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点击“E智慧诊断评估”关注 -导读- 随着本学期各学校的启动工作相继完成，学校又进入了紧张而关键的诊断相关数据准备工作，这其中对于数据细节问题的核查常常需要借助于Excel来进行，比如一列数据不能有重复值，某一列数据必须是另一列数据中的值等等。如何能够更及时和高效地发现数据中的问题，确保数据的准确性呢？E智慧技术团队为你带来Excel技巧第一课——条件格式的妙用！ 如何快速标示重复值？ 如图1，我们要求姓名列（A列）必须是唯一的，也就是说不能重名。在数据处理时，我们可以把A列通过：条件格式-突出显示单元格规则-重复值，将重复值设置成其他颜色字体，这样当A列有重复值时会立即显示出来（见图2）。当对重复值进行处理后，颜色会自动消失。 图1 图2 如何检查两列数据的一致性？ 如图3，我们要求C列中的班级名必须是A列中出现的班级名，也就是两列数据要保持一致。在数据处理时，我们可以把C列通过：条件格式-新建规则-使用公式确定要设置格式的单元格，设置函数做一致性检查。 图3 这里采用的函数是countif函数，也就是查看C列中数据在A列中出现的次数，如果次数是0，就说明数据是不一致的。这里需要注意一定要使用“$C1”这样的方式，其他方式，如$C$1,C1等都不正确。 这里我们将A列中存在的班级设置成绿色（见图4），白色的班级就是A列中不存在的班级，需要进行修改和处理。同样，当数据修改正确后，颜色会都自动变成绿色。 图4 条件格式，可以使用多种公式进行检验。公式的格式必须是等号开头，后面是具体的公式，当公式计算的值是0时，条件格式不生效，当公式计算的值不为0时，条件格式生效。 数据较多时，如何快速进行数据一致性检查？ 在使用countif函数做一致性检查时，如果基准列（图5中的A列）数据较多时，直接引用$A:$A，效率会比较低，速度也会比较慢。这时可以将A列的数据通过“定义名称”，用定义好的名称来引用，效率会大大提高。 图5 定义好名称后，我们就可以在条件格式的函数中，通过引用名称来进行处理，见图6。 图6 这里indirect函数是引用函数，表示对“班级名称”的内容进行引用。 通过名称来处理数据，效率会大大提高，特别是基准列有成千上万的记录数时，效果更加明显。 如何对特定数据进行标示？ 在数据处理中，有时需要对数据进行标示，方便阅读以及后续的处理，这时可以采用条件格式的图标集功能进行处理。 如图7，我们希望把90分以上的学生标示为绿灯，70和80的学生标示为黄灯，60分的学生标示为红灯，通过图8图标集的设置就可以非常方便地实现。也还可以选用其他的图标集，如旗帜、箭头等等。 图7 图8 在设置条件格式时，可以设置两个或多个条件格式。当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元格区域时，将按其在对话框中列出的优先级顺序评估这些规则。 列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的规则。默认情况下，新规则总是添加到列表的顶部，因此具有较高的优先级，但是可以使用对话框中的“上移”和“下移”箭头更改优先级顺序。 条件格式一旦设定，对表格进行拷贝，删除、剪切等操作都不会改变条件格式，因此使用上非常方便。但需要注意的是，条件格式是可以被拷贝的，当复制一列数据时，这列数据的条件格式也同时被拷贝，如果直接粘贴这列数据到另外一列中，条件格式也会复制到该列中。如果不想拷贝条件格式，在粘贴时，应使用选择性粘贴，只粘贴“值”即可。 结语 我们的技术团队平时默默在背后为诊断做了许多细致入微却又至关重要的工作。这次从幕后走到台前，分享Excel的实用小技巧，希望能够为大家的日常工作加油助力。 关于Excel的使用，如果你还有疑问和需求，欢迎给我们留言，说不定下一课就是你想学的内容哦！ 长按上方二维码，关注“E智慧诊断评估” |
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