如何从零到一建立行政采购体系？

每次和行政伙伴聊起采购，大家都会说，小公司采购一般都是行政全权代劳，大公司才会有独立的采购部门，而中型企业往往最为混乱，不成体系，一切只为达成采购目的。

与生产型企业的生产业务采购略有不同，互联网企业的日常行政采购一般会是员工活动物料杂物，小到桌椅上的一颗螺丝，桌上的一支笔一张纸，大到购买办公楼宇企业地产，都会有所涉及。

所以，做行政的我们该怎么办？企业行政采购体系怎么建立？又可以解决哪些问题呢？

1建立采购成本数据库，对采购品种进行分类

就在刚过去的圣诞节，就有行政采购的小伙伴，为了圣诞节礼物苹果，至少找了20家供应商，n家电商平台比价：）

不为别的，就怕被坑！

一个正常的百人以上企业，行政采购所要对接的供应商数量往往不下100家，一个采购人员平均要负责50多家供应商维护。采购事宜的繁琐要求我们必须建立采购成本数据库，才能更好地进行采购并且控制成本。

在建立采购体系过程中，行政采购首先应当考虑的是采购品种的分类，因为企业需要采购的商品品种大致上是比较固定的。我们可以找出是哪几类品类占据了采购成本的大头，比如这几类品类只占据了全部品类数量的20%，但是它们的成本却达到了采购成本的80%，这样的品类就是需要我们重点关注的。

然后去研究这些物料的采购数量、采购需求预测、采购规格、定价因素、供应商地点、供应商的表现等采购管理类别，看看能否通过把控其中一部分因素来把控采购成本。

2做好供应商背景调查，制定有用的采购策略

无论采购行政去限定什么样的采购标准以及规则，都绕不过供应商调查那一关。

采购物资繁杂的时候，供应商名单上达几百个，对供应商进行调查，即使是每周拜访一家供应商，似乎也需要一年的时间才能把所负责的供应商拜访完。而实际情况也是如此，固定的采购计划加上临时的采购需求，让采购们绝对不可能有足够的时间一家家去拜访供应商，所以更多的是电话、微信和邮件沟通。

那么，如何通过有限的沟通形式去做好采购调查，更彻底地了解供应商？

一般来说，报价评估、比价、拿样等方式都是有效的执行方法。采购行政可以多找几家供应商，说出采购需求，让供应商提供报价，综合对比。除了报价以外，还得让供应商提供寄样。当然，更能确保质量的做法，是亲自去看供应商生产出来的产品，确保质量与样品一致。

较大型的采购，应该去关注上游原材料供应商的采购成本数据。有时候，由于种种原因，采购行政找的是多层级的供应商，比如说打印纸，提供给我们打印纸材料的供应商并非材料的制作者，那我们最好就要去关注原纸造纸厂的相关数据，才能更好地了解我们所要采购的商品，到底质量是怎样的。

通过深入分析原材料的供应市场，全面收集供应商的数据信息，通过分析，检验、调整和比较行业采购成本数据和表现水平，初步拟定原材料的供应商名单，并在此基础上制定采购策略。

采购管理流程

3确定平衡采购成本及供应商绩效的实施方案

很多人常常说做采购就是帮企业花钱，每天都可以买买买，简直不要太爽！

但大家也别忘了，还有采购成本这个考核项目。采购成本并不单单只是采购环节发生的费用，在材料存储时的发生的费用也是采购成本的一部分。但这两项又是相互制约的，采购量大和采购次数少的情况下，虽然可以在一定程度上减少采购成本，但是存储的费用却会增加。

所以考核采购成本很重要的一项是平衡采购量和存储量之间的关系。关于这点，我们可以通过公式计算来分析采购成本，制作成存储成本和采购成本的散点图。设立合理的采购量和采购次数。

几个参考公式：

采购当量=年采购量/年采购批次

平均存量=采购数量/2

存储成本=平均存量×单位存储成本

采购成本=年采购批次×采购成本

总成本=存储成本 采购成本　　

在平衡采购成本下降的同时，提高供应商的绩效，是每一个行政采购的工作目标。

开始谈判并选择供应商，一般会经历两到三轮的供应商谈判和供应商实地考察，在确定供应商后，就要根据采购管理体系类别设计供应商绩效评估体系，定期评估供应商的表现，这是非常有必要的。

一般，我们可以从这七个方面进行供应商绩效指标管理：质量（Quality）、成本（Cost）、交货（Delivery）、服务（Service）、技术（Technology）、资产（Asset）、员工与流程（People and Process）。

供应商IQCDS评级

根据行业不同，采购目标的不同，建立供应商管理体系，才是规范采购管理的开始。

供应商绩效评估表

考核项目比如：供应商库的更新，价格体系的更新，综合服务的过滤、内部对接响应等等。

4选择合适的采购管理系统

完善企业的物资供应信息管理离不开采购管理系统。一般采购系统不单独开辟，是嵌入在企业内部系统中，单独设置采购权限。

功能根据企业而异，可定制开发，也可购买满足需求的采购系统，目前大家常用的国内采购系统有这些：金蝶、用友、致远、泛微等等。

企业采购管理软件功能

大型集团企业才会需要单独开辟供应商管理平台，内部人员与外部供应商均可自助操作。

中国平安集团采购管理信息平台

最后

采购绝不是有这一次就不会再考虑下次的企业合作。

根据供应市场的变化不断改进评估标准，持续改进采购流程、改善采购质量、降低采购成本，直到建立战略采购伙伴达成共赢，最终才能建立企业强大的成本控制能力。

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