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覆盖 80% Excel 问题的 20+个基础概念

 SUNSHINEsql01o 2018-12-01

Excel,作为数据处理的电子表格,相信大多数人使用过并领略过它的强大。你可能现在已经用的很顺:

很快能筛选出想要的数据;

按老板的要求对数据进行排序;

制作好看的报表;

随手写几个公式从身份证号提取出生年月信息;

还会用VLOOKUP函数从几万行数据中找出想要的数据。

但是一段时间后,你发现问题接二连三的出现。

简单的问题,你知道如何做,但是每次重复进行相同的操作,导致你效率低下。

数据就在你眼前,但是筛选框里怎么也找不到。

你明明输入的是数字,却变成了日期。

VLOOKUP 函数经常返回 #N/A 错误,你却不知道为什么。

查找需求从一个条件变化到多个条件,你没有了思路。

相信我,这些问题的出现完全正常,而且出现的好。通过阅读本篇内容,现在你可以回头看,去了解刚开始你似懂非懂的概念,这一次彻底搞懂。

如果你是新手也没关系,在你进一步学习Excel之前,形成系统的知识框架,将有助于你明白Excel的原理,发挥它的强大的功能。

这篇文章将图文并茂地介绍并解释 Excel 的 26 个基础概念,帮助你形成和梳理 Excel 的基本知识框架。了解这些概念,基本可以覆盖在日常工作中遇到的大部分问题背后的原理,从而快速找到解决方法。

Excel

Excel是电子表格软件,是 Microsoft Office 办公软件套件的一员。使用 Excel 可以做到数据相关的很多事情,包括:

结构化存储数据,便于查找和分析

使用一些列内置功能,规范和重新组织数据

使用函数与公式进行数据处理

使用数据透视表、PowerPivot等工具进行数据分析

创建更直观的图形与图表

还有很多很多

在以后的文章中,我们将详细了解和运用上述提到的和很多其他的Excel的应用。

基本概念

1.工作簿:Excel 文件的另一种名称,也是使用最多的名称。通常,新建的工作簿包含一个或多个工作表(通常是1个或3个)。工作簿像其他文件一样,可以保存到电脑上,使用 Excel 打开、编辑、保存。

2.工作表:工作簿的组成部分,由分布在多行多列的单元格组成,用来存储用户数据。一个工作簿中,可以插入足够数量的工作表。

3.单元格:工作表的组成部分,Excel 存储数据的最小单元,位于工作表行列交叉处。单元格可以存储以下五中类型数据和内容:

数字。包括数字、日期和时间。

文本。

逻辑值。包括 TRUE 和 FALSE。

错误值。包括 #VALUE!、#NUM!、#N/A 和 #DIV/0! 等。

公式。包括运算表达式和函数公式。

4.单元格地址:是单元格在工作表上的地址,由一个字母表示列号,一个数字表示行号。比如 C10 是位于 C 列第 10 行的单元格。

5.单元格引用:是单元格地址的引用方式。Excel 单元格引用有三种方式:

相对引用(A1)

绝对引用($A$1)

混合引用($A1)。

单元格引用用于函数、公式、图表、自定义格式和其他一些 Excel 功能。单元格引用具有多种引用方式,包括单个引用、合并区域引用和交叉区域引用。

6.单元格区域:是一组单元格。比如,A:A 表示A列所有单元格;A1:C10表示A1单元格和C10单元格之间的所有单元格。

7.活动单元格:是当前使用鼠标选中的一个单元格或单元格区域。活动单元格四周将会高亮显示。

格式与样式

8.单元格格式:单元格的外观。为了使数据具有更好的可读性,Excel 提供了格式化单元格的功能。常用的单元格格式有:

对齐方式

字体

边框

背景色

保护方式

9.数字格式:单元格内数字的显示方式。在 Excel 中通过修改数字格式改变其显示的方式,使其更具有可读性。修改数字格式只影响其显示方式,在参与运算时,数字格式的改变对结果没有影响。常用的数字格式有数值、货币、日期、时间、百分比、文本等。

10.条件格式:对一区域内符合指定条件的单元格设置的格式。比如,对选中的区域中,值小于10的单元格,设置其背景颜色为浅红色。

工作界面

11.快速访问工具栏:是位于界面上方的一组功能命令栏。快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏,包含一组独立于当前显示的功能区上的选项卡的命令。默认情况下,有三个按钮,分别是“保存”、“撤销”和“恢复”。在快速访问工具栏上可以添加常用的功能,由此一键完成该命令,无需在功能区中查找使用。

12.功能区:是Excel功能命令所在位置,位于界面上方。根据功能性质,以三种组织方式分类显示在功能区中:

选项卡(Tab) :它们的位置在功能区上方部分,包含不同的相似功能组成的组。常用的选项卡有开始、插入、公式、数据和视图等。

组(Groups): 一个组包含多个相似功能的命令,其名称显示在底部。例如,包含字体相关的命令在“字体”组中。

命令:每个命令在组中显示。

13.名称框:是显示当前选中的单元格地址或对象名称的方框,位于功能区左下角。名称框实时显示当前活动对象的名称信息,包括单元格的位置(以列标和行号表示)、图表名称、表格名称和自定义名称等。名称框还可以用于定位到目标单元格或其他类型对象。

14.编辑栏:是显示和编辑选中单元格内容的方框,位于功能区下方。编辑栏显示当前单元格的内容,包括普通内容(数字、文本、日期、逻辑值等)、运算和函数公式。编辑栏还可用于编辑当前单元格的内容。

15.工作表区域:是工作表的当前可见部分。一个工作簿可以包含多个工作表。工作表区域包含所有的数据,包括数字、文本内容、图表、窗体、形状等。使用左下角的工作表选项卡,点击工作表名称可切换到该工作表(也可使用Ctrl+Page Up 和 Ctrl + Page Down 进行切换)。

16.状态栏:是显示 Excel 当前在进行的操作的工具栏,包括公式计算进度、是否在录制宏等。状态栏还显示当前选中区域的汇总值,包括计数、求和、平均值、最小值和最大值等。具体显示哪一种汇总值,可以右键状态栏选择需要显示的值。

函数与公式

17.函数:预先写好的一个运算公式,接受零或多个参数返回计算结果。Excel 已内置文本函数、逻辑函数、财务函数和数学与三角函数等不同分类的函数供用户直接使用。用户也可以根据需求,编写自定义函数,在表格内调用。

18.公式:是由用户输入在单元格内以等号(=)开头的,对指定的数据进行数据计算或其他的一些操作的计算表达式。计算表达式可以包含数字、单元格引用、数学运算符和函数。公式可以返回一个或多个结果。公式实例:

=2*4 + 1:返回2和4相乘,再加1的结果。

=A1 + B1:返回 A1 单元格和 B1 单元格相加结果。

=MAX(B1:B10):返回 B1 到B10 单元格区域中的最大值。

=NOW():返回当前时间。

IF(A1 =' ', '空白单元格', '非空单元格'):判断 A1 单元格的值是否等于空置,如果是,返回文本值“空白单元格',否则返回文本值'非空单元格'。

19.公式错误:是公式遇到不能处理的问题时返回的错误值。根据错误值产生的原因,Excel 会返回不同的错误值,对应的不同的错误类型,有助于我们方便的查找错误产生的原因。以下为常见的错误值及其产生原因:

#NULL!:当对两个无交叉区域的单元格区域进行检查运算时出现此错误。

#DIV/0!:当公式中存在除数为零时。

#VALUE!:当公式中的一个参数的类型不正确时。

#REF!:当公式中单元格引用存在错误时。单元格引用错误通常出现在被引用的单元格被删除时,或者复制公式导致引用的单元格超出 Excel 引用范围时。

#NAME?:当 Excel 无法识别函数名时,或者无法识别参数中的文本值。

NUM!:当公式产生无效数字时。例如,负数没有平方根,但是把负数作为SQRT函数的参数时产生#NUM!错误。

#N/A:当提供的某一参数对函数无效时。例如,使用VLOOKUP函数时,查找值在查找区域不存在时,出现#N/A错误。

排序和筛选

20.排序。在处理数据时,经常需要对数据按一定的属性进行排序,以便更好的理解数据。Excel 提供了数据排序功能,可以对数据进行升序、降序排列。此外还可以按照用户自定义顺序进行排序。

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21.筛选。对数据进行排序外,Excel 还提供了数据筛选功能,方便地筛选出的需要的数据。根据筛选区域数据类型的不同,可以根据颜色、文本、数字进行筛选。

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图形与图表

22.图形,又称为插图,Excel 中的插图包括形状、图标、SmartArt等。使用图形可以突破Excel单元格的一些限制,更灵活的创建和组织工作表上的数据,制作丰富多样的报表。

23.图表,是数据的图形化变现形式。Excel 图表功能使一组数据按不同的维度图形化展示。图表可以使数据更容易理解并发现其中的规律。Excel 提供多种类型的图表,包括柱状图、折线图、雷达图、饼状图和面积图等。

其他

24.选择性粘贴,将复制的内容选择性的提取并粘贴到目标区域。选择性粘贴的内容包括公式、数值、格式、批注、数据有效性等。此外,选择性粘贴还可对目标区域进行批量加减乘除运算。

25.快捷键。使用快捷键可以显著提高对应操作的速度。Excel 提供近200个快捷键,根据实际工作需求,学会熟练使用部分快捷键,可以有效的减少操作时间。以下是部分常用的快捷键和他们的说明。点击获取快捷键速查表。

26.自定义Excel。Excel 不是一成不变的,你可以根据自己的需求,自定义你的Excel,使其符合你的使用习惯。快速访问工具栏和功能区是Excel最适合自定义的两个功能。

以上就是今天介绍的全部 26 个 Excel 基础概念。可能你会说怎么看不到具体的操作技巧呢,先别着急,技巧也会有的,更多高级使用教程也会有的。本篇主要目的是让你熟悉 Excel,以后的文章将对上述概念进行更深入的介绍。

关于本篇你有什么想说的,想看到哪些方面的内容,可以评论区留言,我们一起探讨。

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