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1、会议通知:会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划(紧急会议可以电话通知)。 会议通知的内容应包括如下几项: 会议标题:标题要简洁、明了，要突出会议内容。 会议时间:具体开会时间，如2009年10月30日上午9:00;
会议地点:具体开会地点，如公司本部七楼会议室(如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆放指示牌) 会议内容:具体工作会议的内容。 参会人员:具体参加会议的人员。 署 名:发文单位/部门的署名、日期(在通知的右下角) 2、会议材料的准备:会议材料最好要提前一天准备好。 3、会议会场布置:?、会议条幅:要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性(特别是要注意词义的具体情境)，最好在会议的前一天下午挂好(会议在第二天上午召开)或上午挂好(会议在当天的下午召开);?、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好(注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池);?、投影设备:会议前一天要调试好;?、桌椅位置的摆放:位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次(具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎的，一定要小心哦)，领导出席牌的排放位置。?、茶水:安排工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。?、签到表:一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记。?、会议纪要:一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档，作为历史资料。
对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢,作为一个专业的会议管理公司，我们提出以下一些建议供您参考。 一、 确立明确的目标 对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
二、 完善信息的采集与分析
信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新 每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。 |
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