作者:万仁涛 本文字数3986字,建议阅读时间12分钟 众所周知,养老机构开业前的准备工作非常繁杂,要想实现完美的开业运营,必须处理好正式开业前千头万绪的工作。那么从哪些方面来理头绪?应该关注哪些重点工作?今天,为大家献上3张表格和7大注意事项,需要说明的是,这几张表格和所列的注意事项未必全部符合您养老机构的实际情况,仅供参考。
一、土建及工程设备重点关注哪些问题 ①检查防水处理是否严实、天面管道井与消防管连通接口是否有问题,伸缩缝隔音处理是否完成,卫生间防水处理是否严密,水渍净化处理系统是否符合客房和餐饮部客用; ②电量测算是否够负荷、发电机变压器及高低压配电房安装及防鼠、防水、防潮是否存在问题; ③中央空调系统的机房和水塔节能问题; ④电梯开关位和盘机位是否操作方便,高层建筑不能长期占用电梯,是否需要配备圆筒布草槽; ⑤消防管道是否渗漏,监控设备是否清晰,报警系统可否复位,烟感灵敏度不可太高,喷淋嘴是否被施工损坏,水带、水枪、灭火器及箱标记是否明确。消防试水建议在没铺地毯没贴墙纸没进家私之前进行,走火通道的防火门及隔离墙是否灵活,指示牌箭头及灯的插座位是否按标准安装; ⑥灯光音响系统调试后是否做好防尘措施,地下电缆、电脑系统(点歌点菜系统、客房软件系统、财务管理系统、考勤系统)、交换机、广播系统、会议系统、有线电视线路、手机信号测试、电话线路、宽带网络与超长放大器、内网连通是否正常; ⑦地下油库、管道煤气、热水锅炉房、电房安装后,是否已经确定安全措施和巡查制度……泳池设备设施和水循环系统及清洁池是否能正常使用; ⑧不要忽略对养老院假山、园林、浮雕、喷泉、仿真花木、停车场车库系统、水族观赏设备的保护,特别是有台风的地区,园林树木在没生根前,绝对不能只为了美观而提前撤掉支架;不要遗忘给员工配备娱乐设施,如网球场、台球设备、羽毛球设备、篮球场、上网场地等。上网是目前员工的需求,养老院配备“员工电子阅览室”,可以减少员工外出上网存在的不确定安全隐患; ⑨户外大型宣传广告及公路路牌,必须在养老院正式确立试业日期后再面市,因为养老院筹备开张日期一般都会因为工程问题一拖再拖,决不能给外界造成说话不算数的印象; ⑩安排养老院内部星评小组成员之一人,在筹备期间对照《饭店星级申请报告》进行逐项检查,填写养老院建筑结构和设计施工单位及设施设备来源等,并逐项检查配套设施是否符合要求,比如洗手间(厕纸架、浴缸扶手、烘干机插座、毛巾架、浴帘、挂式电话、地漏渗水)、残疾人洗手间〈扶手架、推车斜坡〉、在残疾人房测试推车用的洗手间可否转弯),很多养老院在施工时,大堂门口都忘记留残疾人通道,直到星评前才切开大理石重做,先不谈浪费的问题,这是严重缺乏服务意识问题。 二、如何加强对成品安全保护 养老院筹备期间,加强对成品的保护,显得十分重要,许多墙纸和门,在搬运家私过程中遭到碰坏,比如养老院的大理石和地毯铺好后,许多工程收口问题还没结束,大量施工人员和开荒员工及搬运家私的队伍都必须从上面踩过,晴天大量的泥沙和雨天大量的污泥,都随着脚进入到养老院内,还有部分玻璃和大理石台面及瓷器,遭致人为破坏,如果开荒期间不加强成品的安全保护,养老院将损失非常严重。 1.凡是大理石必须全部用纸皮或其他可保护的物品盖住,走道入口处必须放地毯头,预防泥沙进入地毯区,地毯上必须铺上薄膜,行人进入楼层,必须穿养老院准备好的拖鞋或者用胶口袋套住脚; 2.凡是家私、电脑、电视、床等包装及设备,没到安装的时候,决不可以开封,就算安装好后,也要用薄膜盖好,加以保护; 3.开荒搬运必须小心,预防对走道和门造成损坏,一律按编号对号入座。一般情况下,生产设备的厂家原来到养老院量尺寸,是按设计师的图纸来量的,所以他们是按图纸来编各部门房号的,而养老院在筹备过程中,各部门房号是根据经营来取名定做的,房号尾数没有4和7,所以实际房号与设计师的施工图纸是不同的,而员工熟悉的也是我们的新图纸. 所以,在进家私前,必须把设计师的图纸编号抄到养老院运作新图纸上来,便于搬沙发、茶几、床等,能够对号入座。如果合同上规定是厂家自己搬运,这会给我们减少很多麻烦。 4.加强对养老院钥匙的保管,养老院办公室和各工作间及各通道门的钥匙,施工单位完成施工后,必须统一由保安部造册保管,借出送还必须履行交接手续,以免筹备期间钥匙流失或遗失。 三、如何列采购物品清单 物品采购清单,分两部分走,一部分是开荒物品,要先到货;另一部分是经营配套物品,根据筹备进展到货。物品采购,必须遵循三大原则: 第一,可买可不买的,一律不买。客房可以按照《星级酒店客房用品质量与配备要求》进行。 第二,不积压现金,质量要有保证。过多地采购物品,积压到仓库,就是等于积压现金,这是违背管理宗旨的;对于质量,养老院决不能因为贪便宜,损坏后再重复采购,让投资人浪费更多的资金,这是不负责任的行为。 第三,到货日期合理。这要跟施工单位保持密切联系,只有等墙纸和地毯及大理石完工后,才能进家私设备,否则,家私来了后,没地方放,多搬动则损坏更严重。 四、如何实现表格单据设计及印刷品的合理性 表格和单据,在养老院管理过程中比较重要,这是养老院运作重要依据。但是,养老院管理越来越智能化,所以,单据和表格在设计和印刷方面,必须遵循三项原则。 1.简单明了为主 我们发现很多管理人员,喜欢把简单的事情复杂化。把单据和表格搞得很复杂,事实上有很多格子,永远都没人填,也根本用不着填,这样的表格不但浪费纸张,而且导致填表人看半天,严重影响工作效率; 2.可用可不用则不用 经营管理,以经营为主,把大量的时间经历花在营销上,采取一切手段拉客源,节约成本,开创效益,这是我们经营的目的,表格则是记录这个过程。所以,表格和单据,可用可不用的,可以不用,这样可以减少许多复杂的无用功。 3.保证够用就行 有许多人认为,我印刷的这些东西都是长期要用的,一次性多印刷些可节约成本,以后也好用。但是事实确是,很多家养老院仓库都积压有许多表格和单据,有的用量很少,也有许多是长期作废不用的,你不信马上检查一下你的仓库,一定存在这种现象。 问责任吗?可以,但是当事人不在了;就算有人在,回答也很简单:改版了。其实,现在印刷厂竞争几乎白热化,有什么价格做不到的呢? 五、怎样落实物品到位情况 物品到位必须注意三个问题,首先是货不对版问题,其二是延误问题,第三是数量不准的问题。 我们下完《物品采购清单》后,有的物品是需要打版的,有的是不需要打版的,在实际订货过程中,有可能存在说话人过多而供应商给错货的可能,也有可能供应商自己把货搞错了,更有甚者是供应商自作主张想蒙混过关问题,还有供应商抓住合同“货到付款”的规定,要求养老院仓库验收员先把拉来的几车客床在车上点完数,签完字付完款后才给卸车,这些都是经验 每一个可能出现的问题,都会影响到养老院的筹备进度,因此,时时追踪物品到位情况,保证给我方留点时间,显得非常重要,只有物品摸在手上,摆到现场后,才能算数,筹备过程中什么样的变数都有可能发生,谨慎稳重果断是筹备的有效手段。 这里忘了一个问题,执行人的问题,这么多物品,不可能全部由总办来跟,所以,验收基本上是交给养老院的仓库来实现。总办审核修改了各部门的《物品采购清单》后,然后开始审核样板和价格。 当合同签署后,总办就把到货日期和联系方式给部门跟进,总办开始忙其他筹备工作,部门下单人和养老院仓库,要开始关注物品在规定的时间内的到货情况。如果出现货不对版、数量差错、需要补货等情况,则总办立即跟进。 六、怎样办理证照 说实话,养老院开业需要办理的证照很多,目前最基本的证照就不少于10项,而且国家对养老院的管理越来越规范,以后可能还更多,如果等到把全部证件办下来才开业,不知道要等多久。所以,养老院办理证照肯定是有窍门的,首先我们来分析一下养老院需要办理哪些证照: ①消防审批证、②环保审批证、③工商登记证、④税务登记证、⑤卫生许可证、⑥文化项目经营许可证(歌舞厅)、⑦特种行业经营审批证、⑧企业代码证、⑨银行开户、⑩卫星电视转播; 还有物价审核、工资核定等,从业人员要有健康证、旅游局行业管理登记证等等……涉及的部门有:消防、环保、卫生、工商、公安、治安、税务、技术监督局、银行、城管、劳动部门(用工、工资审核)、文广新(文化广播新闻局)等等。 当然,这些部门你可以不去找他,但他一定会来找你,当他来找你的时候,问题可就来了。比如消防,必须改造,整改是唯一选项,没有哪个领导愿意为了你的批文把自己的饭碗丢掉。 其实,养老院办理证照的诀窍就是:主动出击,施工阶段想办法请他们先参与,请他们审图纸给建议,让他们告诉我们怎么做。 七、养老院试营业必做哪些功课 养老院开业前一周,是最忙、最容易出现问题的时候,很多问题都会显露出来,为了预防打乱仗、扯皮和其他突发事件的发生,确保养老院的顺利试业,必须采取以下措施: 连夜讨论养老院各部门《应急方案》要求采用问答式“出现问题怎么办?”; 规定各部门管理人员忍字当头不要因急躁而过多指责下属; 审核《养老院开业庆典程序》及落实嘉宾名单; 落实酒会出品及宴会菜式; 检查各营业部门物品摆放标准预防无用功返工; 检查各营业位置的配套设施设备与实际运作是否有相抵触; 落实可能遗忘的外围垃圾收购及处理等问题; 检查各营业部门学习并熟悉电箱开关操作的落实情况; 检查使用电脑操作的营业部门是否备有手工应急表格; 开始冲洗停车场并清扫后台区域及其它公共区域; 发放员工制服检查特码服装到位情况; 召开全养老院试业前《员工总动员誓师大会》; 实地演习开始全面进入模拟营业状态; 全面检查并总结营业状态存在的问题; 宣布工作重点转移到养老院正常营业时间; 分发开业当日《各部人员任务分配一览表》; 试业前一日模拟彩排庆典现场; 养老院当日庆典后正式营业。 养老机构的筹备,不是盖房、招人、买东西这么简单,而是要让一个固体的庞然大物活起来,让大楼里面活动的小社会繁荣起来,出现欣欣向荣的景象,给社会创造出更多的价值。 |
|