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2011年，我加入了展陈行业，专职投标。 2018年新的开启，我非常高兴能够在此分享一篇关于投标文件编制流程及注意事项的文章，也是我个人通过从事装饰装修行业、博物馆展陈行业投标工作，七年之后的一些小心得和想法，希望对大家有帮助。 如果说大家有一些不同的建议和意见，我也希望大家能够提出来，对我来说这则是一个非常好的鞭策和成长学习的机会！也请行业专家和资深老师多多补充。 当然如果说在整个文章中有一些观点或者说并不是大家所认同的，在这里我表示抱歉！ 领取招标文件 投标流程的step1 无论以什么方式获取招标文件，总负责人应当争取取得招标文件电子版文本，并第一时间将招标文件以邮件、传真、扫描等方式发回公司，为标书制作人争取到更多的编制时间。 如该项目为邀请招标，在规定时间内，总负责人应以书面或邮件形式代表公司给予招标人确认参与该项目投标的确认函。  报名后获取招标文件，报名时注意与报名有关的程序及准备的资料。  可行性评估 step2:内部分析 拿到招标文件后，标书制作人须仔细、完整地阅读招标文件全部内容。认真看完招标文件后，由总负责人牵头评估该项目可行性；包括投标单位的资质、业绩、人员、是否在项目所在地有备案、公共资源或交易平台是否有注册等，能否满足招标文件的强制要求。 综合实力分析、时间安排分析......围绕招标文件及公司经营状况展开，最后由总负责人拍板，形成决议。 ▶个人建议，项目所在地备案工作应该在招标文件发布之前，或看到招标公告报名同时尽快准备，除了网上注册审核之外，其余至少需要一星期左右时间才可完成。 若为电子招投标，投标人须及时办理项目所在地的入库手续，电子锁、加密狗、法人、建造师、造价员等相关电子U盾及电子签章手续，有些地方必须要注册分公司等。 重点内容标注 step3：划重点 确认可行性后，标书制作人对招标文件中的开标时间（投标截止时间）、日期、数量要求、相关证明、开标原件、投标保证金提交方式、评分标准、废标条款、投标人须知等重点内容进行标注。（时间节点很关键）  划重点后要确认各个重点的负责人，关键节点关键人跟踪汇报。   ▶ 不要仅凭经验，而脱离招标文件 分工责任明确 step4：开投标讨论会 投标文件的制作是由一个团队分工协作在组成完成的过程。（每道工序的责任人也是上道工序的检查人），总负责人召集标书制作人以开会讨论等方式确认投标文件的重点事项及标书制作分工，各项标书内容完成时间节点等问题。必要时，由总负责人组织，公司最高领导参与会议，给予相应意见和建议。  ▶ 各个环节设置责任人、追踪人，有消息反馈及时汇报给总负责人。 质疑与答疑 step5：重视答疑 标书制作人在接到招标文件分工后将各自对招标文件的质疑汇报给总负责人，由总负责人汇总后在答疑时间结束前向招标人或招标代理机构发出质疑文件。（在这里强调，提出质疑文件方式最好是纸质形式并加盖投标人公章，若因时间关系也可邮件形式并后附盖章扫描件。这是开标现场有效证明招标文件变更的依据） 招标人或招标代理机构给予回复之后，总负责人第一时间将收到的答疑问题传送给标书制作人。  建议：整个投标过程中，联系招标人或代理机构项目负责人的建议为同一人  找核心划节点 step6：找准招标文件核心内容并安排制作时间 1、针对设计方案、商务资格部分、报价部分、技术部分等各部分标书制作均应在事先商定的时间内完成。（如有变动，标书制作人随时调整开会重新定时间节点）  2、其中，商务部分根据招标文件要求完成即可，注意企业信用情况和招标文件要求的承诺事项，个人建议此部分标书不要画蛇添足，不用锦上添花，增加招标文件没有要求的内容。（如：某招标文件要求提供近三年类似业绩，每项得两分，满分六分。什么意思，意思三个就够了就是满分。别放四个五个，有些投标人为了印象分修改业绩导致废标，弄虚作假或扫描件在投标文件中放了但开标时携带原件困难和其他项目原件冲突这些情况也时有发生；如人员班组要求必须具备哪些人员就放那些人即可）当然想增加一些招标文件没有要求但确实有必要放的获奖证书或者安全生产许可证等可选择放在投标文件最后的其他投标人认为有必要的文件中去。当然，有种情况一定要全，业绩全、证书全、人员班组全那就是资格预审阶段。  3、报价部分需采购部尽快找相应的供应商询价，并给出明确采购建议价和材料成本价。对投标报价至关重要。当然，也有企业是经营部核算成本，道理相通。 注意：(投标报价编制时需确认投标报价中单位名称是否是全称；日期是否和整个投标文件统一；报价大小写确认，报价汇总表和分项汇总合计金额是否一致；农民工工伤保险计算是否有误等；在这插个排版问题，有些标书制作人为了方便将广联达导出的EXCEL报价不放在整个投标文件中，单独打印装订前插入标书中胶装，除了一些相对而言没那么正式的开标外，此做法会造成两种意外发生，其一，标书制作人在目录页留出了报价部分页数内容，但这部分内容底部没有页码标注，页码不连续导致废标。其二，标书制作人直接将此部分内容放入对应位置，目录中没有体现，此部分没有页码标注导致废标。我一般采用最传统的做法是将表格逐一放进WORD逐一排版，耗时但不会出错。 4、技术部分需项目技术人员或项目经理结合项目实际情况，严格按照招标文件中要求，编制施工组织设计或技术标。 （注意：技术文件排版顺序最好结合招标文件评分标准和投标文件给定的格式顺序编制，有利用专家评分；项目班子组成、人员信息须和投标文件商务资格部分保持一致；项目进度计划表须按招标文件要求，以哪种形式体现，横道图还是网络图还是进度计划表或其他；技术方案中规范标准要求是否是最新规定，有些技术人员经常套用其他项目版本，经常出现规范标准过期现象；技术文件内容也是经常套用其他项目版本会出现的问题，如：北京某某项目却在技术文件中出现“大连”其他城市字样，某某装饰项目、博物馆布展项目却出现“某省市“地基”“土方”“塔吊”字样先例太多了，引以为戒；技术文件（若是暗标）要求的字体、行间距是多少，严格按照文件要求；整个技术文件不能体现公司及项目人员任何信息。 5、货物设备采购类或多媒体类项目，招标文件一般要求现场提供 样片小样或影音播放内容，除了在投标文件中密封电子版之外，一定要携带备选U盘或移动硬盘，以备不时之需；时间还是时间，大部分招标文件都会要求每个片子或小样播放时长，必须按照招标文件要求时间制作，以免造成废标；如需提供设备样品的，一定注意运输方式，时间，包装方式等，提前再提前，到达开标目的地却发现电梯故障无法按时搬到开标室导致废标的情况屡见不鲜；货物类还需注意，如有第三方厂家授权，一家供应商在同一个项目投标时只能授权给一家投标单位，具体请查阅招投标法及政府采购法等相关文件。 6、设计类项目，招标文件一般要求投标人提供设计画册，包括效果图，施工图、设计概算等内容 （需注意投标人名称、日期是否和投标文件整体保持一致；如是暗标严格按照招标文件要求，不能出现投标人名称、项目组人员姓名等信息）、方案汇报片，除了在投标文件中密封电子版之外，一定要备份U盘或移动硬盘，并且授权代表（设计方案主案设计师、项目代表、市场商务负责人）一定要熟悉方案，提前内部演练，为开标现场汇报做足功课；把控时间要求。时间到了，汇报人时间把控不准确，没讲完的例子多的是。 有些招标文件会要求设计方案中部分内容以展板形式单独提交，此项注意规格大小、数量和材质的要求，密封要求等。 7、开标所需原件，需到相关部门开具证明的，不宜过早也不易过晚，相关人员要控制好时间节点。（如，无行贿犯罪证明按招标文件要求，需要近几年就提供近几年；要求在企业注册地所在检察院还是项目所在地检察院还是城市任意检察院开具按要求开具，它的有效期多长时间等；企业资信证明是需要第三方资信认证机构出具的还是银行出具的等等） 8、开标携带企业证件、人员证件、企业获奖证书原件、业绩等其他证明材料，提前向证书保管部门申请借证，以防与其它项目冲突。 （容易废标点：是原件还是副本；人员证件审核日期是否有效；人员身份证是否过期；企业获奖证书中是否发生过名称变更等，影响获奖证书是否有效，是否影响得分） 9、需要项目经理、设计负责人、技术负责人等相关人员出场开标的，与当事人联系，约定出发时间，如外地项目，尽早定出行路线及车票等（同时选好两种以上出行方式备用）。 10、投标保证金（如有），财务人员提前预留账款，不宜过早不宜过晚，把握时间原则，并考虑到账时间差。按时汇至对应账户（现在全国基本都强制要求投标保证金须从投标人基本开户行账户汇出）。它是开标必要条件。（注意，有项目出现二次招标情况，务必以最终版本为准，仔细核对汇款账户信息；开标时是否需要提供保证金银行汇款凭证原件还是电子汇款凭证即可，有些地区要求投标人汇完保证金须去招标人或代理公司或当地公共资源大厅领取缴纳凭证并开标时提供原件等情况，一定要注意留出办理时间。） 保证金重要 投标节奏很重要 ※以上跟时间节点相关的，均应把控在投标截止前两日完成。特殊事项，另行商定。 标书的点对点响应 step7：规定的格式要求 根据招标文件制作标书，应完全进行点对点响应。如格式，招标文件如有提供，必须完全按照招标文件给定格式制作标书。如没有给定格式，询问招标人或代理机构后如格式自拟，以行业现行标准格式制作，如无行业标准格式按照企业内部相应格式编制；再如：技术文件要求，严格按照招标文件要求，及评分标准编制，不可漏项。（如商务响应表、技术响应表的填写，注意仔细阅读招标文件，最好别怕麻烦一一对应填写，有些标书制作人为了省事，填“全部响应”“完全按照招标招标文件要求”等字眼，正常情况没问题，但遇到多媒体项目或设备货物类项目，设备的规格型号、品牌、国产还是进口的，影片播放时长等有些肯定和招标文件要求不一致，有的高于招标文件要求，这点请注意容易造成废标） |
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