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25岁以后,被Excel打过的14个耳光

 树悲风 2018-08-21

几乎所有的用人单位在招聘要求上都会写一句:熟练掌握Office。

 

那什么程度才算得上熟练呢?

 

之前我们介绍过用Excel来作画的77岁日本老爷子堀内辰男。

 


 

看到了吧,Excel大神可能从来都不用Excel来做表格,你对Excel的力量一无所知!

 

这也难怪,其实我们大多数人对Excel的了解只停留在简单的加减乘除画表格的阶段。

 

不如先从学一些避免加班的干货开始吧!

 



 


数据验证

给数据把个关

 

在工作中,一份报表的数据往往需要多个部门来提供,多人填表的情况就会经常发生。


而上报的表格却总是状况百出,让人心烦:五花八门的日期格式、乱七八糟的数据填写、错误频出的身份证号,永远都不完整的必填信息。

 

自己返工?退回重填?你可以试试数据验证功能,帮你给数据把个关。

 

  • 技巧1:下拉菜单任你选

 

给填表者提供一个标准答案的可选下拉菜单,避免了手动填写,也就尽可能地减少了错误的发生。

 

操作步骤:

 

选中性别列所有空白单元格—【数据】选项卡—点击【数据验证】按钮—在对话框中设置验证条件。允许为序列,来源为男/女。

 

注意逗号为英文输入状态下的半角逗号。点击确定,完成。



  • 技巧2:不规范的日期别偷溜


让填表人正确录入日期,是非常让人头疼的事情,要么格式千奇百怪,要么压根就不是日期。


操作步骤:

 

选中日期列所有空白单元格—【开始】选显卡下设置数字格式为短日期—【数据】选项卡—点击【数据验证】按钮—在对话框中设置验证条件。

 

允许为日期,设置日期区间:介于1948-7-22与2018-7-22之间(可根据需要灵活设置)。点击确定,完成。

 

当日期格式错误时,则会弹出出错警告。



  • 技巧3:限制输入长度

 

当录入身份证号码或手机号码时,总会有人少输或多输数字,能不能限制输入长度呢?

 

操作步骤:

 

选中手机号码列所有空白单元格—【数据】选项卡—点击【数据验证】按钮—在对话框中设置验证条件。允许为文本长度,设置长度为等于11。点击确定,完成。



  • 技巧4:重复信息通不过

 

很多信息项是唯一不可重复,比如员工编号、身份证号等信息,如何避免失误造成的重复输入呢?

 

操作步骤:

 

选中员工编号列所有空白单元格—【数据】选项卡—点击【数据验证】按钮—在对话框中设置验证条件。允许自定义,通过COUNTIF函数进行设置。点击确定,完成。

 

=COUNTIF($A$2:$B$10,A2)=1,表示单元格内的值出现次数为一次;

公式COUNTIF(range,criteria),条件计数函数;

range表示要计算其中非空单元格数目的区域,criteria表示统计条件。



要数据分析

就用透视神器

 

1分钟的时间你能做什么?冲一杯咖啡?打一通电话?


1分钟的时间完全可以搞定一份复杂的数据分析报,其诀窍就是下面要介绍的神器——数据透视。

 

  • 技巧5: 创建数据透视表-不同城市不同商品的销量统计

 

操作步骤:

 

选中数据区域中的任意一个单元格—【插入】选项卡—插入数据透视表,数据区域会自动进行扩展。通常我们会选择数据透视表位置为“新工作表”,点击确定。

 

在窗口右侧的数据透视表字段中进行勾选或者用鼠标左键选中按住不放拖拽到相应位置,比如本例中行字段拖入城市、列字段拖入商品,值字段拖入销量,统计报表即可完成。



  • 技巧6:多个数据分析字段:计算总额和平均值

 

操作步骤:

 

根据部门和总额创建数据透视表,创建完成后,将字段“总额”再拖一次到【值字段】区域。右键单击新拖入的“总额”,选择【值字段设置】,变更统计方式为平均值,变换完成。

 

总额和平均值同时显示。



  • 技巧7:组合汇总:按季度进行统计

 

操作步骤:

 

根据日期和销售额创建数据透视表,创建完成后,右键单击任意一个日期值,选择【创建组】,选择【季度】,确定。

 

统计结果显示为季度统计。同样地,你也可以选择【月份】或者同时选择【季度】和【月份】



教你四个套路

数据可视化

 

如何让你的表格表现力十足,接下来就带大家一起学习Excel中常用的四个可视化套路:条件格式、迷你图、函数法、图表。

 

  • 技巧8:条件格式-数据条、色阶、图表集

 

对于符合一定条件的数据,我们可以通过设置其格式来突出显示,比如数据条、填充颜色差异或者图标集的方式。

 

操作步骤:

 

选中所有数据—【开始】—【条件格式】,选择数据条或者色阶或者图标集,操作完成。



我们会发现,目前的设置规则都是系统默认的,那如何根据自己的需要,将不同范围的数据呈现出不同的结果呢?

 

我们需要对设置的条件格式规则进行重新编辑。

 

操作步骤:

 

选中已经条件格式的数据—点击【条件格式】下的【管理规则】,在对话框中选择【编辑规则】,根据自己需要的数据范围设置相应的规则即可。



  • 技巧9:迷你图

 

迷你图是嵌在单元格中显示的微型图表,可以分为折线图、柱形图、盈亏图,能够简单直接地表达出数据的变化。

 

操作步骤:

 

选中所有数据—【插入】-【迷你图】,选择要插入的迷你图类型及插入的位置,完成。我们也可以对迷你图进行颜色、数据点、坐标轴等进行进一步的设计。



  • 技巧10:用REPT函数生成条形图

 

同样地,我们也可以用函数来生成常用的一些图表。

 

操作步骤:

 

=REPT(“|”,C3*0.01),将字体设置为Playbill,完成。REPT函数结构为=REPT(文本,重复次数),“|”位于Enter键的上方。表格中数据比较大,进行了缩小的处理。



  • 技巧11:各种类型图表-柱、条、折线、面积等

 

常见的图表类型很多,比如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图。如何根据数据呈现的需要选择合理的图表类型呢?这里给到大家一份图表类型指南。

 

 

那如何制作图表呢?在这里,我们给大家讲解一种包含柱形图和折线图的组合图的制作,让大家快速入门图表制作。

 

操作步骤:

 

选中所有数据,【插入】选项卡下,插入簇状柱形图,生成柱形组合图。单击选中组合图中的“平均成绩”,在【设计】选项卡下,选择【变更图表类型】,设置为折线图,点击确定完成。



专业输出

告别打印烦恼

 

辛辛苦苦做出来的报表,打印出来发现却没法用?一行数据分散在好几页?第2页开始没有了标题行?页码怎么加?


打印也是一门技术活,这个部分就教大家解决这些问题。

 

  • 技巧12:缩放到一页纸打印

 

操作步骤:

 

点击【页面布局】-【页面设置】的右下角箭头符号,弹出“页面设置对话框”,在缩放中设置成1页宽,可不设置1页高,操作完成。



  • 技巧13:让打印的每页都有标题行


操作步骤:

 

点击【页面布局】-【页面设置】的“打印标题”,设置打印区域,选择第一行为顶端标题行,也可以根据需要设置多行或列作为标题,点击确定,操作完成。


 

  • 技巧14:添加当前页页码和总页码


操作步骤:

 

点击【页面布局】-【页面设置】的右下角箭头符号,弹出“页面设置对话框”,在“页眉/页脚”项中,在页脚处选择“第1页,共?页”,点击确定,操作完成。



今天的内容看起来比较复杂,实际上非常简单,只需要你动动鼠标和键盘,跟着文中的步骤操作起来。还在等什么,马上开始吧!

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