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如何在2019年变得更高效?从停止做这7件事开始

2019-01-25  茂林之家

译/达达

如何在2019年变得更高效?从停止做这7件事开始

在我 17 岁的时候,我常常每天工作和学习20小时左右。在学校的时候,我经常利用课间休息时间就把老师布置的作业完成,晚上就去管理一个公益组织。那个时候,这种每天超长时间的努力和付出让我获得了无数参加全国性活动的机会,也让我有机会与最好的组织合作,并成就了非凡的事业。随着年龄的增长,我的想法开始发生了一些变化。我意识到,加倍努力工作并非总是通往成功的正确途径或唯一途径。有时候,做得少一点可能会带来更好的结果。

举个例子,一个小企业主即使每天都不休息,也无法让自己能很好地与所在行业的大企业进行竞争。因为时间是一种有限资源。一位小企业主可以一天工作24小时,一周工作7天。但他面临的庞大的竞争对手总是能够投入更多的资金、组建更大规模的团队在同一个项目上。那么,为什么有些小创业公司却做成了很多大企业都没能做成的事情呢?Facebook 花费 10 亿美元收购了仅有13名员工的图片分享应用 Instagram。Snapchat是一家只有30 名员工的创业公司,却拒绝了科技巨头 Facebook 和 Google 的收购。这些创业公司的的成功一部分靠运气,一部分靠效率。

成功的关键不在于是否努力工作,而在于是否聪明的工作。

忙碌和高效之间存在着巨大差异。忙碌并不一定代表高效。不管你信不信,高效更多在于你如何管理自己的精力,而非如何管理自己的时间。这是一门你需要花一生去修炼的功课。我们要学会如何通过耗费最少的精力来获取最大的效益。在这里,大家会向我示范高效做事的方法,看看我是如何学会将我的工作时间从每周 80 小时缩减为每周40小时的,并且在此过程中能够完成更多的工作。对我来说,少即是多。

为了让自己在2019年变得更高效,建议你从停止做下面这7件事开始:


(1)不再加班,开始想办法提高效率


如何在2019年变得更高效?从停止做这7件事开始

你是否曾想过每周工作5天、每周工作 40 小时这个规定是从哪来的?1926年,福特汽车公司的创始人亨利·福特在公司里进行了一项实验:他将公司员工每天的工作时长由 10 小时减少为 8 小时,把每周工作天数由 6 天缩短至 5 天时。结果他发现,这么做后员工的工作的生产力不仅没有降低,反而提高了。

1980 年,The Business Roundtable发布的一篇名为《Scheduled Overtime Effect on Construction Projects》的报告指出:无论从长期看还是从短期看,工作时间越长,工作效率和效益就越低。

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“当每周工作时间超过60 小时,并持续超过两个月,生产力下降的累积效应将使完工日期推迟,而人数相同但每周只工作40 小时的团队执行同样工作,甚至还会更早完工。”

在 AlterNet 网站的一篇文章里,编辑Sara Robinson引用了美国军队做的一项研究,该研究表明:“每晚少睡一小时会导致认知水平下降的程度,相当于 0.10 的血液酒精浓度所引起的认知水平下降程度”。你或许会因醉酒上班而被开除,但提拔一个熬夜加班的人却被认为是可以接受的。

通宵后,你在接下来的一天已经不大可能仍对这个世界感到特别愉快和欢乐了。因为过度疲惫所导致的低落情绪会让你的情绪比平时更消极。比消极情绪更糟糕的是,这种心态常常伴随着积极思考和行动的意愿的降低、控制冲动能力的下降、自信度降低、同情心的减少、情商的降低。

对我们来说,重要的是不要过度劳累。为了保持高水平的生产力,要保证充足的睡眠。下次当你再为为什么不能高效地工作感到困惑时,原因可能很简单,因为你没有充足的睡眠。睡眠研究专家James Maas透露,每10个美国人中至少有7个人睡眠不足。

你知道吗:

  • 列奥纳多·达·芬奇白天小睡很多次,晚上睡得比较少。
  • 法国国王拿破仑每天都会打盹,并不以此为羞。
  • 尽管托马斯·爱迪生白天有小睡的习惯。
  • 富兰克林·D·罗斯福总统的妻子过去常常在演讲前小睡一会,养精蓄锐。
  • “唱歌牛仔”吉恩·奥特里在表演前总会在他的化妆间小睡一会。
  • 约翰·肯尼迪在床上吃午饭,吃完会小睡一会儿,每天都是如此。
  • 石油实业家、慈善家约翰·戴维森·洛克菲勒每天下午都会在办公室小睡一会。
  • 温斯顿·丘吉尔有午后小睡的习惯,天天如此。他认为小睡能让他每天完成两倍的事情。
  • 虽然被指责过,罗纳德·里根也是以喜欢小睡闻名。

就我自己而言,自从我开始每天至少睡 7 到 8 小时,我明显感受到了变化:我变得更高效了,我现在每天能完成的工作比起之前每天工作 16 小时能完成的工作还要多。


(2)不要太频繁地说“yes”


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根据帕累托原理(即二八法则),80% 的成果来自于你 20% 的付出;而 20% 的成果会消耗 80% 的付出。与其更努力工作,我们不如把注意力首先放在产生 80% 成果的那20%的努力上,停止关注其余无关紧要的琐事。这样我们将会有更多时间去关注更重要的事。停止对那些能产出很少成果甚至产出不了任何成果的任务说“yes”。

“普通成功人士与非常成功的人士之间的区别在于,非常成功的人士几乎对所有事情都说‘no’。”——沃伦·巴菲特

那么问题来了:什么事情该说yes,什么事情该说no呢? 如果你无法推测某件事是否值得你去花时间做,那么考虑做一个简单的分离测试。考虑追踪你所做的每件事、完成每项任务所需的时间、以及最终的结果。然后回过头来,评估你的清单,看看哪些事情是有成效的,哪些是没有成效的。在你优化未来的任务时,将你的这些发现考虑进去。

大多数人说“yes”的频率比实际上应该说“yes”的频率要高得多,因为说“yes”比说“no”要简单太多,没有人想要当坏人。

2012年,《Consumer Research》杂志上发布了一份研究报告,研究人员将120名学生分为2组。一组被训练在讨论具体选择时使用“我不能”(I can’t),而另一组被训练在制定决策时使用“我不做”(I don’t)。

那些告诉自己“我不能吃 X”的学生,有61%的时间会选择吃巧克力棒。而说“我不吃X ”的学生仅36%的时间会吃巧克力糖。措辞上的小小的改变,显著地提高了人们选择健康食物的几率

下次你需要避免说“是”的时候,在你的拒绝中使用“我不做”(I don't),以强化对不值得做的事情说“no”的有益行为。

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另一个避免做那些无法为你的生活增添价值的事情的方法是:20秒法则。对于你不应该参与的活动,或者你想要打破的消极习惯,为从事这些活动增加20秒的障碍。例如,如果你想减少社交媒体的使用,那就把那些诱人的应用程序从手机上删除,这样你还需要20秒才能找到笔记本电脑来使用它们。为做无益的行为增加一些障碍,这样你做这些事情的可能性就会大大降低。

降低你想要养成的习惯所需的活动量,提高你想要避免的习惯所需的活动量。我们越能降低甚至消除我们想要养成的习惯所需的活动量,我们就越能增强我们启动积极变化的能力。


(3)不要什么事都自己做,要学会开始让其他人帮助你


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在我职业生涯中的某个时间段,我管理一个非常大的社群,我光靠我自己是无法很好地管理这个社群的。我试图让自己做所有的事情,为此弄得自己疲惫不堪,可最后开始让社群自行运营后,社群自行运营得也很不错。令人惊讶的是,社群成员们的工作比我以往做的更加出色。我感受到集体的力量,也理解了为什么品牌需要用户去生成内容。

消费者比市场营销人员更了解他们自己想要什么以及为什么想要。据 Octoly 统计,在 YouTube 上,用户制作的视频比品牌制作的视频点击量高 10 倍。当搜索一个特定品牌的信息时,51%的美国人更信任用户生成的内容,而非品牌网站(16%)或者报道品牌的媒体(14%)所生产的内容。对营销人员来说,向品牌社区本身寻求帮助是非常重要的。

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做一个优秀的内容营销人员不在于能否制作最好的内容,而在于能否组建一个能够帮你生产高质量内容的团队。

当我们需要的时候,我们可以寻求帮助,意识到这一点非常重要。有时候,我们不可能自己完成所有事情。最好让其他人或团队来分担你的工作,这样你就有更多时间专注于最重要的任务。与其浪费时间和精力让自己负荷过重或独自完成工作,不如让别人为你分担负担和帮助你。很多时候,即使你的朋友或同事帮不了你,只要有他们在身边帮你出谋划策,你就能变得更有效率。


(4)不要做完美主义者


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达尔豪斯大学的心理学教授Simon Sherry博士做了一项完美主义与效率之间的关系的研究 ,研究发现:完美主义是阻碍教授的研究生产力的绊脚石。越追求完美的教授,效率越低。

完美主义者通常存在以下几个问题:

  • 他们在一项任务上花费的时间比实际需要的时间更长。
  • 他们习惯拖延,总想等到最佳时刻。 在企业中,当所谓的最佳时刻到来的时候,就已经太晚了。
  • 因为他们太专注于细节,而忽视了整体和大局。

市场营销员常常等待完美时机。他们这样做只会错失时机。

完美时机就是现在。

(5)不要做重复性的工作,让工作自动化

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Tethys Solutions 的一份调查研究发现:一个5人团队分别花3%、20%、25%、30%与70%的时间处理重复性的工作,在使用自动化软件将这些重复性的工作自动化的两个月后,分别将处理重复性工作的时间降至3%、10%、15%、15% 与10%。

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一周前,我花了15分钟时间编写了一个基本的Python程序。我的想法是从数据中生成内容,这些数据是我使用Ruby bot从TwitterAPI中提取的,然后使用Hootsuite批量调度内容。这个任务过去需要我花一整天的时间才能完成,但现在由于自动化,它只需要不到5分钟的时间。现在,每当我发现我做同样一件事情的次数已经超过5次,我就会问自己是否可以找到一个程序来让这项工作自动化。

你不一定要学会编程才能让你那些重复性任务自动化。会编程固然是好事,但并不是必须条件。如果你无法自己开发,你可以花钱买。

人们常常忘了一件事:时间就是金钱。人们通常会选择自己手动去完成一项任务,因为这样看起来很容易,而且也不需要花时间去研究。如果你在Instagram上策划活动,号召参与者上传照片,如果上传的照片总数只有30 张,你自己很轻易就能处理。但若你要管理 5 个不同平台上的 3000 张照片和视频,你就需要一个好的数字资源管理软件了。

如果你仍然找不到问题的解决方案,你可以聘请专家来帮助你。你要记住,要想赚钱,你需要先花钱,而时间是你最宝贵的财富。


(6)停止猜测,开始用数据支撑你的决策


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如果你可以在搜寻引擎上优化网站,那么你也可以优化你的人生,让你的人生发挥出最大的潜能。

有无数的研究可以帮助你优化你的工作效率。例如,宾夕法尼亚大学的心理学教授Robert Matchock所做的一项研究发现,大部分的人们最容易分心的时间是从中午到下午四点。 你可以根据这个数据来合理安排自己的工作时间。

如果你无法从现有研究数据中找到你所面临的问题的答案,那么你也可以做一次分离测试,看看测试结果,这也不会占用你太多时间。


(7)停下工作,花一点时间彻底放空自己,什么也不做


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很多人没有意识到,当我们太过专注于某件事情时,本质上我们是将自己琐在了一个盒子里。这最终会对我们的工作或追求的结果造成反作用。有研究表明,偶尔离开工作,享受一些独处放空的时间是很重要的,这对大脑和精神都有好处。

哈佛大学正在进行的一项研究表明,如果人们相信自己在独自经历某件事,他们会形成更持久和准确的记忆。另一项研究表明,一定程度的独处可以让一个人更能理解其他人。一定程度的独处已经被证明可以帮助青少年改善他们的情绪,在学校取得好成绩。

花点时间自我反省是非常重要的。我遇到的很多问题的解决方案是在我彻底放空自己的时候从脑海中冒出来的。

同样重要的是,我们不能一夜之间就能让自己变得更高效。就像生活中的每件事一样,它都需要努力和实践。如果你只是坐在那里等待,改变永远都不会发生。相反,花点时间去了解你的身体,找到可行的方法来优化你的精力和时间,这样才能让你的生活更成功、更幸福。

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