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“小李呀，通知大家下午3点开个会！” 这句话在职场中应该是再熟悉不过了。大家都有被领导抓差去做一些跑腿的时候，准备一项办公室会议，你以为只是发个消息通知大家，到时间点了按时参加那么简单吗？too young了吧！精英君今天就叫你，怎么从这么一件看似打酱油的事情上，把酱油打到carry全场。 1. 明确会议内容 接到领导的一手通知后，你就是会议召集人了，领导说让你安排个会议，千万不要回复“好的”，就草草结束了对话，马上追问会议内容，请领导明确： a． 会议主题 b． 需要参会的同事 c． 需要准备的材料 d． 会议室的确定 请记住以上几个要明确的要点，要知道，如果等你需要确定时，又一次次给老板打电话询问，实在是显得你这位助手太不专业了。撇开你可能并不能随时联系上老板的情况，如果因为这点小事三番五次给老板打电话，那么你在上司心里的业务能力和职业水准绝对会大打折扣。 2. 发布会议通知 明确会议内容后，你应该心中有数会议大概需要的时长去预约相应的会议室，此外，在发布会议通告之前，先列好出席人员的名单，然后向需要参会的同事发会议通知，请需要汇报的同事做好准备工作。如果准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知，在开会前，再发出开会通知。职场上通常采用的手段是书面邮件，邮件中明确会议的时间地点及议题。 如果出现会议的重要汇报人无法参加的情况，你需要第一时间通知领导，是否取消或是延后会议。当然一些只是建议出席的人如果不能参加，就没有那么重要了。 这里，无忧精英网特别提示，在做完官方的正式通知后，有经验的职场老鸟往往会给个顺水人情，私下告知某汇报人“老板对你的项目很重视，我提前给你打个招呼，好好表现哦！”这么做不仅给了同事小人情，还能同时保证会议质量，让整个会议能够高效得进行下去，最终也给会议召集人记上一功。 3. 准备资料与会议室 会议开始前，作为召集人你需要提前检查并调试好投影仪，尽早地将大家的ppt拷到会议室电脑里，并至少放映一遍，核实有没有乱码、动画能否播放等。这么做一是保证会议的高质量进行，以免在会议过程中再去调试而浪费了大家的时间，二来还能够对每个人的发言有一个初步对认识，方便进行会议记录，如果你还能对汇报者的ppt提一些意见，告诉他某几页的内容是老板关注的重点可多花一些时间重点汇报，他们会感谢你的。 作为会议室的预约人，你需要在会议结束后做好会议室的整理工作，确保关闭投影仪，清理好茶水垃圾，归还会议室钥匙等。 别小看了办公室会议准备这件事，职场中只有打酱油的人，没有打酱油的事。如果连一个小会都安排不好，领导如何指派你去安排更重要的事呢。 |
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