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Excel数据处理相关技巧很多，其中分列功能就是其中一个，它不仅能够实现对数据的有效拆分，而且还是规范数据格式的神器。请看 No.1 按固定宽度拆分数据 在日常工作中，我们经常会遇到需要根据员工身份证号码来提取出生年月日等信息，你可能马上就说MID函数可以快速做到，却忽略了一个更便捷且可轻松实现的功能——分列。 操作流程如下： Step1: 选中身份证号码数据信息——>点击【数据】选项卡——>单击【分列】，弹出【文本分列向导 – 步骤之1】对话框。 Step2: 点选【固定宽度】——>单击【下一步】，进入【文本分列向导 – 步骤之2】分列线选定界面。 Step3: 在身份证号码的出生年月日中的出生年份前面，和出生日期的后面分别单击，即可出现2条分列线，把身份证号码信息分成了3部分。然后单击【下一步】，进入【文本分列向导 – 步骤之3】界面。 Step4: 目的是提取出生年月日信息，所以第1部分选择【不导入此列（跳过）】，第2部分选择日期，格式为默认的YMD（也可根据自己喜好设定），第3部分选择【不导入此列（跳过）】，目标区域选择B2单元格，单击完成即可。 总结：当数据本身的长度有规律，可以按照一定宽度来进行数据拆分时，采用分列的这个功能最便捷。 No.2 按分隔符号拆分数据 某公司规定以下班打卡为准，该公司员工凡是晚上加班到20：00点的，即可获得30元的晚餐补贴。事实上，打卡机导出来的excel表格的时间都是【时:分:秒】格式的，不便于用作判断处理，所以必须得把时间里的【时】提取出来进行计算。这种情况的拆分同样是使用分列功能来解决，然后借助IF函数来判断即可。 操作流程如下： Step1: 选中员工下班打卡时间信息——>点击【数据】选项卡——>单击【分列】，【文本分列向导 – 步骤之1】对话框。 Step2: 点选【分隔符号】——>单击【下一步】，进入【文本分列向导 – 步骤之2】界面——>【其他】并且输入英文的冒号【 : 】——>单击【下一步】。 提示:使用分隔符号的原因在于数据之间是用【 : 】隔开的，所以在分隔符号下勾选上【其他】复选框，然后在编辑框中输入【 : 】。如果使用分号或者其他的隔开，那就在分隔符号中选择对应符号。 Step3: 在【文本分列向导 – 步骤之3】中，【时】部分默认常规，目标区域为F2单元格，【分】、【秒】都可以直接选择【不导入此列（跳过）】，或者根据自己需要选择相应格式及目标区域，设置结束后单击完成。 Step4: 在E2单元格输入公式：【=IF(F2>=20,”有”,”无”)】，向下填充公式即可。 No.3 规范数据格式 我们在汇总工作数据报表时，经常会遇到格式千奇百态的日期、数字、文本型数字等，格式不规范会导致数据处理时结果不准确。那么如何快速地规范数据格式呢？使用分列功能就可以轻松解决，以日期格式的规范为例。 操作流程如下： Step1: 选中不规范的日期区域——>点击【数据】选项卡——>单击【分列】，弹出【文本分列向导 – 步骤之1】对话框。 Step2: 点选【分隔符号】——>单击【下一步】，进入【文本分列向导 – 步骤之2】界面，不作任何操作——>点击【下一步】，进入【文本分列向导 – 步骤之3】界面。 Step3: 在【文本分列向导 – 步骤之3】中，【列数据格式】选择日期，设置为YMD，选择好数据保存区域，单击完成。 总结：当数据格式不规范，需要批量修正数据格式时，无论是日期、数字还是常规格式，都可以使用分列功能来完成。 |
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