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公司财务制度及流程

2018-04-25  诚信化明

第一章、总则

第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化、规范化和可控性,发挥财务在公司生产经营管理中的作用,以保障提高公司的经济效益,特制定本制度。

第二条、 凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等)采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。

第三条、 本制度适用公司全体员工。

第二章 基本制度及流程

第一条、借款及预付款管理规定

(一) 借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。

(二) 借款管理规定

1、 出差借款:出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款,出差返回后及时办理报销还款手续。

2、 日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原则上需以银行转账支付,不得用现金支付。

3、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用、招待费用、车辆费用等),业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐,除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。

预付款管理规定

1、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、机器设备、工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款,由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额按审批程序批准后办理付款手续。

2、日常零星物资、材料采购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。

3、办理公司各项预付款时,业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”后,方可办理预付款支付手续,预付的金额不得超出合同规定的金额,财务人员要与经济合同核对后,方可支付。

借款及预付款流程

1 、借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。

2、审批流程:主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批。

3、财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

(五)借款及预付款的其他规定

1、公司所有借款及预付款,原则上必须在前帐结清之后方可再借付,确因业务需要而来不及结清前帐,必须以书面形式告知财务室,经主办会计审核同意后方可再借付。

公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款;凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金;凡超过两个月不结账者,一律不予报销,财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。

第三章、公司费用报销规定及流程

(一)费用报销的控制原则:实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查;由财务部门对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查并进行最后的审核批准。

(二) 公司费用报销规定

1、公司一切费用支出必须按先申请.后办理的原则进行,对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销,特殊情况必须经总经理批准。

2、报销人员所报销的费用支出必须真实.合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。报销人员必须凭真实.合规.有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整.数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。

3、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。

4、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据,如:合约或协议、合法的票据等,如因未能取得合法(被税务机关认可)的票据而遭受财务人员剔除的部分支出,原则上不予报销,由当事人自行负责。

5、费用发生完毕后,当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类,采用公司统一规定的报销单,粘贴过程中应区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等;车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等;)分类粘贴,便于归类计算和整理。

6、报销当事人在填写“费用报销单”时,应遵照“实事求是、准确无误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全,并签署自己的名字, “费用报销单”的填写一律不允许涂改,尤其是费用金额,并要保证费用金额的大、小写必须一致,否则无效。

(三) 费用报销流程

1、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→到出纳处报销的程序办理。

2、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人和主管经理进行审核,部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查,审查无异议后,应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。

3、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”送交财务会计进行审核,财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核,应对费用报销的必要性和有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行稽查;

4、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”,应及时送交财务部门,办理报销手续,出纳人员应对“费用报销单”进行审核,重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法,审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。

发票制度及流程

(一)定额发票:领取定额发票要等于合同签单金额或充值金额,不得多领。领取前要在后台填写申请,并签写《定额发票领用登记表》。

(二)机打发票:税点是7%,客户承担税点的不要求单价;客户不承担税点的,模拟网关短信单价不得低于5分,电信不得低于6分(0755、0551、106通道不得低于6分5),否则不予开票。开票金额需大于1000元,若客户一个月中会有多次打款需要开票的,累计一月一开。

(三)发票领取流程

1、机打发票:后台申请——填写《机打发票申请登记》经理或者主管签字同意——到财务处领取机打发票

2、定额发票:后台申请——填写《定额发票申请登记表》——到财务处领取发票

担保制度

为保证公司有序正常运营、规范营业款项担保流程、建立健全担保手续、维护公司财产安全、杜绝死账坏账,有如下规定:

(一):担保对象:

1 、 公司老客户且已经使用我公司产品或者服务的:

2 、 正式签订购销协议的:

3 、 正式书面请求我方担保,并承诺到期付款的。

(二):担保人及限额:

1、普通员工:担保限额≤本人基本工资的工资的2倍且不超过5000元

2、主管、经理助理:担保限额≤本人基本工资2.5倍且不超过一万

3、商务经理:担保款项≤20000元/笔,总额小于等于10万。

(三):追款

财务人员每周对担保款项汇总一次,对超出一周未核销的担保款项予以通知担保人所在部门的负责人,部门负责人监督跟进担保款项及时回款。

(四):其他

1 、对担保款项未收回,不可以在此申请担保(指担保金额已达到本人担保限额)

2 、对于担保超出一个月至次月15号未收回的,停发担保人工资,直至扣发担保金额一致为止。当担保款项收回后,补发担保人工资。

(五):担保手续流程:

普通员工可担保限额内金额,如超出(单笔或者累计)可逐级报批,金额在对应级别批准后,充值人员方可充值。

附则

(一)、本制度未涉及事项,暂按总会计师或总经理的意见核定报销,之后由财务室对该制度进行补充及完善。

(二)、本制度解释权归公司财务部。

(三)、本制度自发布之日起执行。

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