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《岗位说明书》的用途，相信大家都有过初步的了解，不管是HR，还是部门主管，它都是人员配置、人员管理的基础。缺少岗位说明书，我们只能凭感觉来做事情，只能凭道德去要求一个员工的行为准则。 那么要撰写岗位说明书，首先需要做岗位分析，收集相关的岗位信息。 岗位分析的方法有七八种，这里由于篇幅有限，就分享几个最常用的岗位分析方法： 1、观察法：观察这个岗位的人在做的事（可分直接观察法、阶段观察法、工作表演法三种）。这个适合操作型岗位，不适合高层的岗位。比如总经理这个岗位，你如果用观察法，只是看到他在那里喝喝茶，看看报纸，观察不出什么东西来，其实他的工作都在脑子里。 2、工作日志写实法：让员工在一段时间内用日志的形式记录他的日常工作。这个方法适合事务性岗位，比如人事岗等，记录他这一天或者这一段时间，他做了什么事。但这个方法不适合项目周期性较长的岗位。 3、问卷法：设计一套岗位调查问卷，由该岗位的人填写，再由调查者将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，用于对工作相关信息进行描述。问卷设计的内容可分为：做什么？ 为什么做？重要程度？衡量标准？耗时多长？等。 有些员工可能会写得太简单，假如，你开了一个餐馆，你问你的厨师他的岗位职责是什么？厨师跟你说，我的岗位职责就是炒菜，但是难道一个厨师的岗位职责就是一个事情炒菜吗？反之我们可再问一个问题，那你炒菜要达到的结果是什么？思考一下，他作为厨师有哪几个岗位职责，分别要提供什么样的结果？比如首先第一个叫做饭菜的可口率要达到多少。第二个，比如说采购原材料，那采购的原材料我们要达到的结果是什么？如你要对过去采购成本进行一个预算，不能高于过去同期的采购成本。第三个，比如说你作为一个行政大厨，你还要具备一点就是团队的打造，不能成为一个大厨没有接班人，没有培养出优秀的厨师出来。第四个，你的后厨管理，甚至你的服务，这些都是这个厨师应该所具备的工作类别。 4、访谈法：按事先拟定的访谈提纲与该岗位人员进行面对面交流和讨论。 这里推荐访谈法和问卷法搭配起来使用效果更好，具体步骤如下： 1，经理/人力资源部，设计《工作内容调查问卷》。 2，发给该岗位人去填写，让下属先思考一下自己的职责，履一下自己的工作内容。 3，经理拿着下属填写的问卷针对要修改和确认的地方和下属沟通，目的是澄清工作细节和职责。 4，沟通完后，经理润色整理，执笔写《岗位说明书》。（为什么岗位说明要经理写呢，原因是：经理写得更标准客观，符合自己的意志，下属会写得过于简单，或者避重就轻，或者把别的事写道他这里，他的事写道别人那里，或者条理不清） 5，经理写完后和下属一条条对，员工认可不认可？对员工的要求是否得到员工清晰的领会。管理学上有个词叫“参与感”，要员工充分的参与，大家才有认同感，更积极的去执行。 访谈图示：
下面再说说岗位说明书，一个完整的岗位说明书包括：岗位名称、部门结构、内外部关系、职责描述、权限描述、任职条件KSA等内容。 有些内容比较简单，就不多说，这里分享一下比较难的部分和注意事项。 1，权限描述一栏，不外乎就三个部分：人，财，务 人，管人方面的权限。例：批准...类（或级）以下员工的录用，考核，升迁，出差、请假等。 财，就是财务方面的权限。如：批准...元以内的....费用。 务：是指业务上的权限。不是指物体，如果是物体方面，比如：电脑的分配...等物品的使用和调拨权可以归类到“财”里面去写。业务上的权限举例：决定销售政策、销售目标的分配、XXX建议权、批准...（事项）等。 2，岗位职责与工作内容； ①岗位职责描述： 一般分两大块内容。 第一块：“岗位职责表述”。这里要写得简短清晰，一句话说明。按照事情重要程度的顺序来写，不是按照紧急程度的顺序来写，如果按照事情紧急程度的来写，那我们每个人都成了“消防大队长”。 第二块：“工作任务”。“工作任务”是岗位职责表述的细化和拆解。它的罗列并非是杂乱无章，随机的，而是按照一定的逻辑顺序，比如按做事的流程步骤来写。写完让人一看就知道他干的是什么，那么就清晰了。 举例：
岗位说明书的表达方式： 1，描写岗位使命可以按照：根据....，通过....,达到。。。。这样的固定格式来写。 2，描写岗位职责的表达方式：动词+受体+目的 （表目的的词：达到../以保证../以实现../以掌握../以促进） 比如有的人写：“录入....数据到...系统” 后面就没了，目的就不知道在哪，后面如果加了目的“以生成催款单”就清楚了。 写法举例：制定....规章制度，包括XX制度、XX制度，以实现规范经营的目标。 有些情况下，加了“目的”还是不够精准。这时候就要加一个词叫：“包括” 比如你问一个人上啥班呢？那人回答说：分析资产状况。 听完你就晕了。如果写明：分析资产状况，包括：资产位置、面积、居民经费。把前面的范围定义清楚，描述，补充说明就清晰了。 再比如：制定财务报表，最好写上哪些财务报表。（成本会计与出纳做的财务报表不一样） 再举个例子：“审查产品质量是否符合规定”，这句话“检查”很清楚，“产品质量”不清楚，就要加上”包括“：尺寸、颜色、外型。 3、描写经验的顺序是：工作经验-行业经验-岗位经验 ③注意用词 尽量把“负责”这个词改成具体的动词，比如：起草、编写、审核、制定、保管等。 但，如果这件事出了事全由某个岗位的人负责，那这个岗位就可以用“负责”这个词。 如果“负责公司培训“，培训专员也负责，人事经理也负责，部门经理，总经理也负责。那么出了问题到底该谁负责呢？ 还有一个词”处理“，这个词也很含糊，比如写”处理文件“，“处理”是什么意思？ 是整理分类，还是写文件，还是直接扔掉呢？因此，在编写时，需要区分到底是对文件进行分类，还是分发，还是清理？尽量使用精准的描述性语言。 其他注意事项： 1，岗位说明书，不是参照自己或者岗位人员现有的工作水平。而应站在公司战略规划未来1-2年左右的角度，按为更好的完成这个战略规划，这个岗位需要达到怎样的工作水平来编写，力求客观，对事不对人。 2，主管的岗位职责≠下属岗位的岗位职责的集合。主管的岗位职责应是在更高的层面上所负有的职责。尤其是主管的管理职责是下属岗位所不具有的。如：某主管的一项岗位职责为：合理进行岗位分工与绩效管理，确保所辖岗位分工合理、工作量饱满。 2，岗位说明书编写完后，向员工说明，岗位说明书里没写的也并不代表不干，岗位说明书展现的是2/8原则，也就是你最重要的工作。 3，若有员工反馈岗位说明书里的要求太高，达不到。告知员工，既然你能在公司工作这么长时间，说明公司认可你的能力，但公司也希望你有一个成长的空间，随着公司的发展一起进步。 今天就分享到这里，希望能给您带来帮助，大家还有什么其他的补充也可以就此提出讨论。 |
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