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对于Excel来说，功能十分强大，强大到你想都不敢想。既然题目是提高工作效率的简单技巧，我这里说几个简单点儿的。 一、vlookup函数 我认为第一个要掌握的，是查找引用类函数vlookup。这个函数有两个功能，一个是查找，一个是引用。查找就是问在一列数据中有没有这个数据，类似于孙悟空的火眼金睛，恐怕凡人能掌握这个，就可以跟孙悟空媲美了。可以用游戏找不同来比喻他。 比如有如下表格，要查询下某个人在一列人名当中有没有，就可以用这个函数来实现。 下面请vlookup函数出场，先看动图操作： 上图是查找，那么引用如何引用呢，看下图： 使用vlookup函数引用功能，需要注意的是，在被查找区域的首列，包含的数据必须是非重复的，如果有重复值，这个函数会在查找到第一个的时候，就返回对应列的值了。 2、sumif条件求和函数 在excel2003里面，新建一个工作簿，打开默认的就是三张工作表。有个有意思的说法，就是用excel其实也有个数据库思维才行。很多人做表做的都是交叉表，就是一行一列，一交叉才能获得一个数据的值，这样的表叫做二维表，一般的汇总表就是这个格式。但如果想用excel函数来实现条件求和或者引用，这样的表格就不适合了。所以，excel2003三张工作表的正确理解是，一张汇总表，用函数来生成数据，一张出库表，一张入库表，后面都是源数据表，就是用来输入数据的。 所以根据这个理论，我这里有个说法，就是用sumif函数和vlookup函数就能制作出一个简单的进销存表格。 这是汇总表，所有的数据都要友函数生成，当然期初除外。期初数据是从上期结转过来的，可以用手动输入 或者用vlookup函数引用。 这是入库表。这里多了一个辅助列，为什么要多一个辅助列呢？就是如果出现了在汇总表上没有出险过的品名，是不会汇总到汇总表上的，如果返回“缺少品名”，就需要在汇总表上插入一行，把这个品名加在汇总表上。 还需要注意的一点就是，一定要注意数据输入的规范性。看起来相同的两个数据，如果值不能被引用，那某个值可能存在不可见字符，这个时候选定这个值，一定要看编辑栏，编辑栏才是真正的照妖镜。 出库表格式和入库表格式一样，下面演示下sumif函数的用法，在搞版本的excel中，sumif函数已经有了一个升级版的sumifs函数，来进行多条件求和。感兴趣的朋友可以去学习下。 这里需要注意的是，因为要向下复制公式，所以在写公式的时候，一定要讲区域锁住，这样在向下复制公式的时候，才能保证区域不会跑偏。在编辑栏选中区域，按下F4键可以快速的添加美元符号。 顺便解释下sumif函数的语法： 图中红框中的是函数提示工具。我们可以通过函数提示工具来快速的输入公式。半角的逗号是函数参数分隔符，可以手动输入，也可以通过鼠标点击的方式让函数自动输入。sumif函数有三个参数，第一个参数的意思是在哪个区域找，第二个参数的意思是在这个区域找什么，第三个参数的意思是找到以后对哪个区域进行求和。 sumif作为一个简单有用的函数，可以说是办公必备之一。 三、分列 分列有什么好处呢？就是可以改变批量改变数据的格式。特别是财务人员从系统中导出的文本型数据。如果你的数据比较整齐，并且有规律可寻，也可以实现数据的截取等其他的效果。 四、数据透视表 如果你不懂函数，不懂公式，那么拖拖拉拉就能分析出数据的数据透视表你可一定要学会。数据透视表除了可以条件求和，条件计数，计算字段，还可以实现数据合并等等效果，是一个十分强大的分析工具。 下面演示下两个区域的数据合并。 数据透视表向导，是用快捷键ALT D P调出来的，记得是顺序按下，不是同时按下。
当然，excel现在有了好多智能插件 ，确实好用，但学习成本也很高。如果先掌握一些基本的知识，先克服一些小的困难，给自己增加一点自信心，再去攻克“大老虎”。 excel在微软的这几个组件里面，优势是数据分析，如果数据量太大，可以考虑用access，毕竟同一家共出品的软件，可以实现无缝连接。access做存储，excel做分析，ppt做数据展现，各有各的好处。 这是写的最累的一篇，因为动图要自己录，示例数据要自己做，我快一个人活成了一支队伍。 |
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