对于每个人来说,每天的时间都是一样的24小时。有的人能够将这24小时充分的利用,有的人却觉得一天下来没有做成什么事情。 产生这种差距的原因之一,与每个人使用时间的效率和做事方式有关。时间就像海绵里的水,只要愿意挤总还是会有的。而今天分享的11个高效使用时间的小技巧,恰好能帮你挤出不少时间。 #个人做事技巧# 技巧1:建立多任务操作系统 多任务操作系统,是指多个任务同时处理,可以分为并行和串行两种方式。
虽然俗话说,一心不能二用。我们也常常说,做事要专注。但是做不同的事情有不同的特点。对于需要高强度脑力和思考的任务,我们依然需要专注。但是对于一些简单机械的任务,则可以和非机械的、对脑力思考要求略低的任务,一起搭配处理。 比如:
以上都是我实践过的并行处理例子,这样做的妙处是,用一份时间做两份事情,节省大片时间。
核心是将自己的时间拆分成一个个时间片,比如25分钟或1小时,每个时间片只处理一个任务。 处理过程如下:
循环往复的过程中,有些任务完成了则移出队列;有些任务尚未完成,可能还有新任务加入到任务队列中,仍然用上述的串行法依次处理。 这种方式,适合时间紧任务太多的场景使用。循环处理的过程,需要在不同任务之间切换,对人的思维切换能力要求颇高,也更消耗人的精力。 技巧2:及时套路化流程化 我们生活学习和工作中,面临的任务大多数是重复性的,可以分解为第一步、第二步、第三步。 对于这类重复性的工作,我们如何加快执行速度呢?
以做读书笔记的思维导图为例,我的套路是:
技巧3:快速做决策 常常听到有人自诩为“选择困难症”,他们在做决策时常常优柔寡断、左右为难,既浪费时间,也可能导致事情被耽误。 为了快速的做出决策,我们可以针对2种类型,分别来寻找应对措施。
建议移交决定权,请比你专业的人来帮你做决策。比如,你想买台电脑,但对数码产品一脸懵逼,可以请懂行的男生朋友帮忙。
我们害怕做决定,常常是担心自己选错,或者自己对这个决策背后的信息不了解导致的心虚。面对这种情况可以从这几个方面改善:
技巧4:高效的解决问题 我们的工作,常常是为了解决一个个的问题,甚至有时候面对突发的问题会更加棘手。 如何高效的解决问题,避免不必要的争执和时间浪费呢?这里提供7个建议的步骤:
#善用工具# 技巧5:优化设备和软件 工欲善其事必先利其器,如今我们的很多事情需要依赖电脑、手机完成,设备和软件的效率极大的影响了我们做事的效率。 我用的电脑,是2014年入手的一台低配版的MacBook Pro。记得刚买一年左右的时候,有朋友说“你的Mac怎么有点卡,还没我的thinkpad快”,我一直不以为意,以为是配置低导致的,也肉痛不舍得换新的。这台电脑用到今年年初的时候,卡顿到我想摔电脑,有时候打着字都能无缘无故卡几分钟,更别说日常开机、开软件的速度了。 直到前几个月,我给电脑换了个固态硬盘,速度简直飞起。深深体会到,好的设备能节约不少时间。 技巧6:整理资料和生活用品 有句话我非常认同——你不整理杂乱,就会被杂乱整理。我们可以回想一下,自己有多少时间花在了寻找资料、寻找物品上? 以设计师的工作为例,我们常常需要一些设计案例来积累灵感、需要用到各种各样的设计素材。如果每次设计之前,都要花1-2个小时的时间从0开始搜集,这无疑会让我们的工作效率非常低下。 但是,如果我们日常就养成搜集整理设计案例和素材的习惯,在以后的工作中,能减轻很多前期的工作、节省时间。 #与外界相处# 技巧7:学会说“不”,不做老好人 你是否意识到,自己的时间常常被人“偷走”,他们可能是新手、爱聊闲话的人、满腹牢骚的人、博古通今的人。面对这几类人,你可能不敢说“不”,担心这样会不够友善、让别人对你产生不好的印象。 但是如果任由他们占用你的时间,留给你的时间就会更加有限。所以,我们有必要掌握说“不”的方法,具体如下:
对于前面提到的4类人,也有几个建议的处理方式:
技巧8:避免不速之客 在工作环境中,我们常常遇到临时来找你的同事,面对这种情况,我们的处理方式是:
当然,如果工作上每天都被同一个事情打断,可以约定一个专门的时间来处理这类事。比如,在我工作的小组,几乎每天都有设计方案需要评审,领导就约定了下午4点之后作为集中评审时间。这样就能避免在其他时间段,被评审的事情所干扰。 #绕不开的办公3环# 技巧9:有效率的电话 工作中进行电话沟通的好处是,直接、快速。但它也有缺点,一是接到电话的人工作节奏容易被打扰,二是沟通的内容没有存档。 所以,我们也需要总结一点电话沟通的小技巧。
技巧10:解决电子邮件的5大问题 使用电子邮件,通常存在5个问题,下面对他们分别提供解决建议。
技巧11:有价值的高效的开会 自从我记录自己每天的时间后,发现一个问题:如果一天有2个会议,每个会议超过1小时,就意味着今天的重要任务完成度不会太高。如果有必要,我需要加班完成,以弥补会议占用的时间。 相信不仅仅是我,大多数职场人都不喜欢被会议占据太多时间。更何况一次会议,牵扯到的人数通常比较多,所以作为会议的组织者,非常有必要做到“高效会议”,既节省别人的时间也节省自己的时间。 下面提供几个高效会议的建议:
以上从个人做事技巧、善用工具、与外界相处、绕不开的办公3环这4个维度,分别介绍了11个高效使用时间的技巧。在我看来,这些技巧非常实用,至少能为你每天节省2个小时,推荐你试一试。 青溪,6年知识管理践行者, 自律星人,持续200多天做有仪式感早餐。 本文经作者授权发布,如需转载请联系作者本人 |
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