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小欧说 常有人抱怨，工作太忙，没有时间休息。无论是在工作还是生活中，我们都在极力追寻提高效率的方法。你是否渴望过这样一种状态：自己虽然整日事务缠身，却仍然能够头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。这里，可以很负责任地告诉你：这是有可能实现的。 让我们从时间管理开始。其实需要我们管理的并不是时间，时间管理的本质，是管理我们的心智和行动。我们将事情分配到合适的时间段中，在有限的精力中完成它们，得到更多的产出就是时间管理。时间管理的目的就是决定什么事该做，什么事不该做。 今天，小欧将为你推荐Getting Things Done（GTD），刷新你对时间管理的认知。GTD帮助你更好地跟踪和管理你的思绪、需要做的和想做的事，使你能在合适的情境中静下心，集中精神完成最重要的任务。它能真正帮助你消除来自工作和个人生活的压力和焦虑，从而在自身存在的每一刻都致力于最想追求的目标。 回想你上一次感觉自己工作高效时的情形。你全身心投入到工作中去，时间的概念似乎消失了，一晃就到了用餐时间，而且你还明显感受到工作取得了进展。 如果你的回答是不能，那么你就需要好好地看一看这篇文章。  你必须用你的智慧 去清空你的大脑 如果你希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面几点： 1 如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为还没有完成的事情，都必须被置于一个客观、可靠的体系中，或者是我称为“文件夹”的工具之中——必须经常回访并予以清理。 2 在明白你的工作到底是什么之后，你还必须做出判断：需要采取什么行动来推动工作进程。 3 一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这些行动相关的提示信息。  为什么有些事情 总是萦绕在你的心头 在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外： 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。 这就是为什么你忘不掉这些事情的原因了。直到你澄清了所有问题，做出一切必要的决定，并把预期结果保存到那个系统中去，你的大脑才会放松下来。  别让生活成为你的拦路虎 明确GTD 的核心部分，即横向管理工作流程的 5 个步骤： 1 收集引起我们注意的事物和信息； 2 理清每个项目的意义和相关措施； 3 组织整理结果，提出选项； 4 进行思考回顾； 5 选择行动。 这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统，而且我们还可以随时向其中添加常要考虑的新事项。 举个例子，如果你打算为朋友做顿饭，但到家时发现厨房一团糟，你会怎样处理？ 首先要确认摆放不到位的所有东西（收集）；决定保留什么，扔掉什么（理清）；把东西归位——放回冰箱、扔进垃圾桶，或放进水池（整理）；然后核对你的食谱，以及已有的食材和厨具（回顾），然后把黄油放进锅里融化，开始做饭（行动）。  许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来开列工作清单时，大多数人试图按照重要性和紧急程度来罗列“最重要的事情”，但他们却没有拟定任何具体的行动方案。如果你因为某些事情（比如合作伙伴的生日）目前“并非那么重要”，而暂时将它搁置在一旁不做任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。而它也将时刻消磨你的精力，阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。 1 收集：收集一切 引起我们注意力的事情； 百分之百地捕获一切“未尽事宜”，将它们置于一个大脑之外的、客观的体系——“工作篮”中，这个客观的体系可以是实实在在的工作篮，也可以是笔记本、记事簿，也可以是电子产品或者计算机、PDA 都可以。当我们进行收集的时候，必须遵循三个原则： 每一个悬而未决的事情都必须存储于我们的收集系统之中，而不是在我们的大脑里； 我们应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可； 我们必须定期地清空这些收集系统。 另外，应该注意的是，这些所谓的“未尽事宜”，是不论大小、不论重要程度的，只要是存在于我们大脑中的，就应该将它清理出来，放入到收集系统之中，而这些收集系统最好是能够随身携带的，这样我们就可以随时拿出来进行回顾、清理或加工处理工作。 2 理清：加工处理后， 确定它们的实质以及解决方法 当我们从工作篮中取出一份材料的时候， 首先应该问问自己：这到底是一件什么事情？然后再参照如下图所示的 GTD 加工处理工作流程图来进行加工处理（粗边框部分）。  当我们弄明白了这件事情的实质之后，就会出现一个问题，这件事现在是否需要采取行动？答案无非是两种：是和不是。 如果答案是否定的，就会有三种可能： 是一些无用的垃圾，直接丢到垃圾箱。 目前没有必要采取行动，但是日后可能会需要处理。 具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场。 当某件事情需要采取行动的时候，我们必须做出两个方面的决定： 我们已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的程度？也就是说，我们必须明确这项工作必须达到的目的和将要取得的成果。 下一步需要采取的行动是什么？“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。 这些都是需要我们实施的真实而具体的行动，这些行动的提示信息将对个人管理系统是否有效起到决定性作用。 3 组织：组织整理得出结论； 组织整理就是指事情所处的位置与其意义相匹配。对于那些无须采取行动的事务，可以将它们丢入垃圾桶、保存为等待分析的资料或归档为参考资料。如果无须针对某事项采取行动，你可以把它当成垃圾丢掉，也可以“存入备忘录”以备日后再次评估，还可以归档保存起来以备随时查阅。对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单以及一个等待清单。  GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些工作。 4 回顾：把它们列为 我们行动的选择方案； 你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况。并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。 每周回顾应该完成以下任务 收集和加工处理所有的“材料”。 回顾整个系统。 更新各类清单。 做到彻底、清楚、实时和完整。 大多数人在年假开始前的一个星期里，总是感觉事事遂心，但这并不是因为他们要去度假。你在远游出行之前的一周里会做些什么呢？你会彻底清理一切琐碎事务，能了结的就了结，并且会重新协调部署各种安排。只有这么做，你才能在休闲时心无旁骛，才能轻松地在海滩、高尔夫球场或者山坡上放松身心。建议你每周做一次这样的清理工作，而不是每年一次，以便将这种“活在当下”的状态带入你的日常生活中。  5 执行。 选择行动方案的三个参考标准： 确定某一时刻具体行动的“四标准法” 情境：大多数事情的处理需要一个明确的地点，如办公室；或者某些辅助的工具，如电脑，而这正是限制我们行动选择的首要因素。 有多少时间：处理这件事情所需要的时间是否足够。 多少精力：你有多少精力呢？某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛的体力。 重要性：当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后，你需要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。 确认每日工作的“三分类法” 当你着手处理事务，也就是人们在一般情况下提到的“工作”时，你可能是在从事以下3种不同类型的活动： 执行事先安排好的工作。 处理突发事件。 安排自己的工作。 一旦你完成了对工作的安排，你也就完成了行动清单的更新。有了这些行动清单，再根据情境、时间、精力进行筛选，你就能得出需要着手处理的具体任务了。 显而易见，如果你希望对工作的实质以及落实的时机做出准确的判断和决策，那么你就必须考虑大量因素。从传统意义上讲，“确定事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。当具有潜在意义的一切东西被收集、清理、组织和回顾，我们才有可能真正展示自己更成熟、更优雅、更聪明的一面。 END 本文整编自《搞定1：无压工作的艺术》，作者戴维·艾伦。 编辑 | 褚嘉霓 |
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