这样用Excel，想不加班都难啊 ~

刚接触Excel表格时，常常为了做一个表格，汇总一些数据折腾到深更半夜。特别是在月底，季末，年中，年底的时候，那真是累得死去活来……

我原因为，是懂得函数公式还不够多，甚至琢磨着学点VBA。可是后来发现，我的表格一开始就做得不好，结构太乱，才导致了那么多的麻烦。

制作表格时，有5个坑你可能也会碰到。

文丨拉登Dony

来源丨拉小登（ID：ladengchupin）

在制作报告的时候，数据统计起来非常的难，效率非常的低，我们常常归咎于自己的Excel基础差，函数公式掌握的不牢固。但是实际上，更重要的一个原因是，我们的表格可能一开始就设计错了。

下面是制作表格时，常见的5种表格设计错误，遇到这几种表格，想提高效率都难。

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二维交叉表输入，每天1页表格

所谓二维表就是，我们可以通过横向和纵向标题查询，在交叉位置获取需要的数据。这是我们制作表格时，最常见的一种类型，这类表格的主要特点是：

❶ 横向第1行是一个标题。比如线别、计划与实际、日期等等。

❷ 纵向第1列是另一个标题。比如城市、产品类型、不良描述、姓名等等。

❸ 通常每天一个sheet

但是这类表格汇总起来非常的麻烦，引发的最常见的问题就是，多工作表的合并，不知道难倒了多少人。

/ 2 /

横向日期不停往右填

在做日统计报表的时候，这类表格也是众矢之的。数据第1行是日期，随着时间，日期列不停的往右填，导致数据列非常的多，表格非常的宽。、

我见过最长的，日期从2016年填到了2018年，600多列的数据，我的天！

这类表格会有什么问题呢？

❶ 数据查看起来不方便。拖动滚动条的时候，一不小心就过了，来来回回的非常闹心。

❷ 月度、年度统计非常麻烦。根据时间段做汇总统计的时候，非常麻烦，VLOOKUP函数、SUMIFS函数啊，乱七八糟的要写一大堆。

/ 3 /

多级别数据标题

表格的标题有多行(列)，分成了多个级别，级别高的标题可能还会把单元格合并起来，这是这类表格的突出特点。

大家注意看一下上面这个表格的标题，分成了3个级别。第1级标题是（1月份进销存），第2级标题是（预估和实际），第3级标题是（数量、单价、金额）。这样看上去，好像没有什么问题，从上往下看还比较有层次感。

只有在遇到实际的汇总统计需求的时候，才能发现问题，比如：

① 要统计年度每个产品的实际销售金额是多少？

肯定是要写公式了，比如使用SUMIF函数只对金额求和。但是因为第3级标题中，”金额“出现了重复，我们还要排除”计划金额“，“领用金额”等数据。这样公式写起来就麻烦了。

② 统计每个季度的销售预估和实际，对比季度达成率。

这个我已经想不出来，该怎么写公式了。

所以，多级别多行标题，比较容易出现的问题是：

❶ 标题中有合并单元格，根据标题汇总数据时，容易出错。

❷ 标题字段出现重复，比如案例中的3级标题，有多个数量、金额、单价。汇总统计时，增加筛选统计的复杂程度。

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用登记表记录数据

制作表格的时候，为了美观，我们可能会把表格设计成表单的样式。就像上面这个表格，一个sheet被拆分成了多个小的“表格”，这样阅读和填写起来，都比较的方便。

但是现在我们要统计所有工程数量的总和，就不是一件容易的事情了。

另外还有一些拍脑袋设计出来的表格，比如这个为每个部门分配负责人的表格，顺着往下填就行，确实方便。

然后再统计每个人，负责那几个部门？

最后请高手，给写出这样的公式，纯纯的“没事找事儿型”。

{=INDEX(A$1:I$1,SMALL(IF((A$2:I$2=A12)+(A$3:I$3=A12),COLUMN(A:I)),COLUMN(A:I)))}

总的来说，用登记表记录数据，主要的缺点是：表格设计没有规律，数据汇总统计异常的困难。

/ 5 /

多项内容混在一张表里

在帮学员设计一个财务表格时，我遇到过这样类型的表格。

这个表格非常的宽，里面包含了多项不同类型的内容。我们截取其中的细节来看看。

↑合同的信息

↑开发票的信息

↑收款的信息

↑月度统计的信息

这么多的信息，都混在同一个工作表里，就像是一大坨…。每次要统计数据时，都要牵一发而动一坨。统计起来不知道有多麻烦，比如：

❶ 统计某个单位的欠款信息。

❷ 统计2017年度整体的账务数据。

❸ 统计所有未完成还款的记录。

要避免上面的问题，我们最好把不同的内容，拆分到不同的工作表里面单独的统计。

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怎么样？

这些表格设计错误

你犯过几个呢？

你还见过什么样奇葩的表格呢？

欢迎留言

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我是总结

最后我来简单的总结一下。一个好的表格，在设计的时候要尽量均衡下面几个方面的需求：

❶ 方便数据输入，这是输入表的设计。

❷ 数据汇总统计简单。这是汇总表的设计。

❸ 图表做起来能简单一点。这是可视化的设计。

很显然，这5个设计错误，都只注重了数据输入方便，忽略了数据的汇总统计。要同时满足输入和汇总的便捷，我们要在它们之间建立一个桥梁，就是数据表。

有了数据表，使用Excel的透视表功能，我们就可以快速的完成数据统计了。

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作者：拉登Dony