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为了避免让会议流于形式，白纸黑字的会议记录十分必要。为了提高会议的成果和效率，科学地设置会议记录各条目选项十分重要，内附会议记录模板，方便实用。 人在职场，就免不了开会，而每次开会也免不了一项产出——会议记录（或称“会议纪要”）。然而，绝大多数企业的会议记录并不科学、严谨，它们大多只是应付式的文字记录而已。 会议结束后，大中型企业的会议记录通常会有专人负责记录并电邮给与会人员，但更多中小企业的会议记录却都停留在了与会人员自己的笔记本上。 会议记录的重要性 常听到有人抱怨会前准备不足、会中纪律淡薄、会后执行不力，也有人抱怨议事不讲规则、会议层次不清，还有人抱怨会议太多、太杂、太突然…… 其实，他们所抱怨的问题一纸会议记录就能解决，因为会议记录有如下三种作用： 依据作用 1 会议记录能够忠实可靠地记录会议的全貌，包括本次会议的发起背景和原因、会议要传达的高层领导的精神、会议中争论的焦点（或者说未能形成统一的观点和理解不同的观点）、对重大问题所做出的安排、对上会所遗留问题的解决和对会议形成的决定和决议以及执行人员安排等。 如果在会议后期需要形成会议简报或者会议纪要，就需要以会议记录为依据；如果不需要形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确以及对会议结果的执行反馈，也要以会议记录为依据。 提示作用 2 正规的会议记录的表格里含有会议主题、主持人、会议议程、发言时间、会议材料提交时间、所聚焦的议题和决议负责人等条目内容。 设置这些条目的意义就在于其可以提示会议发起人保证与会人员正规化参会、杜绝随意发言、杜绝就某个问题点争论不休、杜绝不明所以参加会议，让与会人员有所准备参加会议。最终帮助会议规范纪律、提高会议效率，并体现出会议的成效。 不过，所有的提示条目都需要会议记录人员在会前和与会人员进行沟通，最起码是将提示条目的内容以邮件的形式发送给与会人员。 备忘作用 3 会议记录是会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时做出的重要决定可能也记不清了。 这时就不妨查查会议记录，通过复查会议记录，甚至可以用现在事件发展的结果评定当时与会人员的眼光和判断力。 二分会议记录 通常来说，根据会议启动的预见性与否将企业的会议分为触发式会议和非触发式会议两种。 触发式会议往往是因为事件而导致的临时性会议。也有机构认为时间和流程也会触发会议的启动，但时间和流程所触发的会议因其具有可预见性，会议的启动准备相对充足，所以我们习惯将其归纳为非触发式会议。 另外，触发式会议由于其突发性，并且会议通常毫无规律可言，所以在使用会议记录时与非触发式会议有所不同。 触发式会议记录 1 其实，不管是什么会议，都一定要做会前准备。然而，这一点又常常因为会议是触发性的而人为地被自动忽略。 人们想当然地认为，这次会议因为是临时的，没时间再去通知和准备了。也有人会想，这次会议时间不长、不大重要，随便听听就好。如果与会人员只是去“随便听听”，那就没必要开会了，只需要会议发起人把相关的会议资料和决议性文件以邮件的形式发送给与会人员就好了。 就像上文所述，会议具有依据作用和备忘作用，每次会议未来都可能还需要回顾和调取。所以，哪怕是触发式会议，会议记录仍然得做，不得马虎。 触发式会议的突发性和非例行性也决定了它的会议记录模板相对非触发式会议模板更为简化，毕竟会前准备时间相对紧缩。 它只需要将会议名称、会议地点、召开时间、持续时间、主持人、与会人员、会议议程、汇报人、会议决议、决议负责人和记录人等主要会议记录信息体现出来就可以。 在触发式会议的工作流程里，通常包括：由会议发起人或者安排专门的人员做会前准备，如确认会议场地、确定并提前通知与会人员、确定会议时间（会议开始的时间和会议将持续的时间）、阐述会议主题、会议相关资料的分发与沟通等。 实际工作中，触发式会议因为其突发性，所以会前准备被极大简化——就近找一间闲置办公室，然后通知相关人员迅速赶过来。被通知过来的与会人员多数时候一落座就互相询问要干什么，一脸茫然。 这个时候，可以由会议发起人简要地说明这次会议的议程和会议的召开背景。然后确定会议的主持人（通常为会议发起者）和记录人，并由记录人在会议记录表格（见表1）上完成内容的填写。 需要强调的是，会议议程所对应的时间要求记录人坐在主持人身边适时提醒以把握会议的节奏和会议持续时间。否则，原本计划一个小时的会议最终可能要耗费一整个下午的时间。特别要引起重视的是，企业里的触发式会议不宜过多，否则容易打乱人们的正常工作步骤和工作的优先次序。 非触发式会议记录 2 日常工作中，非触发式会议还是企业会议的主旋律，如按照时间周期分类的月度会议、季度会议和年度会议等，按照工作流程分类的策划会、设计研讨会、开发启动会和订货会等，按照职能、管理层级和议题内容等的分类。 由于这些非触发式会议具有一定的周期性和规律性，所以其会议记录与触发式会议记录有所不同（见表2）。 显而易见，非触发式会议记录模板较触发式会议记录模板更加全面。除了涵盖触发式会议记录模板的所有内容外，其最突出的地方（见表2的灰色底纹部分）就是在会议时间上增加了计划时间、实际时间、差异值、有效时间和会议效率的条目——这主要是为了以后改进此类会议的效率，降低开会的成本。 ▌表2的黄色底纹部分则是就问题而展开的增项，主要目的在于解决问题，提高此类会议的成果。 ▌表2的蓝色底纹部分是综合性/概括性的，其中会前组织除了确认会议场地、联系与会人员、确定会议时间外，还需要阐述会议召开的必要性和背景；会中讨论是就发言人内容引发的争议点进行记录，起强调作用和突出与会人员的关注点；会议决议不能空白，否则代表此次会议无效，决议的内容和负责人、时间期限需要在表格里注明。 ▌需要提醒的是，表2的汇报人和主持人并不是同一人，主持人通常是汇报人的领导。会议记录人可能是多人，而制作会议记录文档的人可能是会议记录人之一，也可能就是会议记录人。 会议指导原则是“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”。 为了避免让会议流于形式，白纸黑字的会议记录十分必要。为了提高会议的成果和效率，科学地设置会议记录各条目选项值得重视。■ |
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