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全局财务会计配置 本部分，我们介绍平行账，会计年度管理，货币，日记账和税务处理，还有容差组。 平行账 平行账，也叫做平行评估，对于跨国公司和他们的分公司来说越来越重要。在日益国际化的环境下，即使是不需要合并报表的单个公司代码，只按当地财务准则出财务报表已经不够了。如图2.30，你看到关于会计记账的例子，为了简单起见，我们假设有两种财务准则，但是其他情况也是类似的。 标准总账会计对于多个财务准则会向相同的科目计入相同数值。在SAP S/4HANA, 在①情况下，你过账一张凭证会更新所有的范围。有时，在一种场景下需要按照不同的财务准则计入不同的数值。建议的方法是，单独地记录凭证来更新每种财务准则，如情况②。在③这种情况下，记账只是准许在特定的财务准则下，而不是所有的，这种情况下，你记账单独的凭证来更新目标财务准则，而不需更新无关的财务准则。 图2.30 在SAP S/4HANA系统中有两种平行账的方法：分类账方法和科目方法。分类账方法对于新客户来说比较推荐。对于想要迁移SAP ERP系统到SAP S/4HANA 的客户，他们已经使用科目方法，那么可以继续使用这种方法。在下一阶段，这些客户可以在单独的项目中实施额外的分类账，在SAP S/4HANA 1610客户可以通过分类账工具来实施额外的财务准则。在每一个 SAP S/4HANA Client，具有一个主分类账。SAP标准的预定义主分类账是0L。在一个client上所有的公司代码都分配给主分类账。按照客户需求，你可以按照财务准则定义额外的标准分类账。额外的分类账定义为两位的字母数字key。在生产机添加分类账需要一个小的项目来实施，可以使用SAP S/4HANA 1610提供的额外财务准则方法来进行实施。在一个全新的非生产机系统或者一个没有记账的新公司代码，这个流程比较简单。为了定义一个新的标准分类账，你需要在配置点：Financial Accounting Global Settings (New)下面添加一行条目。除了输入key还需要输入分类账的名称。如果你复制一个已经存在的分类账，你需要同时也复制这个分类账分配的公司代码。 配置分类账 如图2.31，你可以看到关于每个分类账在client层上的设定，这里你可以看到一个分类账是否设置为主分类账，和分类账类型（标准和扩展）。 图2.31 如图2.32，你可以看到基于公司代码的分类账定义的细节。这里你可以维护以下信息： · 会计年度变量 会计年度变量是用于非主标准分类账的，对于主分类账，它的会计年度变量必须和公司代码的一致。 · 会计区间变量 对应分类账的会计区间变量，每个分类账可以具有不同的会计区间，所以可以单独的开、关会计区间。 · 货币类型 更新到分类账的货币类型，你可以建立多种货币类型在不同的分类账，每个分类账支持10种货币类型。 · 使用总账科目平行记账 当使用科目方法来评估时，使用多个会计准则分配给一个分类账。 图2.32 会计年度变量 会计年度变量定义了一个会计年度的开始和结束的时间，还有把一个会计年度分为几个区间。这个变量随后分配给相关的公司代码。会计年度和期间是根据客户的公司的会计部门和当地的法律法规决定的。SAP S/4HANA提供了多个标准的会计年度变量，可以也可以根据自己的需要创建新的变量，如图2.40所示。 图2.40 通常，你会创建每年一致的会计年度变量，意味着每年的会计年度都是相同的开始和结束日期，也使用和上一年会计年度相同的区间。特殊情况下，你创建不同的会计年度变量，通常是由于特殊原因，比如公司的清算或者收购。特殊的会计年度变量经常定义成短的会计年度，采用非标准的开始和结束日期，如图2.41所示。会计年度如果基于日历年，那么是最简单的。变量K*就是基于日历年的变量。如果会计年度的开始和结束日期和日历年不一致，那么你需要在区间定义中指定这个转换。变量V6就是从七月开始六月结束。会计年度变量20XX 从20XX-1年的七月开始，到20XX年的六月，所以为前六个区间定义-1年的偏移，系统设定正确的会计年，比日历年多一年。会计年度可以有超过12个期间，也可以少于12个期间（三个月一个期间）。期间也不一定都是等长的，一些期间可以比另外的期间长。 图2.41 货币 SAP S/4HANA 预先定义好了世界上绝大多数的货币，并分配了货币代码，如图2.42所示。 你可以通过设置货币的有效期，来达到如果一个国家的货币发生改变，可以在过账时不再使用这个货币。 图2.42 系统采用汇率类型，如图2.43所示，你可以根据业务需要输入不同的汇率。你可以在配置中分配汇率类型给货币类型。 图2.43 在生产机系统，货币转换的利率必须按照区间进行维护，比如每天。这个利率是每单位货币兑换另外一个币种每单位货币的数值。系统提供了可以上传汇率信息文件的程序，也有提供实时读取汇率信息的程序。为了帮助维护汇率信息，如图2.44，因为货币组合有成百上千，你可以定义一个基准货币用来作为其他货币转换的基础。 图2.44 比如： 1. 定义欧元作为基准利率 2. 维护1EUR等于 0.9 GBP 3. 维护1 EUR等于 1.1 USD 4. 系统推算出GBP于USD的汇率 如果你维护特定的货币组合的利率，系统会自动使用它，在记账的时候，你也可以修改这个系统指定的利率，手动指定这个货币转换的利率。 你会遇到两个概念：直接标价法和间接标价法。这两个概念主要决定货币转换方法： · 采用直接标价法，一单位的外汇转换成本币，比如，欧元作为本币，1美元买0.9欧元。 · 间接标价法，正好相反：1欧元买1.11美元。 你需要定义每一对货币是直接标价法还是间接标价法。 SAP S/4HANA准许通过worklist来维护货币，这样维护货币的这个任务可以分给多个员工进行处理。使用worklist可以让多个用户同时维护利率信息，并且也可以通过权限管理来实现特定用户维护特定货币。系统使用货币类型在数据库表的行项目中记录不同的数值。所有的公司代码记录公司代码货币的数值，这个公司代码货币是根据法律规定按照公司运营的国家地区的本位币。除了公司代码货币，系统还会记录凭证货币，因为这也是法律监管规定的。其他的分配给公司代码的货币还有全局货币，这个全局货币是分配给控制范围的。 在交易处理过程中，系统还可以分配其他八种货币给每个分类账。 SAP S/4HANA系统预配置了以下货币类型，你也可以扩展自己的货币类型，如图2.45： · 00 Document currency · 10 Company code currency · 20 Controlling area currency · 30 Group currency · 40 Hard currency · 50 Index-based currency · 60 Global company currency · 70 CO object currency 图2.45 凭证类型和号码范围 在FI凭证类型是用来分类业务类型的。凭证类型在凭证抬头输入，它控制凭证可以向哪些科目过账。凭证类型同时还定义凭证号码范围。SAP S/4HANA 已经预定义了绝大多少业务场景的凭证类型。你也可以根据业务需要定义客户自己的凭证类型。凭证类型是定义在client级的，所有公司代码都可以直接使用这些凭证类型，只要分配给凭证类型的号码范围定义给了这些公司代码。 如果你定义一个凭证类型，那么需要输入两位字母数字组合的编号和描述信息。你可以复制一个具有类似业务的凭证类型。如图2.46所示，具体的凭证类型具有哪些输入信息。 图2.43 以下是几个比较重要的设置内容： · 凭证号码范围 定制分配给使用这个凭证类型的凭证的号码范围。 · 冲销凭证类型 当你冲销一个特定凭证类型的凭证的时候，系统会分配这个冲销凭证类型给对应的冲销凭证。如果这个字段为空，那么系统会分配原来的凭证类型给冲销凭证。比如当系统冲销凭证类型SA的时候，系统使用凭证类型AB作为冲销凭证的凭证类型。 · 权限组 通过分配权限组，你可以通过限制那些没有分配对应权限组角色的用户使用凭证该类型进行过账。 · 允许科目类型 你可以选择可以在该凭证类型下使用的一到多个科目类型。这个可以帮助限制特定业务使用特定的凭证类型，而不会发生错误的过账。 · 仅在批输入中使用 这个选项限制该凭证类型只能通过批处理流程，比如上传Excel文件。 · 外汇凭证的汇率类型 允许你为凭证类型设定默认汇率类型，这样当你选择该凭证类型过账的时候，系统会默认使用这个汇率类型，当然在过账的时候，客户可以手动修改汇率类型。 · 参考号码 这个是凭证抬头需要输入的信息，如果你选择这个字段是必填项，那么系统会提醒客户必须输入凭证的详细信息，通常你会设置这个选项给供应商和客户发票凭证类型。 · 净值凭证类型 你可以为供应商发票设置此选项，当这个复选框被选中，在过账发票的时候，供应商的现金折扣会直接过账到折扣科目。 · 客户/供应商检查 这个标识确保一个凭证只能过账给一个客户或者供应商，但是它不限制向同一个客户或者供应商记账多少条行项目。 · 公司间过账 如果这个复选框被选中，系统允许你使用该凭证类型记账跨公司代码的凭证。 · 输入贸易伙伴 这表示你可以手动输入合作伙伴公司，一般这个选项和跨公司过账一起使用。 记账码 记账码用来定义行项目的科目类型和行项目借贷关系。在SAP S/4HANA 系统中两位数字的记账码通常是隐藏的，因为在很多应用中，你只选择是借还是贷，记账码是基于所使用的应用来分配。比如，总账科目记账时使用40代表借方，50代表贷方，如图2.47所示。使用General Journal Entries app记账，如果用户选择借方，那么系统自动使用记账码40。记账码是定义在client层，推荐使用SAP提供的标准记账码，这些标准记账码基本涵盖了所有的业务场景。记账码除了定义借贷之外，还定义了科目类型是否用这个记账码于销售，是否用于客户和供应商的特殊总账交易，最后还定义了这个记账码的行项目冲销时的记账码是什么。 每个记账码还定义了字段状态。字段状态一般更普遍地由总账科目字段状态组所控制。如图2.47所示，我们可以看到字段状态组，我们需要理解如果同一个字段的多个状态控制发生冲突，系统是如何处理的。如果发生冲突，那么两个字段的状态按照优先级进行选择，以下是优先级的顺序，从强到弱： · Suppress · Display · Req. Entry · Opt. Entry
图2.47 让我们分析一下以下实例： 如果一个字段在科目字段状态级别标为required，然后你在记账码级别定义字段状态为hidden，在你记账的时候会报错，如图2.48。
图2.48 如果一个字段在科目字段状态级别标为display，然后你在记账码级别定义字段状态为hidden，那么这个字段会隐藏。然后如果这个字段自动填写，那么这个字段会被记账，这个字段的值也会在报表中显示。 如果一个字段状态设置为optional，那么字段的状态又另外的设置决定。通常，你在记账码一级设置所有的字段状态为optional，然后字段的状态完全由科目字段状态组所决定。在一些情况下，字段的状态由其他的配置决定，比如，税务码字段只有当科目被标记为税务相关的情况下才显示。另外的一个例子是只有指定为凭证分割的情况下利润中心和段才需要。 表格2.1是SAP S/4HANA系统中默认的记账码范围和科目的分配关系列表。
表格2.1 容差组 在实际业务中都有特定的规定，每个员工可以处理多少数目的交易。如图2.49，在S/4HANA 中最基本的关于科目的设定是容差组。
图2.49 分配给用户的容差组定义了四个关于记账相关的数量： 1. 每个凭证的最大数目，包括所有借贷行项目。 2. 每个未清项的最大数目。（这个不包括自动创建的行项目，比如付款程序创建的行项目） 3. 每个行项目的最大现金折扣比例。 4. 系统允许的最大付款差额，分别定义了多付款项和付款不足款项的数值。 容差值可以按照不同的公司代码分别设置。对所有公司代码，你定义一个空白的容差组，对所有的会计人员采取最普通的容差限制。这个空白的容差组默认分配给所有的用户。然后你必须制定一个特定的容差组给用户来设置特殊的容差限制。 税的处理 税的处理一般都很复杂，每个国家都有具体的规定。SAP S/4HANA处理税的操作有以下几点： · 按照提前定义的规则计算税的数目。 · 按照计算的数目更新税的科目 · 按照折扣和扣除项调整记账税的数目。 · 生成提供给税务机关的税务报表。 SAP S/4HANA 在记账过程中处理以下几种类型的税： · 增值税 · 营业税 · 预扣所得税 |
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