|
要提高Excel的操作效率，这个话题很大，方法也有很多，但其中有一个套路，它的道理很简单却又在很多地方都普遍适用，那就是：批量化。 批量化，是提升操作效率的一道捷径，高手都会使用批量化操作，去代替重复的单个操作。 所以，我们今天主要聊一聊批量化操作中的两个关键套路：批量化的对象选取和批量化的数据处理。 / 1 / 批量化的对象选取
对象选取有三个常用场景和套路： ❶ 选取连续相邻的对象，巧用SHIFT键 ❷ 粗暴直接的全体选取，多用CTRL+A ❸ 选取特定条件的对象，利用定位功能 ❶ SHIFT键的应用 使用场景：选取目标在空间上是连续的，且彼此相邻。 操作方法：先选中第一个对象，再按住SHIFT键的同时，去选取最后一个对象。这样就可以把这两端当中的所有连续对象一次性全部选中。 举两个具体案例。 【案例1】表格区域的选取 要求： 把第900行以后的表格内容复制到另一个工作表中。 普通小白操作： 先找到第901行，选中这一行之后，按住鼠标左键，然后向下拖拽，直到最末一行。 存在的问题： 这个过程当中必须始终保持按住左键，一旦松开了按键，那就前功尽弃了。 高效操作： ①选中第901行； ②拖动右侧的滑动条快速找到最末一行； ③按住SHIFT键的同时，去选取最末这行。 【案例2】多个工作表的选取 要求： 有一个记录全年销售数据的表格文档，每个月的数据单独存一个工作表，1、2、3三个月的表格都已经填好，现在想要继续添加其他月份。 普通小白操作： 老老实实一个一个地插入新的工作表了，然后把表头内容再一个一个的复制粘贴到这些新表上面。 高效操作： ①点击第一个工作表的标签； ②按住SHIFT键，去点击最后这个工作表的标签； ③选中了所有中间这些工作表后，单击右键鼠标选择【移动或复制】，直接复制出同样数目的一批工作表。 如果需要批量修改表头的内容或格式，也可以借助批量选取： ①点击第一个工作表的标签； ②按住SHIFT键，再去点击最后的标签； ③批量选中所有的工作表，这些工作表形成了一个【组】； ④在【组】的状态下，想改啥改啥！改单个表，所有选中的表都会改变。 如果想把12个月份的数据汇总形成全年的总计，求和公式其实也可以用到神奇的SHIFT键： ①新建全年汇总工作表，表头与月份的表头一致； ②选中全年汇总工作表的单元格，输入求和函数SUM； ③求和公式中，先单击第一个工作表，按住SHIFT，选中最后一个工作表； ④输入单元格D3名称，完成公式后回车。 掌握了这个SHIFT批量选取工作表的套路之后，很多操作都可以一次性完成了，比如设置标签颜色、同时删除多个工作表等等。 ❷ CTRL+A的应用 使用场景：把某个范围内的所有对象统统都选中。 操作方法：简单粗暴，先选取其中一个对象，然后按下CTRL+A组合键，A就是All的意思。 【案例3】表格区域的选取 要求： 把整个数据表的范围给选中。 高效操作： 在数据表的范围内先选中一个单元格对象，然后按下CTRL+A组合键，Excel就会自动判断出整个数据表的边界范围并帮我们选中它。 这种自动判断边界的功能非常实用，如果同一个工作表当中存放了多个数据表格，只要他们之间留有空间，使用CTRL+A就能非常准确的选中当前的表格范围，不会影响到其他表格。 【案例4】批量设置单元格 要求： 把下面表格里的黄颜色单元格，全部改成蓝色，或把这些单元格里的内容都删掉。 小白操作： 一个个选中，一一修改。 高效操作： 利用【查找】功能找出所有黄色单元格批量处理。 ①CTRL+F，调出【查找】选项卡； ②点击【选项】，【格式】下拉列表中选择【从单元格选择格式】； ③光标变成带有一根吸管的图标时，从黄色单元格里吸取它的格式设置； ④回到查找选项卡，选择【查找全部】，列表上出现了所有这种格式的单元格； ⑤CTRL+A，即选中所有黄色单元格，接下来想怎么改就怎么改~ 【案例5】全选所有图片 要求： 表格里图片比较多的时候，如何批量选中图片，对图片进行整理？ 高效操作： ①先选中一个图片； ②CTRL+A组合键，就会选中所有图片。 接下来想要修改大小或是调整摆放位置，都会很轻松。 ❸ 定位功能的应用 使用场景：根据单元格的不同属性特征，有目标的选中其中某一类单元格。 具体操作：用CTRL+G或F5打开定位功能。 常用的可以区分不同单元格类型的条件包括：
一个单元格要么是空值，要么是常量，要么就是公式。 【案例6】批量求和 要求： 下列表格中，每个地区的数据行下方有一行空白的汇总行需要进行求和统计。 小白操作： 每一个汇总行一个一个去做求和运算。 高效操作： 利用定位功能选出所有的空白行，接着再使用快速求和的快捷键。 ①用SHIFT键快速选中数据范围； ②CTRL+G，打开定位功能，【定位条件】选择【空值】； ③ALT+=组合键，快速求和！（excel自动判断求和对象）
如果想要把刚才这些求和汇总的行统统标上黄色，也可以用定位功能。 ①选中这个表格中的一个单元格，按下CTRL+G，打开定位功能； ②【定位条件】选择【公式】，就能全部选择汇总行；（因为这些汇总行是由公式产生的） ③修改颜色即可。 所以说，在Excel的使用当中，经常是你在全力做到最好，还不如别人随便搞搞！找对思路找对方法才是最快捷的手段。 / 2 / 批量化的数据整理 数据的整理，通常包括内容的拆分、替换、合并和转换等等，想要进行批量化的整理，最常用的套路也有三个： ❶ 数据拆分和类型转换：巧用分列功能 ❷ 数据拆分及合并处理：善用快速填充 ❸ 随心所欲的数据整理：灵活运用公式 ❶ 分列功能 使用场景：对文字内容进行拆分，把一列单元格当中的文字内容拆分成几列。 【案例7】分隔符拆分 要求： 把下面这个表格中的地址信息按照省、市、区三级拆开，放在不同列中。 小白操作： 一个个单元格地去处理。 高效操作： 借助分列功能的按照【分隔符号】拆分，本案例中的分隔符是「-」。 ①选中要拆分的单元格； ②在【数据】选项卡里打开【分列】； ③选择【分隔符号】的拆分方式； ④分隔符号填入「-」，点击完成。 【案例8】证件号码拆分 要求： 从一组身份证号码当中把出生年份分离出来。 高效操作： 借助分列功能的按照【固定宽度】拆分。如果不同数据行需要切割的位置，字符个数相同，就可以用【固定宽度】处理。 ①选中需要拆分的单元格； ②【数据】选项卡中打开【分列】； ③选择拆分方式为【固定宽度】，进入下一步； ④用鼠标点击要拆分的字符位置，确认无误后点击完成。 以上就是分列功能的两种常规用法：按【分隔符号】拆分和按【固定宽度】拆分。 但它其实还有一个不为人知的隐秘功能，可以用来转换文本型数值和不规范的日期。 【案例9】文本型数值转换 要求： 下图中的单元格的值，看着像数字，实际上是文本，所以不能进行诸如求和的公式运算。如何将它们由文本变成数字呢？ 小白操作： 一个个单元格去重新输入数字。 高效操作： 通过分列功能，高效地完成批量转换。 ①选中要转换的单元格； ②【数据】选项卡选择【分列】； ③点击完成，一键搞定！ 【案例10】不规范日期转换 要求： Excel中除了【年-月-日】和【年/月/日】格式的日期都是不规范的，不规范的日期excel不能使用排序、筛选、统计等日期相关功能，那如何快速把这些不规范日期变规范呢？ 高效操作： ①选中数据单元格，打开【分列】； ②分列设置的前两步都是默认设置； ③在第三步的【列数据格式】中选择【日期】，点击完成。 ❷ 快速填充 使用场景：没有分隔符，也不是固定宽度的字符数，需要拆分时使用快速填充。给一个单元格的拆分范例，excel能根据这个范例进行拆分处理。 具体操作：CTRL+E快捷键。 说 明：快速填充是Excel 2013及以上版本支持的新功能。 【案例11】联系人电话拆分 要求： 一组联系人姓名和电话号码的信息，存放在同一列当中，要求把人员姓名和电话拆分成两列。 高效操作： ①制作范例，将第一行中的联系人姓名和电话分别复制出来放置在右侧两列中； ②选中姓名这列当中的单元格，按下CRTL+E，自动拆分出所有的姓名； ③选中电话这列当中的某个单元格，然后CTRL+E快速填充，完成！ 【案例12】身份证号码提取出生年份 高效操作： ①在第一行，手动填入年份； ②选中年份这列的单元格，CTRL+E快速填充。 【案例13】两列合并成一列 高效操作： ①在第一行，手动将联系人和电话合并，并添加一个符号； ②选中合并这一列的单元格，CTRL+E快速填充。 【案例14】多段内容交换位置 高效操作： ①在第一行，手动填入转换后的值； ②选中转换后这列的单元格，CTRL+E快速填充。 ❸ 函数公式 使用场景：公式可以自动填充，适合批量处理数据。 具体操作：LEFT、MID、RIGHT等文本处理函数以及一些常用的日期转换函数的操作使用。 【案例15】证件号码提取内容 MID函数法： ①输入函数MID； ②填入MID函数的三个参数，分别是要处理的文字对象、开始提取的字符位数、需要提取的字符数（身份证第7位开始的4位数字是出生年份）； ③双击填充柄，自动填充。 如果想要从前面得到的年份推算出当前的年龄，只需要在原有公式上增加计算年龄的条件。 比如输入，“=YEAR(NOW())-MID(C4,7,4)”。 所以，公式可以根据需求进行扩展，适合一些更加复杂的数据整理工作。 【案例16】数据显示格式转换 要求： 一列数字，将它以万为单位显示。 高效操作： 借助TEXT函数来实现，TEXT函数的第2个参数可以设置数据显示的具体格式。 ①输入函数TEXT； ②填入TEXT函数的2个参数：要处理的单元格和数据显示格式，“0!.0000万”； ③自动填充。 如果想要让数字变成中文大写显示，只需改一下格式代码。 把“0!.0000万”换成“[dbnum2]”。 你也可以试试“[dbnum1]”是什么数字格式哦~ 所以，如果你想让Excel更听话，让它变出更多花样来，那就不妨跟着我们多学点函数吧~ |
|
|
