公司会议管理制度

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会议管理制度

第一章总 则

第一条 为了进一步规范公司会议管理，充分发挥会议的沟通、协商与决策作用，提高公司决策能力和办事效率，研究落实重大事项的对策和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第二条 会议是企业组织安排工作、协调关系的必要手段和方式，但会议过多过滥、缺乏管理，不仅不必要地牵涉了各级领导和相关人员的精力，而且将直接影响公司的办事效率和工作风气。结合公司实际情况，本制度的制定原则是采用谁主管谁召集、谁召集谁对会议形成的决议、决策以及执行效果负责。

第三条 会议按类别、内容不同由各相关单位组织，并做好会议管理。

第四条 本制度适用于公司及所属各部门。

第二章 会议类别及组织

第五条 公司级会议包括公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。股东会和董事会由董事会秘书办公室负责组织安排，其他公司级会议由行政部负责组织安排。

1、股东会、董事会根据公司章程每年召开一次，特殊情况亦可临时召开，由董事长主持，董事会秘书作记录，并整理会议纪要，经董事长审批下发。

2、总经理办公会每季举行一次，特殊情况亦可临时召开，会议由公司总经理召集主持，公司副总经理参加。根据会议内容的需要，可吸收公司相关人员参加，由行政部部长或秘书作记录，并整理会议纪要，经总经理审批后下发。

3、公司干部管理工作会由公司总经理召集主持，原则上每年召开三次，特殊情况亦可临时召集。

1）年初由总经理布置全年工作，公司领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

2）国庆休假前最末一天为公司年度管理工作会议，领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

3）年末（春节前）举行新春团拜会，公司中层以上干部及家属参加。

4、公司全体职工大会每年春节前举行,亦可根据公司的特殊情况，临时召开职工大会。

第六条 部门级会议分为部门日常管理工作会和部门联谊会。

1、部门日常管理工作会项目部一周召开一次，销售部二周召开一次，技术部一周召开一次，生产部一周召开一次，质量部一周召开一次。由部门负责人主持，部门全体员工参加，根据会议的需要通知分管领导及相关人员参加。

会议至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学方法研究分析部门各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，安排专题培训等。

2、部门联谊会是为了促进凝聚力，融洽员工之间的关系，营造部门内部团结进取的氛围。各部门每年举行1～2次部门内联谊会，形式不限。各部需先将联谊会计划报行政部，经同意后方可实施。

第七条 生产工人会议：半月举行一次，由生产部长主持召开，安排生产任务，研究、改进和提高班组管理。安全管理员负责安全教育。

第八条 专题会议是公司经营、技术、业务性的综合会议，如经营活动分析会、质量工作会、技术准备会、合同交底分解会、项目协调会、初步设计会审会，技术交流会、生产调度会、安全生产工作会等，是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、项目管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议的要求，保质保量地完成规定任务的会议。

专题会议由公司分管副总批准，主管职能部门负责组织相关人员参加。

第九条 对外接待会议主要指政府机关和上级领导来公司检查、现场办公，以及厂际之间的技术交流和技术合作洽谈的会议。对外接待会议属公司层面的由行政部负责接待安排；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责接待安排。

第三章 会议的组织、管理和服务

第一节 会议的组织

第十条 会议的批准

1、临时召开内部小范围会议由分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

2、本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

第十二条 会议通知

1、会议主办部门需落实会议地点，会议主持人、召集单位、应分别作好有关准备工作（包括拟好会议议程、发言要点）。

2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。

第十三条 会议的准备

1、参加会议人员按会议要求，安排准备相应资料、准时参加，因故不能参会的，会前应提前请假。

2、会议主办部门要做好会场的会务安排，包括会场环境的布置、设施检查等。

3、会议主办部门要做好参会人员的引导和组织。

4、重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节 会议室的管理与服务

第十四条 公司会议室、贵宾室是重要的会议场所，由行政部统一管理。会议室为保证合理安排，使用提前与行政部联系，严禁擅自使用。

第十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第十六条 会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束，会后通知行政部散会信息，行政部安排会议场所清洁卫生。

第十七条 会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。

第四章会议资料管理

第一节 会议纪要的签发

第十八条 会议主办部门要制定专人对会议详细情况进行详细记录。公司级会议由行政部整理会议纪要，报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理，报分管领导审核签发。

第十九条 会议形成的会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议主题或内容，决定事项要明确事由、要求、责任单位或相关责任人、完成时间。

第二十条 会议纪要执行情况的检查由会议主办部门负责，定期会议在本次会议前要先检查上次会议纪要完成情况。不能按时完成会议纪要相关内容的，需在规定完成的时效前向会议主办部门提出未能完成的原因，告知以及准备采取的措施、拟定完成的时间。

第二十一条 会议纪要决定、事项涉及保密内容，应采用保密方式送达签收人。发放范围是根据纪要的密级等级分发，发放应做好签收登记。会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成（特殊情况除外）。

第二节 会议纪要的格式

第二十二条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

1、文本全部使用A4型纸。

2、文头、正文部分用四号仿宋体非套黑字（排板格式见附件1）。

第三节 会议资料的存档

第二十三条 股东会和董事会的会议资料由董事会秘书办公室存档，公司级会议的资料由行政部负责存档，其他会议资料由各会议主办部门自行存档。

第二十四条 公司重大会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章 会议精神的督办

第二十五条 行政部每季对定期会议的质量、会议时间、会议效果等进行督查，并将情况汇总报公司总经理及相关分管副总，作为对各部门及干部考核的依据之一。

第二十六条 行政部负责对公司级会议的重大决定事项进行督办。对会议的决议和内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。

第六章会议纪律和要求

第二十七条 各类会议的参会人员必须按通知的时间及时参加，不得迟到和早退，否则给予100元处罚。

第二十八条 会议期间不允许早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第二十九条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第三十条 会议务求精简高效，发言要言简意赅。会议主持人要严格掌握会议主题，认真研究和讨论；决定相关事项；防止跑题和漫无边际闲谈，提高会议的效率。不提倡对某一问题无休止地争论。

第三十一条 会议期间应严肃认真，若无特殊情况，应控制会议时间。

第三十二条 会议期间与会人员要注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，

第三十三条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第七章附则

第三十四条 本制度自2014年11月起执行。

第三十五条 本制度解释权归公司行政部。