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你真的会用时间管理“四象限法则”吗?

2017-11-06  老袁6ispv...



那么什么是【四象限法则】呢?


简单说就是”十”字法则,用“十”字划分为4个象限,分别是重要紧急的、重要不紧急的、不重要紧急的、不重要不紧急的。


有很多书籍,尤其是时间管理类的书籍会教育我们,完成工作/事项的顺序应该是:重要而紧急 → 重要不紧急 → 不重要但紧急 → 不重要不紧急,也有对应的APP软件帮助我们进行日程管理。



我刚开始用【四象限法则】做时间规划时,经常犯一个错误,就是把所有的工作都放在“重要而紧急”一项,因为确实都是着急的,而且都是工作所以很重要啊,所以就都填在这一格。


但很快我就发现了问题:工作都是重要而紧急的?要不是我的分类有问题,要不就是我处理方式有问题,活生生的把所有工作都变成“紧急而重要”。



所以我进一步对工作进行分解:


老板布置的或者重要项目→ 重要又紧急

解决策略:留出时间精力,在状态最好的时间完成。


什么事情最应该花精力?重要的事情!


很多人认为紧急的事情就是重要的,其实不然。


紧急的事情很多时候是别人交给自己的,这件事也许对别人而言是重要的,但对自己而言往往不是。


想想什么是别人交给的事情(撇除老板的需求或者重要的项目),一般都是一些执行事情,执行的活往往是机械和重复的,花你很多时间,但这不代表它很重要。


反之,这些重复而低技术含量的事情应该用标准化动作尽量简化完成。


对于老板布置的任务或者是内部优先级较高的重要项目,这才是重要的事情,因为做好这些事情更能体现你的价值和重要性,反之如果做得不好可能在老板心目中会对你减分,对以后的升迁也会有影响。


那如何对付重要的项目?


如果当天其他象限的事情较少,我会选择优先完成其他象限的工作,再留出完整的时间做重要的项目。


如果已经预判到要花超过1天时间来完成,我可能会提前加班完成其他象限工作,或者将其他象限工作外包出去,务必让我有足够的时间精力,还会优先在状态好的时间来做。


例如:我会尽量避免下午1-3点来做重要的事项,因为那个时候人的状态不好,又困又累。


需要当天完成的事情→ 紧急不重要

解决策略:找出规律,高效完成。


像前面所说的,其实我们每个人大部分的工作都是重复性的,尤其是别人安排的任务,它们的特点是重复性强、没什么挑战性、难以体现价值和意义。


所以面对这种工作,最好的情况是找出规律,高效完成,尤其是程序化、标准化输出更好。


可能你会问,为何要强调高效呢,因为我们工作本来就要高效啊!


我们每天的工作时间其实是非常有限的,既然是有限的时间就要发挥出它最大化的价值,如果被这些重复性的执行工作占据你大部分时间,那你就没有时间精力处理更加重要,更能体现你价值的事情。


SO,如何将这些工作,批量化、模板式、流程化地完成是相当重要的,把它们思考和落实下来,会是你【重要但不紧急】的事情噢。



提升自我的小窍门→ 重要而不紧急

解决策略:定期复盘


其实认真想想,那些重要而不紧急更多是和自我提升有关。


想整理资料---啊,现在忙,先不整理了,但是需要的时候又是很难快速找到。

想做个模板---啊,现在忙,到要用的时候就只能用旧的,效率又提升不了。

......


那么如何解决这些问题?

找个固定的时间进行复盘!


比方说每月的10号(LUCKY DAY,最好是周末,时间比较多)留出专门的时间把之前【重要而不紧急】的事情拿出来完成。


可以3分钟内完成的事情 → 不重要不紧急。

解决策略:集中消化


一般都是杂事,什么拿个快递、打印资料、回复电话等,这些事情不太花时间,但就是要做又杂碎,晚点解决也没关系,就好快递,晚点拿和早点拿又有啥区别呢?


所以,既然不重要就放后点,可以集中在一个时间段集中消化完成,例如下午1-2点的时候人体状态最差,做这种事情就最好,一次性把快递拿了,资料打印了,东西收拾了等等等,就当换换脑子。


最后,总的来说:



当我用了新的方式去重新整理和安排工作之后,发现【四象限原则】才真的发挥出它的作用。


现在收到一个工作,我会条件反射地判断他是属于什么类型的,应该用怎样的策略完成,效率和效果都更上一层楼。



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