场所中重要的通信工具之一，在公司，同事之间互相配合，大部分也是通过邮件来沟通和反馈的。

那么如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件？如何发送求助邮件，才能获得超高回复率？

其实写邮件和打电话、面谈一样，有很多学问讲究，所以我们需要一些技巧~

邮件越简洁越容易得到回复

你好，我是佳少，我需要 3 季度的销售数据表，请马上发给我。

——好的，我现在处理。

这是一段简单直接却行之有效的对话。

请记住，邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，说得越少，被误解的机会就越小。

下午开会？

——Yes。

两点半怎么样?

——Yes。

你现在去邀请一下老板?

——Yes！

最好的邮件回复内容是一个词：Yes！

所以，写工作邮件不要长篇大论，要尽量抱着对方能够轻松回复 Yes or No 的心思。

即：我的方案如上，你觉得是否可行？

5W1H，老生常谈，但确实经典

  

「五个 W 和一个 H」——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、何地（Where）、为什么（Why）、怎么样（How）。

• Who：一封邮件最好指明唯一的责任人。收件人一旦过多，那么谁也不认为自己该响应这封邮件，所有人都觉得事不关己。

• What：如果连你自己都不知道要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。

• When：没有截止日期的请求是不会得到响应的。

• Where：地点，也就是说在哪里。

• Why：说说这事儿跟收件人有什么关系，或者对团队、公司的重要性，而不要说对你自己很重要。

• How：如果你期待早日得到响应，解决问题的话，请尽可能告知明确的操作途径。

 

写邮件如果按照 5W1H 来组织，基本上已经算专业选手了。

让所有人的信息保持同步

工作邮件，在描述具体事情前，需要确定所有人对项目进度的理解是一致的。

A：务必赶紧把项目预算提交给我。

B：老板说要更换一家供应商，预算出不来。

到底谁接到的指令是最新的呢？

对项目的进度不一致，会导致没有必要的争论。所以，在写邮件时，第一步应该让所有人的信息保持同步。

条理清晰，逐条解决

职场中最可怕的邮件，是小学作文式的，乌央乌央从上刷到下，没有段落，没有分隔。想搞清楚邮件说的是什么，比读古文还难。

而通俗易懂的邮件是分好了条目的，一二三四五，言简意赅。

 

更好的邮件，是把复杂的事情分成几个大块，每块下面几个小点，以重要性和紧急程度排序，把不可遗漏的重点用重点标出，层次清楚。

 

尽量用更正面的词语

如果因为某些人的原因，这个项目无法按时完成，那我们都会受到上级的惩罚。

这句话中包含很多负面词语。

「不能、不要、错误、失败、无法、没有价值、损失、错误、不、问题、拒绝、停止、无法做到、情况不佳」，这些词都有很负面的含义。

负面的词语永远不是好事，同时还会创造一个负面的气氛。

即使你觉得某件事很负面，你也可以尝试用正面的语气去发送这封邮件，比如尽量用一些更正面的词语，像「获益、最好这么做、解决问题、重要的问题、发展、成功、和有价值」。

这样，你通常也会得到更好的回复。

比如：只要我们每个人都在周四之前提交工作，我们就一定可以按时完成项目。

要寻求建议，而不是去说服

遇到意见相左，不要带着情绪写邮件，比如：

你不了解具体情况，我们应该这样……

这会让人心生反感，换种方式问：

为什么你会觉得换个方式更好？能说说吗？

深入了解对方背后的想法，将邮件的重心放在推进工作上，而不是争执究竟谁对谁错！

说你自己的感受，不要说你假想的其他人的感受

我不认为用户会喜欢这个款式的设计！

每个人心中设想和其他人都不一样，因此这样的讨论很难有建设性。在写邮件，表达看法的时候，要尽量用自己的感受，或者真实采访他人得出的结论。

我不会去使用这个设计，因为我的生活中根本没有这个的使用场景。

但当我们讨论自己的看法、感受时，因为这些的确是真实可信的，所以基于这种真实感受引发的讨论会更有建设性。

减少主观的用词，尝试使用客观的描述

我感觉这个图标放在海报这里挺奇怪的。

说出自己的感受，但是用的是主观的感受，对方很难理解你的意思，这样来来回回改进也不会有满意的结果，最后还耽误了工作进度。

我习惯在底部看到这个图标，而现在这个设计改动了位置，我看着有点不太习惯。

客观描述清楚，你传递的信息更加明确，得到的反馈也会更加优质。

最后，邮件不比面对面谈话，不能你一句我一句这样持续说下去，也看不到对方的肢体语言。

对方只能从文字去揣摩你的意思，如果表述不清楚，对方就很容易误解你的真实意思。如果你写得简明扼要，大方得体，则会让对方看过之后觉得专业，并乐于回应。

这就是职场中，专业与业余的区别。

小问题

你有犯过邮件发错的失误么？

你有什么职场小贴士要分享嘛？

快来留言区告诉我吧！ 

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作者：佳少