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​制度汇编可以这样做

 温柔的TIGER 2018-06-25

  小公司发展几年,由于领导更重视业务和公司利润,加上人员变换,公司或各部门出台的一些制度,有的是正式的制度形式,有的是通知、通告,有的是内网,有的会议纪要,有的是讲话,有的是内部QQ、微信等,通常来讲,比较杂乱,没有人专门去定期整理、归类等。现在领导意识到了,当然有必要去汇总整理成册,既回忆走过的历程,也关注还应当完善哪些,是一件非常有意义的事。但是,要做好这些件,尤其是对于刚入职不久的来说,是不容易的,以下建议,希望能够有些帮助:

1、领导深意在这里

  楼主说“这个问题看起来好像很简单,但感觉领导另有深意”。其实,这件事要做好,不简单,其原因我在前面已经提及,另外,领导也没什么深意,最多就是担心楼主不容易完成好。

  如果领导这样安排了,楼主就自个笨头笨脑的去独自汇总,多半是难以完成的。因为,你根本就不知道这些制度存在或潜伏的方式,或者说哪些人知道这些制度,你根本就没有方向,难道50人挨个问,别人会配合和搭理你吗?你算老几,别的工作都忙不过来,懒得鸟你。

  任何事情,都不是想象的那么简单,要完成好,都是不容易的,不要看到贼数钱时忌妒,也要假设被抓住挨揍的痛苦。

  所以,以下思考不妨供楼主深思。


2、召开制度汇编小组成立会议

  楼主可以直接向领导讲,由于自己入司不久,对公司了解不够深入,要汇编相对完整的制度,需要领导协助,更需要各部门和一些老员工帮助,建议成立汇编小组,并召开成立会议,以告知大家公司重视这块工作,更需要大家配合与支持,只有这样,汇编工作才可能更顺利,更容易达成领导的要求,同时也不耽误楼主其他人事工作的开展。

  小组组长可以是老板,主要负责重大问题的处理,副组长可以是楼主,负责汇编工作的具体实施和推进,各部门负责人和几个重要老员工可以是成员,负责搜集整理各自部门的各种大小制度,与副组长协商整理。

  可以列出汇编计划,可以有调查、听取、搜集、梳理、整理、汇总这几个流程,分别的时间段、责任人、完成标准等都必须明确,可以在每个流程结束时召开小结会,总结得失,同时布置下一个流程的具体工作和注意事项。

  一段来讲,整个流程安排一个月差不多足够了。


3、注意工作方法和技巧

  这原本是领导安排给楼主一个人的工作,但为了完成得更好,楼主出以上主意,领导多半都会配合和支持,但是,具体工作的开展,还是应当要注意一些和技巧,不然,难以收到好的效果,以下几个方面值得注意:

1)重视。

  楼主肯定是重视这件事的,但要让大家都重视才可以。所以,在会议上,楼主有必要将此事提高到“必须按时完成的高度”,否则“谁不配合就要追究谁的责任,就是不积极完成公司安排的工作,就要按相关规定严肃处理”,这时,楼主就要拉领导这个虎皮扯一下大旗,不然别人不会引起重视,即使领导心里不是十分愿意被楼主利用,但私下会想“楼主工作还真有一些方法”,他内心会笑的。

2)提醒。

  公司层面出台的制度相对来说容易搜集,但各部门的大小制度,有的并不一定到公司备案了,确实需要依靠各部门负责人以及一些老员工,但怎么让他们拿出所有东西来,或者改得面目全非才拿出来,楼主就可以私下与他们沟通:

  主要内容是:老板非常重视制度的汇总,是公司多年管理的结晶,也是今后规范管理的基础,大家必须按照原原本来的内容搜集,实际工作怎么做的,工作中实际是什么制度和内容,不要做任何修改的拿出来,形式、内容、词语、格式等都不要计较,公司不会在意这些方面的水平高低,公司会统一规范的,相反,如果藏着掖着,一旦后来发现,或被人举报,或仍然在实际工作中实施着,一定会追究相关管理人员的不诚实之责任,如果工作中有一些做法,但未形成制度,也要提出来,公司可以统一制度化来管理。

3)答疑。

  搜集制度具体到什么层次或详细程度,过程中可能会遇到种种问题,楼主都要接受问询并一一作答,必要时,可以请示领导后再答复。

  回答时要规范、统一,不同的人问同一个问题,回复应当是一致的,不能让第二人去问前面的人,回复要文明、礼貌、有耐性。

4)版本。

  楼主有必要提供一个制度内容的基本版本或格式,这样,大家才方便往里面装东西,不至于所有的制度都让楼主一个人来亲自执笔。

  这个版本可以是:题目(某部门关于***的规定)、目的、范围、职责、定义、内容或流程、罚则、执行等。就是ISO质量管理体系中程序文件的基本框架。


3、查漏补缺

  大家都在执行或操作的制度不容易忘记,但一些具体规定或细小内容就容易不清楚或遗忘,特别是通过内网、通知、会议、讲话、QQ等形式发布的,这就需要有人去翻历史和旧账,去从头到尾详细查看,这个工作楼主可以做一些,各部门也可以安排老员工来做,防止遗漏和搞错。

  这些涉及细枝末节的事儿,可以专门开几次碰头会,大家脑洞大开,特别是老员工要积极发言,从不同角度来回忆曾经发生过的事儿,集中搞几次,就会大大减少被忘记的细节。


4、汇编框架

  这就需要楼主自己来设计,可以自己出初稿,让领导审核,反复修改几次,总能达成领导希望的程度。我认为,这个框架可以是:题目(***公司制度汇编2018年版),这需要占一页,通常用黑体或仿宋。

  以下可以分两个分册,一是公司级,二是各部门级。

  公司级的可以按照总经办、行政部、财务部、人事部、销售部、技术部、制造部等部门出台的制度来汇总,只要是适用全公司而不是单个部门的制度都可以。

  部门级的也可以按照以上顺序排列,但搜集进来的一定只能适用于单个部门的制度,而对其他部门没有约束力的。

  当然,这些制度可以按照出台或实施和年代时间顺序来先后排列,让人感觉更有顺序感和时间印记,更容易让大家接受和适应。

  内容文字最好是仿宋,每页抬头有公司LOGO和公司名称。

  后面符上本制度汇编的各层级管理人员审核审批页。

  最后要求各部门、各员工及时组织学习本汇编所有制度,并按照规定内容执行,自愿全部遵守所有规定,并要求学习后签名。

  这个汇编的部分内容是可以形成《员工手册》的,一般来讲是公司级的内容才可以纳入,一些数据性的可以隐去,比如:工资金额等。

  

  有了这一次汇编,每个部门都存一份整套的制度汇编,电子档只有部门负责人和公司领导那里有,一般是PDF格式,不能修改的。公司当下所有制度归了类,从中就可以看出,公司还应当补充或完善哪些制度,才能适应公司发展的需要,总之,今后的制度规范就有了基础,让后来者更容易上手和把脉。


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