给菜鸟：浅谈编写抽样记录的作业指导

前景回顾：

前段时间带了新人员到蔬菜产地抽样，做了一次现场抽样培训，这次培训的目的是让新人员了解基本的布点、抽样方法，并学会抽样记录的填写。

到了基地首先讲了些抽样、布点方法的要领，然后把抽样单记录内容、方法和技巧简单讲了一下，让她记，我来抽。

开始还行，到后来有多个样品的时候，记得有点乱啦，产品名称和编号弄不清谁是谁了，看看下图1，这是已经改过的抽样记录，如果去掉箭头和描写（后修改的）部分，能够看得明白吗？

图1
图2圈着的地方是后加上去的

图2
故，想着还是抽时间坐下来，编写份作业指导，具体分解抽样记录书写的全过程。

补充：记录修改应在旁边签名或盖章，不能涂作一团，且需要杠改。

下面我便以农产品检测实验室为例，简要说明在农产品生产基地抽样时对抽样单清晰、规范、充分地记录，旨在为实验室抽样记录的规范性、充分性、追溯性提供参考，不作为实验室抽样记录的唯一标准。

因各个实验室可能存在或多或少的差异，这些是由实验室质量体系、操作者经验方法等因素决定的。

由于本人水平所限，难免存在缺漏或错误之处，如有发现，请大家不吝赐教，以便及时修正！

一、抽样单来源

下面这份抽样单属外来文件，是上级部门下达任务时符带的合同要件，表格如图3：

图3
看似简单的表格，因受采样现场不同条件因素的影响，填写起来也未必那么简单。这张表填写后，流转到接样人处时，得让接样人看的明白。这就要求我们抽样人员在任何条件下，填写记录都要做到清晰、规范、完整。

二、记录表的填写

1.抽样编号和产品名称（与样品袋标识一致）的填写，应清晰可见，不得混淆。农产品（蔬菜）生产基地抽样，一般会出现一个产地1个或多个蔬菜品种。

为了覆盖到每个蔬菜品种抽出具有代表性的样品，抽样单中生产单位、抽样地点、抽样日期、抽样方式等这些信息是相同的，为提高效率，节省资源，不作重复性记录，故在同一基地抽取的多个样品，可记录在一份抽样单上。

但是要注意抽样编号和产品名称一定要标注清晰，一一对应，做到抽样单及样品在流转环节，让接样人能够一目了然。

下面分别介绍在同一蔬菜产地抽取不同样品数量的书写方法。

①单一品种的基地抽样编号和产品名称的填写方法，如图4

图4
②如有2个蔬菜品种的记录书写方法，如图5。

图5
③如果产品名称栏写不下时，可写到备注栏内，如图6。

图6
2.生产单位和抽样地点的书写
生产单位栏填写产地名称，抽样地点填写基地所在位置，如图7

图7
3.抽样日期、抽样数量和抽样方式的书写。
抽样日期应填写抽样当天的日期，抽样数量和抽样方式
现以NY/T789-2004标准填写抽样数量和抽样方式，见图8



图8
4.受检单位名称，按照客户要求，可以是抽样基地名称，也可写被抽样单位监管部门的名称。
5.规模，一般填写产地种植产品的面积，使用国际单位。
6.详细地址，写明通讯地址（可以是被抽样单位地址，也可写被抽样单位监管部门的地址。）
7.抽样人员和被抽样单位签字。按照要求，抽样人员不少于2人，2人都要签字，同时，不要忘记让被检单位负责人签字确认。

三、结束语

抽样检测不同来样检测，它是通过对所抽取典型样品检测的结果来判定所代表整体产品的质量，这就要求每个样品一定得可追溯，抽样记录及标识是被测样品可追溯的唯一证据，因此，在现场采样时，一定要及时、清晰、规范、充分地做好抽样记录，为确保样品在流转的过程中，始终保留其状态标识，以保证所有受检样品始终清晰、可追溯。