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排版长文档是学生整理毕业论文及办公人员处理办公文档时必须面对的问题。内容多、序号多、章节多、标题多、图表多、页码要求多、页眉页码要求多，还有难以搞定的目录和参考文献，总之就是要求多！多！多！感觉就是难！难！难！烦！烦！烦！ 不论原因是Word能力不足还是排版技能缺失，都会让人头疼不已。在排版长文档时，你是否遇到过下面的问题。 问题1：设置标题和正文的字体及段落样式，之后使用格式刷，从头至尾刷几遍，偶尔有几处还刷不正确。格式设置错或要求改了，之前的努力白费。 问题2：图片、图表多，题注手动添加，序号记不住，格式不好改，也是个大麻烦，费了九牛二虎之力改完了，结果发现有缺失或多余的图片。 问题3：编号和多级列表总搞不定，想用的时候出不来；编号有了，格式不正确；不想用，又结束不掉，困难重重。 问题4：使用空格将内容分页后，最怕添加或删除内容。还得重来一遍。 问题5：参考文献、页眉、目录……，这些才是大老虎，不多说了 ，说多了都是泪啊！ ………… 问题这么多？不要担心，下面介绍神奇的长文档排版七步法，逐个击破这些难题。 第1步：准备工作 正式排版前，可根据情况再结合高手排版七步法制定个适合自己的排版流程。 ⑴ 根据论文排版规范，设置页面，并将论文分节。需要注意各节页码是否连贯、一致。 ⑵ 根据排版规范，设置样式，修改标题、正文样式。 ⑶ 制定论文大纲、并撰写论文，为标题、正文设置样式。 ⑷ 插入图片、表格、图表等内容并编号。 ⑸ 设置参考文献。 ⑹ 插入页眉、页码并提取目录。 ⑺ 进一步排版美化，完成后打印输出。 第2步：文档结构及整体规划 一、文档结构 对于毕业论文类长文档的结构通常包含10个类别，可以将这10个类别分为3大部分，分别是开篇部分，包括有封面（包含标题）、版权声明、中英文摘要、关键词、目录；主体部分，包括有正文、参考文件、致谢；结尾部分，包括有注释、附录。 二、整体规划 在撰写论文之前，就可以先录入各部分标题，然后通过插入分节符、分页符，将整篇文档的结构规划好，原则如下。 ⑴ 在需要设置不同页眉、页脚的部分插入分节符。 ⑵ 在需要另起一页的部分插入分页符。 第3步：文档的页面、封面 一、文档的页面 设置文档页面就是设置纸张大小、页边距、页眉和页脚距边界位置等。通常在【布局】选项卡下【页面设置】选项组中即可将这些问题全部搞定！ 二、封面 论文封面内容不多，看似操作简单，但也会让很多人抓狂，为什么？添加的下划线总是对不齐，多个空格长一点，删个空格短一点，有什么办法让添加的下划线整齐、长度一致？ 第4步：段落样式和多级列表 段落样式和多级列表是长文档排版中常用的操作，只需要一次设置，就能反复使用。在撰写长文档正文时，可以先设置好标题样式及正文样式，然后再根据内容增加其他样式。 多级列表是Word提供的实现多级编号功能，与编号功能不同，多级列表可以实现不同级别间的嵌套。使用多级列表最大的优势在于，更改标题的位置后，编号会自动更新，而手动输入的编号则需要重新修改。 第5步：页眉和页码 在论文排版中，页眉和页码是比较难以搞定的难题，要么一改全改，要么改不了。下面就来介绍页眉页码的高级设置方法，让你轻松搞定。 一、页眉 插入页眉的操作比较简单，关键是如何设置页眉。如设置首页不显示页眉、奇偶页不同页眉以及不同节显示不同页眉等，这些问题都可以在【页眉和页脚工具】【设计】选项卡下轻松搞定。 二、页码 页码和页眉相似，插入页码的操作比较简单，关键在于页码的设置，如设置奇偶页不同的页码、不同节显示不同的页码格式、自定义页码从第n页显示以及不同节页码的连续。 我们可以在【页眉和页脚工具】【设计】选项卡设置奇偶页不同的页码。 在【页码格式】对话框中设置不同节显示不同的页码格式、自定义页码从第n页显示以及不同节页码的连续。 第6步：参考文献的制作和引用 参考文献采用实引方式，在正文中使用上标形式（[1][2]……）标注，并且在文档末尾的参考文献形成一一对应关系。 一、参考文献的制作 快速生成参考文献的方法有三种。 方法一：搜索并打开“中国知网”，在【文献检索】中通过关键词搜索，选择与正文接近的参考文献，将其导出，之后复制并粘贴至Word文档中即可。 方法二：使用谷歌学术、百度学术直接搜索并导出标准的参考文献格式。 方法三：在网络中搜索“参考文献格式生成器”，根据提示填入相关内容，即可生成标准格式的参考文献。 二、参考文献的插入 插入参考文献的方法有两种：一种是使用交叉引用插入；另一种是使用尾注插入。 第7步：添加目录 目录通常放置在正文前，可以在排版时在正文前预留空白页。 |
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来自： hercules028 > 《word 》
