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1.0目的 为使记录能提供产品实现过程的完整的质量证据，并能清楚地证明产品满足规定的程度， 达到保证产品质量和质量活动的可追溯性。 2.0范围 2.1本程序规定了公司质量管理活动和产品形成过程的记录控制，属原则性的要求。它和质量手册中其它章节及程序文件中规定的记录具体内容是统一的、协调的、要求是一致的。 2.1本程序适用于公司质量管理活动和产品形成过程的记录。 3.0定义 3.1质量记录（表格）是用以记录活动的状态和所达到的结果的文件。 4.0职责 4.1各职能部门编制文件时，应考虑和制定期实施过程所需要的记录格式，并提出记录的具体要求。 4.2 质量部对质量管理文件以及程序文件中要求的记录格式（表格等）统一规定并附于文件之后，以便于参照执行。 4.3 质量部应对质量管理文件以及程序文件中要求的记录表格编号管理，统一印制，或纳入计算机管理，以便于使用。 4.4 工程部对技术文件和产品形成过程中需用的记录格式（表格等）统一规定，编号管理，统一印制，或纳入计算机管理，以便于使用。 4.5 管理者代表负责协调各部门表格的编制和管理，以免重复、疏漏。 4.6 文控中心负责编制《质量记录一览表》对质量记录的保存部门，保存期限做出规定报管理者代表批准。 5.0工作程序 5.1记录表格的编制、印制、发放和管理 为便于管理，记录表格的编号采取分类编号，统一管理的办法，即编号的方式以FM+部门代码+顺序号进行编制，部门代码均为英语缩写字头，表格统一归文控中心管理。 5.1.1 部门代码分别为：
5.1.2 编号方式如： a.工程部：FM--ED—X X X 顺序号（001、002…） 工程部记录表字头 Form（表示“表格”的英文缩写） （如：FM-ED-001表示工程部第一个表格的编码，接着按顺序号编制） 5.1.3 表格版本号 REV— X X 顺序号（00、01、02…） 表示版本号字母代码（renovate“刷新、修复”英文缩写） （如：REV：00表示最新版次，01表示第一次修订版，屡次修订接着按顺序号进行编制） 5.1.4 记录表格由各部门根据实际编制，编制原则是简明、实用、便于追溯，并以电子文档管理。 5.1.5 记录表格编制基本格式要带有公司符号、表单名称为楷体18~24号，公司所在地之选择。（工程技术图样、图框表格视情况可作特殊处理）。 5.1.6各部门编制完成的记录表格经部门主管批准后，将电子文档发文控中心备用，文控员将其按顺序编号，纳入其部门表格目录中。 5.1.7 各部门如需要使用表格及数量，向文控中心提出，文控中心负责提供标准样版,依据标准样版进行印制。 5.1.8各部门如需修改表格，将修改好的表格通知文控中心，文控中心更新原表格，其编号不变。 5.1.9各部门如注销某个表格，必须通知文控中心在记录目录中注明注销，其编号不能用于新编记录。 5.2记录的填写与控制 5.2.1 所有记录均按规定用笔、用墨进行填写、不允许使用油性笔和铅笔。 5.2.2 所有记录均要及时如实填写、字迹清晰、清洁、内容完整、数据真实、文字简洁易懂、日期明确、签名规范、不得随意涂改。 5.2.3 记录是一种特殊文件，它没有版次，不能更改内容，只能修正笔误。非现场（非当时），修正前应提出证据，更正人签名、签署修正日期备案。 5.2.4 记录可用文字、文件、磁带、照片、软盘、硬盘或拷贝等形式或类型保持，其目的是真实、清晰和便于检索。 5.2.5 现场已完成的记录，每周或每月应清理、整理一次，或按日期或按种类等形式装订成册。 5.2.6 现场完成的记录应及时编号、进账、归档保存，现场为检索方便可保持一年内的记录，一年后归档保存。 5.3记录的保存、借阅与销毁 5.3.1记录要保存在合适的环境条件下，严防丢失、霉变和鼠患。 5.3.2 产品生产过程和质量证明记录的保存年限应根据产品的性质，且与产品的使用寿命相适应。记录的保存与顾客的要求应一致，记录与法律法规的相吻合，重要记录要长期保存。记录保存年限已在“质量记录一览表”中作出了规定。 5.3.3当顾客需查询记录时，需经管理者代表同意，在质量部人员陪同下查阅。 5.3.4 公司内部人员如需查找和查阅记录，需经部门批准，查阅不允许借出，严防借阅 中丢失、涂改。 5.3.5 过期作废的记录，如需销毁，销毁前申请部门填写销毁清单，交文控中心审核，管理者代表批准，必要时经顾客同意后，由授权人员销毁。 |
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