【原】Excel数据汇总：数据透视表应用技巧

通常我们使用透视表就是用来汇总数据啦，把字段一拖放，汇总数据的工作就已经完成了百分之八十，简直是太方便了！那今天我们就来处理剩下20%的工作吧~。

一、数据透视表排序

在如图所示的表格中，需要对数据进行统计，计算出每个部门每个人领取数量和金额的占比，并且可以按月进行筛选。相信看过前两篇教程的小伙伴都会操作了吧。

这里就不赘述了，透视表结果如下。

下面我们来学习剩下百分之二十的工作。

1.单个关键字段排序

现在需要将领取数量按照由高到低的顺序排列。在领取数量列中任意单元格单击右键，点击“排序”-“降序”。

则可以看到每个部门的汇总数量按照降序排列了，但是每个部门内人员的领取数量并没有按照降序排列。

右键单击岗位列任意单元格，选择“排序”-“其他排序选项”。

在弹出的对话框中，点击“降序排序”-“领取数量”。点击确定。

此时可以看到，每个部门内人员的领取数量也降序排列了。

2.多个关键字段排序

前面我们的需求仅仅是对领取数量进行排序，那如果领取数量相同时，需要按金额降序呢？

为了更直观地给大家展示，我们先取消分类汇总。点中透视表，点击浮动选项卡里的“设计”-“分类汇总”-“不显示分类汇总”。再删除“部门”和“岗位”字段。结果如下。

在领取数量列中单击右键，点击“排序”-“降序”。结果如下。

当领取数量相同，再按照金额降序排列，在金额列中单击右键，选择降序，结果如下。

大家会发现，这时金额是降序排列了，可是领取数量列顺序又打乱了。因为透视表每一次排序都会刷新，不会保存上一次排序的结果。

怎么办呢？在名字列中单击右键，选择“排序”-“其他排序选项”。在弹出的对话框中点击“其他选项”。

取消勾选“每次更新报表时自动排序”。点击确定。

这时再依次设置金额和领取数量为降序排列，就可以得到正确结果。如下所示，领取数量为降序排列，当领取数量相同时，按照金额降序排列。

3.手动输入排序

如下所示的表格，我们先创建一个数据透视表。

透视表如下所示，我们需要将部门列排序。

若直接右键升序排序，结果如下，中文文字的排序，是按照拼音升序排列的，并不是我们想要的结果。

其实，我们直接点中第一个单元格，输入“市场一部”后回车，部门列就排序好了。如下所示。

4.设置自定义排序

前面3种方式都是我们先建立数据透视表之后，再对数据进行排序，其实我们还可以提前设置好排序规则。

点击“文件”-“选项”，弹出如下所示的对话框。

点击“高级”-“常规”-“编辑自定义列表”。

在右边输入序列，回车换行。

点击添加，在左边的自定义序列中就可以看到了。点击确定。

此时我们再选中上一个案例的数据区域，插入数据透视表，拖入字段，会看到透视表的第一列已经自动排序好了。

二、数据透视表插入公式

数据透视表中使用公式也是非常方便的，我们还是用第一个案例数据做示范。

公司规定，每个人一年内领取物料的总金额中的0.3%要从每个人的工资中扣除。

点中数据透视表，在浮动选项卡中点击“选项”-“域、项目和集”-“计算字段”。

在名称后面输入“扣除金额”。

然后在公式后面输入等号，点击下方的字段“金额”，点击“插入字段”，则公式后方便出现了“金额”。

将公式输入完整后，点击确定。

会看到透视表后方自动插入了一列，已经计算出了每个人需要扣除的金额。

大家看完今天的教程，对于数据透视表已经不像最初那么陌生了吧？熟练使用透视表，并充分发挥每一个工具的作用，可以为我们工作带来很大的便利，下来一定多多操练哟！

＊＊＊＊部落窝教育－Excel数据透视表＊＊＊＊

原创：胡萍/部落窝教育（未经同意，请勿转载）