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曾经指导过一个学生，她顺利进入了投行实习，一天半夜突然给我打电话，都快哭了，跟我说，“少毅老师，我不知道该怎么办了？” 她做投资经理助理，每天跟着经理到处听路演，听报告，经常一天要参加四、五个会议，甚至有时一个会议要持续5个多小时。 由于工作的特殊要求，每一场路演，领导让她第二天上班前把前一天会议记录交给他，第二天大家进行内部讨论，讨论的时候她还要做好会议记录。 我以为她是受不了投行的工作量太大，正准备安慰她。 她却说道，因为这种路演有很多专业名词根本听不懂，做记录的时候非常吃力，只能用录音笔先录下来，晚上回到家一遍一遍地听，每天睡不到5个小时，她这样已经快一个月，白天要不停喝杯咖啡才能打起精神。 后来我指导了她一周的时间，最终帮助她解决了这个问题。其实，大多数职场新人进入职场，被领导要求做的第一件事就是会议记录。 作为职场的小白，领导眼下能交给你的工作中最重要的，可能就是会议记录了，如果你能够交出漂亮的会议记录，就更容易获得领导的认可。 但是如果你连会议记录都做不好，领导就会怀疑你的能力，觉得你的基础素质不高。 其实，别看会议记录好像很基础，但是它能够帮你迅速地了解公司的业务状况，知道公司各个同事的职责范围，甚至了解到同事们的性格特点，所以做好会议记录对你的职业发展是很有帮助的。 那么职场新人怎样才能做出一份漂亮的会议记录呢？我又是怎样帮助这位投行的女孩子做好信息量如此巨大，专业性又这么强的会议记录的呢？ 今天教给你做好会议记录的“四要素法”，只要你在做会议记录的时候牢牢抓住这四个要素，面对绝大多数会议记录，你都能够轻松搞定。 在教给你这“四要素”之前，我要先提醒你：当领导让你做会议记录之前，你应该先问一下领导会议记录的要求，绝大多数公司不会要求做逐字式的会议记录。 通常领导只会要求你记住重点和关键信息，你最好问问领导，是否有会议记录的模板，如果公司有统一的模板或范本，那问题就好办了。 如果公司没有统一的模板，你就向老同事要一个他过去做过的会议记录，总之，最好先有一个参照。 如果你被临时要求做一下会议记录，来不及准备怎么办？接下来会议记录的“四要素法”能够帮助到你。 会议记录第一要素：会议议题 在开始会议记录的时候，你首先需要明确本次会议的议题，这一点并不困难，通常会议主持人，又或者是会议中职级最高的领导在会议开始的时候，通常会说类似这样的话：今天开会的目的是讨论确定下一周的市场活动方案。 这就是你首先需要抓住并记录下来的关键信息，每一次开会必然是要解决一个或者多个问题。 记下主要的会议议题之后，可能还会出现小一些的议题，例如主持人会说：“今天开会的目的是讨论确定下一周的市场活动方案，不过开始确定新方案之前，我们需要复盘一下上周的市场活动情况”。 这就说明会议将进入第一个分议题，你需要立刻记录下这个分议题，无论是只有一个议题的会议，还是有多个议题的会议，首先要抓住每一个议题。这是会议记录的第一个关键步骤。 会议记录第二要素：信息分享 会议明确了大大小小的议题之后，接下来就是针对议题大家交流和讨论的环节了，其实开会首先是大家分享信息的过程，让各个部门了解彼此的情况，做到信息对称。 例如会议的议题是先复盘总结一下上周的市场活动情况。这个时候策划人员可能会说，我们的策划做的很好，活动亮点很多。 地推的人员就说，他们覆盖了多少用户，增加了多少流量；运营人员就说他们整合了多少线上的资源，增加了多少粉丝。 在这个环节，你首先需要写下他们各自所属的部门和姓名，在姓名后面写下他们分享的信息，这个时候你需要抓住两种关键信息： 首先是数据，例如运营请来了哪些大V转发，阅读量是多少，数字是一定需要记录的。 其次就是做出明确判断的信息，比如运营部门觉得效果不错，就写上效果不错，又或者他们认为有什么问题，例如他们觉得这次请来的大V不太合适，没有精准地覆盖用户，这也需要记录。 这些数据以及做出明确判断的信息，都是需要记录的关键内容。 会议记录第三要素：方案讨论 在各个部门做完信息分享之后，接下来就是讨论方案。 每一次开会，都是为了解决问题，会议中大家已经分享了观察和思考，汇报了上周的情况，就到了讨论下一周方案的时候了。 这时往往是会议最激烈的时候，很多职场新人就是在这个地方开始不知所措，因为他们的注意力被各种针锋相对的观点带走了。 其实做会议记录只需要时刻保持一种旁观的视角就好，在这一个部分，你只需要明确地记录每一个发言者的主张即可。 例如对于下一周的市场活动，策划觉得应该增加投入做更大的活动，地推觉得应该增加地推的礼品，运营觉得应该增加运营投入购买更多更精准的流量。 明确发言者的主张之后，其次才需要记录他们支持这一主张的各种理由，你不需要着急去记录他们是如何论证，又是怎样说服对方的，这些并不是关键信息。 只要记住了各个参会者的核心主张，你的思路就会很清晰，不要太在意听不听得懂。在会议的这个环节，肯定会不停地讨论，这个过程你并不需要全都记录下来。 需要注意的是，在这个阶段，你还需要记录一些大家突然迸发出来的好点子，不管这些点子最终是否形成决议，领导都会希望在会议记录中看到，所以最好不要遗漏。 会议记录第四要素：最终决议。 开会的目的肯定是为了解决问题，但是开会本身是没办法解决实际问题的，只有靠会议结束之后的分工和执行。所以会议最终必然要形成某些决议去执行，决议通常包括这样几点： · 行动负责人 · 行动参与人 · 行动方案 · 时间节点 · 目标与要求 如果你能明确这5个要素，那么会议的决议就会非常清楚。这些要素其实就是在说明3个问题：谁来干，怎么干，要干成什么样。 举例来说，最终讨论的结果是：策划部门需要重新出一份活动策划，由李经理负责，周二下班前完成，交给活动部门。 活动部门张经理负责，准备活动执行，周五活动线上线下同步开展，策划部门同事提供支持。 完成这样的记录，就是一份很不错的会议记录了。 千万不要小看会议记录，它是要抄送给参会的每一个人的，大领导也会看到，如果你能做出一份条理清晰，主次分明，排版大方的会议记录，你会给大家留下很好的印象，自然而然会获得更多的机会。 在职场打拼，很多时候就是这些关键的细节帮助你出类拔萃。 |
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