Exchange会议室邮箱配置与问题排查

一   背景

Exchange Server为用户提供了会议室邮箱功能，用于帮助用户快速进行会议安排。通过使用会议室邮箱，用户可以定义参会人、会议地点、会议时间等信息，在计划会议时可以知道会议室的使用情况，从而合理地预订和使用会议室。

本文主要介绍如何创建和配置Exchange会议室邮箱以及相关问题排查，以Exchange Server 2010为例。

二   创建会议室邮箱

2.1         打开Exchange管理控制台，导航到“收件人配置”。

2.2         在操作窗格中，单击“新建邮箱”。

2.3         在“简介”页中，选择“会议室邮箱”，然后单击“下一步”。

2.4         在“用户类型”页上，选择“新建用户”，再单击“下一步”。

2.5         在“邮箱信息”页上，填写新建的会议室邮箱的名称、OU等信息：

2.6         在“邮箱设置”页上，键入邮箱的别名，数据库和策略设置如果没有特殊需求时，可以保持默认；

2.7         在“新建邮箱”页上，查看配置设置。若要进行任何配置更改，请单击“上一步”。若要创建邮箱，请单击“新建”，完成会议室邮箱的创建。

三   配置会议室邮箱

3.1         概述

在日常工作中，用户需要通过发送预订请求到会议室邮箱来预订会议室资源，因此，会议室对于预订的审批方式是非常重要的一项配置。会议室邮箱的审批方式一般分为自动审批和管理员审批，下面分别介绍这两种方式的配置方法以及会议室邮箱的一些常用配置项。

3.2         自动审批

用户发送的预订会议请求都由会议室邮箱的资源预定助理进行自动审批。

1.     右键点击会议室邮箱，选择“属性”

2.     在“资源的一般信息”中，勾选“启用资源预定助理”

3.     在“资源策略”中，取消勾选“将会议请求转发到委派”

4.     在“资源内部策略请求”中进行以下配置：

5.     在“资源外部策略请求”中，进行以下配置：

 

3.3         管理员审批

用户发送的预订会议请求都由设定的管理员进行审批，用户需等待管理员审批允许后才能成功预订会议室。

1.     右键点击会议室邮箱，选择“属性”

2.     在“资源策略”中，勾选“将会议请求转发到委派”，并且添加委派的会议室管理员，可以为用户或组

3.     在“资源的一般信息”中，取消勾选“启用资源预定助理”

4.     在“资源内部策略请求”中进行以下配置：

5.     在“资源外部策略请求”中进行以下配置：

3.4         常用配置项解释

在会议室邮箱属性-“资源策略”选项卡中可以进行以下常用的配置：

1)     允许冲突的会议请求：选中此复选框将允许资源预订助理来安排冲突的会议请求。

2)     允许重复会议：选中此复选框将允许安排重复会议或定期会议。

3)     只允许在工作时间内进行调度：选中此复选框将使资源调度在工作时间内进行。用户可使用 Outlook 或 Outlook Web App 设置工作时间。管理员可以在资源邮箱上使用 Set-MailboxCalendarConfiguration cmdlet 来设置工作时间。

4)     拒绝结束日期超过预定时间段的重复会议：选中此复选框将允许资源预订助理拒绝超出资源预订时间段的重复会议请求。

5)     预订期限(天)：使用此框可以指定能够提前预订会议室的天数。例如，如果预订期限设置为 90 天，而接收到请求是要调度从自今日起 4 个月之后的资源，资源预订助理将拒绝该请求。

6)     最长持续时间(分钟)：使用此框可以指定能够对资源进行调度的最大分钟数。

7)     最多冲突实例：使用此框可以指定允许定期会议出现冲突的最大数目。如果发生冲突的定期会议实例数超过此数值，则定期会议请求将被拒绝。

8)     允许的冲突百分比：使用此框可以指定定期会议的冲突百分比阈值。如果与其他会议冲突的定期会议实例百分比超过此数值，则定期会议请求将被拒绝。

 

四   会议室邮箱问题排查

用户使用会议室邮箱来预订会议室时，经常会发生诸如“两个会议时间冲突，但都能预订”“发送了预订请求，但日历上面没有看到成功预订会议室”等等的问题。

那么如何去排查会议室邮箱的问题呢？最有效的方法是登录到会议室邮箱上面去获取相关信息，通过这些信息，我们可以清楚地了解用户预订会议室的过程中出现了什么问题。

4.1         查看“已发送邮件”

查看会议室邮箱的“已发送邮件”，可以获取会议室邮箱对用户的答复，“已接受”证明用户已成功预订会议，而“已拒绝”则表明会议室拒绝了用户的请求，如果是会议室自动答复发出的拒绝，还会包含拒绝的原因，例如“存在另一个会议的冲突”、“超出预订期限”等等。

1.     成功预订会有“已接受”的邮件：

2.     “已拒绝”表明会议室拒绝了用户的请求（原因是已存在另一个会议）：

3. “已拒绝”表明会议室拒绝了用户的请求（原因是没有在预订期限内预订会议）：

 

4.2         查看“已删除邮件”

查看会议室邮箱的“已删除邮件”，可以查看用户发送给会议室邮箱的会议预订请求和会议取消请求。通过这些信息，我们可以确认用户是否有成功发送请求到会议室邮箱，会议冲突是否由于用户取消了原来已预订的会议，或是修改了会议时间。