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Excel表格使用中的那些“坑”

2019-01-05  温暖南方

营长说

每个人在不同的时期,对Excel的理解和熟练程度不同,都会形成一些后来认为是不良的习惯,很可能就会降低Excel的功能,也会给你自己挖了好多“坑”。

今天营长和你说说表格使用中的那些“坑”。

01

合并单元格

有人会觉得合并单元格很好用或者合并居中很好看,不但标题行使用,甚至了表格中还要不停使用。千万记住,合并单元格是Excel表格中的“毒素”,最好离得远远的。很多人习惯做成下面左图的样子,表格确实好看很多并有层次感,但是在数据统计的时候会非常麻烦。

如需要统计北京和山东的销量数据合计,就会使原本很简单的公式变得复杂。而做成右图的效果,用SUMIFS公式或数据透视表都很容易完成。其实这类问题在表格设计阶段完全可以避免,尽量少做或不做单元格合并。

02

多行表头

我们经常会见到这样的表头。

除了有合并单元格,还出现了行1和行2两层表头。这样的表格,很多功能也会无法使用。比如应用数据透视表就会有下面的错误提示。

03

多余空格

中国人的名字有三个字的,也有两个字的。有些人为了所谓的美观习惯常常在两个字的名字中间敲空格键。可是常常敲的空格键个数又不一致。Excel可是分得很清楚,稍微有一点不同就认为两个不同的人。

单元格B2和B4都是业务员“赵军”,但是单元格B2中输入了空格,Excel就会认为是不同的姓名,会直接影响数据统计或透视的结果。

04

同一单元格信息多

上图的表格,如何计算?这样的表格曾经困扰很多人,只能用手工办法或者计算器计算好,再输入C列单元格中。如果你这样做基础表,到月末和年终统计时你绝对会成为大忙人。因为A2~A5单元格中包含了材料、单价和单位三类信息,通过改进将这三类信息分拆在三列单元格中。

也有很多人在输入客户地址信息时,会把省份、城市、所在区的信息放在同一列。这样的设计在按照省份、城市、区进行分级统计的时候,一般需要用函数提取数据或对数据进行分列。

为了避免这种情况,建议大家把表的单元格信息做到原子化。这样会给数据统计带来很大的便利。不必因为数据统计用公式或分列提取信息而浪费大量时间,而且做透视表、分类汇总都会非常方便。

上面介绍了EXCEL表格数据管理的一些分类和基本原则,有助于我们建立良好的数据管理理念,大家在平时的工作中要注意以下几方面数据管理习惯的培养:

数据录入时对于同一类型的数据录入规则和格式要统一。

需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式,不直接输入结果。

公式中尽量少用常数项,可以引用某单元格的数据,方便统一修改公式。

尽量不要使用合并单元格。

注重定期保存文件,重要操作后随时保存。

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