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大家好，我是@爱玩电脑，不会IT高科技，只讲电脑小知识。今天给大家讲讲Word中的邮件合并功能，这个功能在打印请柬或者成绩通知书、证书之类的场景中应用广泛，能大量节省人力物力。我们来看看具体操作方法吧。系统Windows7，软件为Office2007。 概述：假设我们要为企业出具相同格式的证明，格式如下： 图一 证明 如果需要出具的文件较少，我们一个个的输入相关信息就行了，如果有几十个上百个的证明文件需要出具，在Word中输入起来就太麻烦了，而且容易出错，也不便于修改，这个时候，我们的''邮件合并''功能就能派上用场了。 第一步：处理Excel表格数据 一般情况下，我们都会有相关信息的表格数据，如果没有，那重新在Excel中输入也比直接在Word中进行录入更方便一点。假设我们Excel中已经录入好了相应的数据，如下图： 图二 表格数据 第二步：开始使用邮件合并功能 1.先把Excel表格关闭，在Word中，点击''邮件''/''开始邮件合并''/''邮件合并分步向导'' 图三 第一步 在文档右侧出现如下选项： 图四 第二步 选择''信函''/''下一步：正在启动文档''/''使用当前文档''/''下一步：选取收件人''/''浏览''，找到Excel文件 图五 第三步 打开 图六 第四步 我的数据存在Sheet1中，所以选择Sheet1，确定。 图七 第五步 继续确定，然后点''撰写信函'' 图八 选择''其他项目'' 图九 选择相应的位置，插入合并域。 图十 如果现在鼠标的位置不对，就先点''取消''，将鼠标移动到''兹有''字样后面，重新操作。公司名称插入后效果如下：
图十一 点击''关闭''后，将鼠标移动到''公司地址为''后面，依次插入相应数据。 全部插入后的效果如下：
图十二 可以对格式进行调整，比如去掉空格，改变字体等调整好后，就可以''预览信函''
图十三 然后按下面图示方框进行选择。
图十四
图十五 弹出''合并到新文档''对话框，点击确定。 可以看到，生成了6个相同格式的证明文件，我们成功了，下图是第六个文件。
图十六 把生成的文件保存好，就可以打印了。 好吧，在Word中使用邮件合并功能，利用Excel中的数据来简化操作的方法就讲到这里。文章由@爱玩电脑原创，转载请注明出处。 |
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