加班理由千万种,但如果因为设置段落的字体、字号、行间距、段落间距,这些简单的文档格式而加班,简直不可原谅。更重要的,把Word文档格式调整,作为申请加班费的理由,丢不起那人啊! 其实Word排版很简单,只要一个神技——「套模板」。先上效果图: 播放GIF 几秒钟就可以完成排版,是不是真的很高效?关键还很容易掌握!5分钟就能学会,快一起来! ~ 1 按照要求,设定好样式 ~首先,新建一个文档,输入一些文字,并把样式调整好。比如在行政公文排版中,常见的样式是这样的:
~ 2 保存样式集 ~样式设置好之后,想要重复使用这些样式,通常的操作是用“格式刷”一个一个刷。但是更为高效的方法是,把样式保存到「样式集」中。 这个样式集你也不陌生,工具栏中的那些标题样式,就是样式集了,只要点击样式就可以快速应用对应的格式,非常方便。 怎么把格式保存到样式集中呢?以主要标题格式保存到「标题」样式为例,操作方法如下: 照葫芦画瓢,完成其他格式的对应:
设置好样式集之后,把鼠标指针放在任意段落中,点击相应样式就可以快速应用格式啦。 ~ 3 样式集保存为模板 ~上一步完成后,样式集只能在当前的文档中使用,要想在其他文档中使用这个样式,就需要把这些样式集保存为Word模板。大致的步骤是这样的:
播放GIF 虽然看起来没什么变化,但是模板已经保存好了。 怎么套用模板呢?很简单,选择从“行政公文模板”来新建 Word 文档即可,步骤为:
播放GIF ~ 4 巧用快捷键,效率再提升!~有了模板后,每次应用样式只需要鼠标点选就行了,但是每次点选还是有点麻烦。还能不能懒的更彻底一些呢?当然可以! 请收下不用鼠标的排版进阶玩法——样式快捷键。先看动图演示: 播放GIF 具体设置方法为见下图: 播放GIF 建议设定标题为「Alt+1」,标题1为「Alt+2」,标题2为「Alt+3」,正文为「Alt+4」,设定好后,快捷键将对所有文档都有效。 ~ 5 后记 ~这次的 Word 排版神技,给我最大的收获不是技巧本身,更重要的是理解了提升效率的公式:重复工作批处理+固定操作模板化=高效率。 仅在 Word 样式排版这一个小小的方面,这公式就得到了淋漓尽致的应用,极大提升了效率!如果将 Excel 表格模板化、批处理呢?PPT 制作模板化呢?工作常用的写作套路模板化呢?效率的提升简直不敢想…… 最后,知道还要做到才是真正的得到,抓紧动手试试看吧!
~ 下集预告 ~长文档的编号问题简直令人神烦,中间删减一个编号,后面编号全部都得手工改,有没有更高效的方法呢?请期待下集《什么?你还在手敲文档中的编号?》 |
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