一、数据有效性 数据有效性,又指数据验证,是对数据格式及内容进行规范、限定,达到统一、纠错的目的。 数据有效性内容较多,常见的功能为其中的下拉菜单。 1.下拉菜单 简便下拉菜单: 在文本数据列下方,按Alt+↓,可调出上方文本的下拉菜单,供选择、快速输入。 此方法无需对 数据验证 作设置。 2.进阶下拉菜单: 位置:菜单栏 数据 - 数据验证 定义数据类型: 1)序列,即下拉菜单 2)整数、小数、日期、时间,可定义范围 3)文本长度:应用场景:身份证、手机号 4)自定义公式。 二、下拉菜单的操作 1.序列操作:设置验证条件为 序列 2.序列来源: 1)手输,需用英文逗号间隔 2)直接引用目标列,目标列可设为超级表,可添加新数据后自动更新 3)定义名称:先为目标区域定义名称,再在此输入名称框,可按F3调用 4)若设置时未全选之前设置过的区域,可勾选“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改” 三、数据提示及警告 1.数据提示 提示信息:数据 - 数据验证 - 输入信息 作用:比批注更直观,选中单元格后立即显示 2.数据警告 出错警告:输入不符合规定的数据类型,则警告报错 警告样式:停止、警告、信息。设置为后二者,确认提醒后,仍可输入不符合规模的数据。 3.无效数据的复核: 功能:批量纠错 位置:数据 - 数据验证 - 圈释无效数据 四、下拉菜单应用场景: 1. 时间、日期: 验证条件为序列,来源为绝对引用某单元格,该单元格的函数为时间的 Now()、日期的 Today()。在下拉单元格时,该单元格将自动更新为当前时间。 2. 会计借贷记账: 对两列设置counta函数,要求两列counta的结果为1,即一行两列中只可录入1个数据 3.省份、城市列表-方法1,定义名称框: 1)对省份作序列 2)全选省份、城市列表,定位常量,菜单栏 公式 - 根据所选内容创建,勾选首行(视情况而定)。 3)对待录入城市所在列,设置序列,录入公式: =INDIRECT(A2),完成 INDIRECT函数:间接引用 公式:=INDIRECT(A2), 含义:引用目标单元格中(如A2,其内容为C4),所披露的第三个单元格的数据(即C4的数据)。 若要实现直接引用,加引号,即=INDIRECT("A2"),等效于=A2 4.省份、城市列表-方法2,offset函数法: OFFSET(reference,rows,cols,height,width) reference:参照单元格 rows:下移行数 cols:右移列数 height:目标区域高度 width:目标区域宽度 同时一并介绍下 Match 函数和 Index 函数 5.联想式下拉菜单 定义名称,可右键设置,无需点击左上角名称框 同样需要用到 Offset 函数。 |
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