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用微信群工作的八大礼仪(四个“不要”最重要)

2017-11-29  不知足亦...

首发于“人神共奋(ID:tongyipaocha)



是时候强调一下,用微信群的素质问题了!


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一个被微信群搅黄了的周末懒觉


周末的早上,她被微信工作群上显示的几十条信息给吓坏了,又出什么幺蛾子了?


赶紧从未读消息的第一条看起,原来是昨天工作中有一个错误,晚上才被发现,糟糕的是,项目周一就要移交客户。


她的心猛得往下沉,苍天啊,大地啊,周末好不容易遇上个不加班的礼拜天的人,伤不起啊!



不过,随着拇指往下刷,脸上又开始回血。


小组的同事都知道这回祸闯大了,又不甘心周末加班,纷纷你一言我一语地出主意,最后还真被大家想出了办法,只需要一个同事,远程稍作修改。


群里的消息到此就翻到头了。睡意全无的她,私下里和头儿通了通气,答复是“作好加班的准备,随时听候通知。”


早上九点半,群里忽然“叮叮咚咚”一阵热闹,她赶紧拿起手机。


头儿发了四个字:


“全部加班……”


表情包,愤怒的表情包在哪儿呢?!



幸好头儿及时把后半段发了出来:


“……就不需要了,东西已经修改好,XXX帮忙打印一下就行了,大家该干啥干啥哈。”


靠,一句话说完整你会死啊……


以上情节,是我根据一位朋友最近的经历写的。这触动了我关于微信工作的思考——如何正确使用微信群工作,提高沟通效率?


请大家首先注意我议题的设定:不是“该不该用微信群沟通”,而是“如何正确使用微信群工作”。


存在就是合理,“微信群”本不是商务用途,却被大量用于工作,这说明,它一定是填补了某一类未被满足的需求,或者以更高的效率,替代了原来的某一类沟通方式。


它到创造了什么呢?



2/5

为什么我们需要工作微信群


过去广告公司有一个特有的职位,叫Traffic(流程专员),它的工作内容很模糊,但有一个核心的职能,就是“控制项目的流程、项目成员的时间分配和召集会议”。


简单的说,任何一个团队成员发现自己有讨论协作的需要,都可以请求Traffic安排相关人员参加会议,并对讨论结果的执行有监督的义务


不过,现在Traffic这个职位,几乎消失或者由“客户经理”兼任了,原因有很多,其中一点,Traffic的“组织会议资源”的工作职能,被电子邮件,特别是“工作讨论群组软件”给取代了


在“微信群”之前,常见的职场沟通方式有五种:正式通知、电子邮件、小型讨论会、电话、一对一当面沟通


到底使用何种沟通方式,需要考虑三个方面的因素:信息量的大小、信息的私密层次、时间要求


如果你想和员工讨论他近期的表现和未来的打算,你一定会选择“一对一当面沟通”;


如果你有一份报告需要立即送给团队所有成员,电子邮件是最好的选择;


如果是前面的案例,就属于“危机处理”性质,信息量大,需要向团队成员公开,并经过充分的讨论。以前,这通常需要一次小型会议解决,所以大家才会有“又要加班”的恐慌。


我记得过去在广告公司工作时,经常有同事跑到座位边上,“有时间吗?商量个事。”然后再拉上一个相关人员,三、五个人,十五分钟的讨论会,这几乎是专业服务类公司最重要、最日常、最基本的沟通形式。


很明显,“工作微信群”的出现,让过去的“小型会议”可以不分时间,随时讨论一下了。正是基于这个需求,我认为“工作微信群”会成为一种长期存在的重要沟通方式。



也正是这个“灵活性”,造成了它目前严重的滥用

 

3/6

微信群工作基本原则:一群一主题


任何一种新的沟通形式出现之后,一定会出现一定程度的滥用,之前的电子邮件也是如此。


2001年,美国一家软件公司的CEO在高层的电子邮件里,用尖酸刻薄的语气,指责员工上班迟到,并放言要减员5%。结果这个封信被贴到网上,引发公司股价暴跌22%。


这就是“只适用一对一沟通的私密信息”被滥用在“私密性很差”的电子邮件上的结果。直到现在,电子邮件还常常滥用于公司内部的撕逼和扯皮。


员工对“滥用微信工作群”最大的抱怨就是“什么都在群里发”,浪费了大量时间翻阅未读消息,却很少收获。



前面我说了,最适合“微信工作群”的是“信息量大、透明度高但需要充分讨论”的信息,所以使用“微信工作群”最基本的原则就是:


“一群一主题,讨论结束后解散群。”


第一、要讨论什么工作,就新建一个群,把相关的人拉进来。不要在部门或公司的大群里大量讨论具体某一项工作,因为大部分人与此工作无关,就是一种的信息骚扰。


第二、要拉非本团队的同事进群,事先跟人家打个招呼;邀请其他公司的合作伙伴,一定要跟群里同事说明,以免大家不知道,说了不方便让外人知道的话。


第三、讨论结束,解散群。记住事先做好重要文件下载,并把聊天数据导出来备份。


第四、不要在群里发“通知”。通知的信息量小,不需要讨论,但要求有回馈,显然应该用电子邮件。


第五、即使是讨论,最后的结果也要以电子邮件的形式,正式通知团队成员


 

4/5

微信工作群的讨论礼仪


员工对微信工作群的另一个意见是:信息过载——大家你一言,我一语,满屏都是文字、表格、文件、语音,有价值的信息犹如大海捞针。


但“信息过载”不能简单的归罪于讨论本身


有西方的心理学家发现,餐厅侍者和大厨有一项神奇的本领,能在很短的时间内记住每一桌该上的菜,但一旦上完,立刻忘得一干二净(想起了高考)。


这就说明,人有一种能力,可以在大量混乱的信息中注意、找到并短暂保留目前所需要的信息,去对抗“信息过载”,但有个前提,这些信息都是规范的、统一的格式


所以,微信群的“信息过载”,罪魁祸首不是“量过多”,而是信息不规范。


要解决这个问题,就要建立一套“微信群讨论礼仪”,提高信息识别效率,我总结了以下几点:


第一、信息完整地发送:务必把一段完整的话一次性发送。人类的阅读是一片一片的,如果一句句地看,不但效率低,也容易找不到重点,还容易被其他人的话打成几截。



当然也别超过200个字,否则看起来会很累。


第二、重要的消息请打草稿,至少不要有错别字:微信沟通更类似书面沟通,太过口语化、错别字满屏,会降低沟通效率。


第三、少发语音,除非你实在时间紧迫,或不方便打字,但请事前说明;


第四、休息时间的工作沟通,尤其要有节制,只讲最紧急的问题。就算是领导也要先对打扰别人的生活,表示歉意,尤其不能产生“当前还在工作”的错觉。



此外,下面的所有行为都会降微信群沟通效率


在工作群里聊八卦(我还见过在工作群里眉来眼去的);

一上来就问“在吗?”,或者收到消息,不回复;

在工作群里宣泄负面情绪,让所有人成为你的“情绪垃圾桶”;

在工作群里拍过于明显的马屁。


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很有用的微信新功能


最后分享一条微信新推出的“提醒”功能,这个功能在工作和商务沟通中,也非常有用。


在任何一条信息或接收的文件上长按,就可以看到“提醒”的字样。



设置之后某一个时刻,提醒你看该信息。



这个功能在工作沟通中,有两个应用场景。


一个是重要信息的二次提醒,比如明天的会议、重要的电话,等等。



另一个是在工作时收到消息,不想立刻处理,又怕以后忘了,或者收到文件光保存却忘了看,都可以用“提醒”功能。


不过,这个新功能目前只更新了苹果系统,安卓用户只有再等等了。


有人说,手机已经成为人的“新器官”。不管你喜欢,移动办公必然成为重要的工作场景。


这里没有面部表情,语言就是一切。


你有权保持沉默,因为你所说的一切,都可能成为呈堂证供。


但有一点好处,你有充足的时间,斟酌你的言辞,强化你的逻辑,减去不必要的描述,过滤掉你的坏情绪,实现高效沟通。




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