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四象限法则:提升时间管理能力

2019-01-25  黄元章5533

四象限法则:提升时间管理能力


时间四象限法的提出者是美国管理学家柯维先生。这一法则一经面世,便得到众人的认可和支持。

现在只要讨论时间管理,四象限法就是必不可少的。什么是时间四象限法呢?就是将个人手头上的工作或事件按照重要和紧急两个维度进行了划分,分为了四个象限,分别是:紧急又重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。

紧急又重要的事件包括一些突发性的必应事件,例如家长投诉,和一些即将到期的工作任务。

既不紧急又不重要的事件包括郁闷发呆的时间、没事找事、不懂拒绝的盲从、情绪化的反应等。例如上网、闲谈、写博客等。

这两个象限的概念都很好区分,较难区分的两个概念是紧急不重要的事件和重要不紧急的事件。

紧急但不重要的事件大多为被动应答的一些事件,包括一些被动的电话、被动的邀请以及一些临时应对性事件。例如电话铃声,客人突然到访等等。

而重要不紧急的事件则包括能力的提升与学习、高价值的坚持、长远的规划发展、关系与资源的维护、健康的保持和心态的调整等等。例如,技能培训,建立人际关系等。

将工作内容这样划分之后,稍作思考,你自己平日里工作的步骤是怎样的呢?

想必很多人都是这样的处理习惯:一定是先处理紧急的事物,在紧急的事物里面先处理紧急而且重要的,然后再处理紧急不重要的。接着是不紧急但是重要的,最后是既不紧急也不重要的。

但是,按照四象限法则处理工作的正确顺序应该是:首先是紧急且重要的、接着是重要但不紧急的、然后是紧急但不重要的、最后是既不紧急也不重要的。

为什么重要但不紧急的事情和紧急但不重要的事情要调换顺序呢?

第一象限,紧急且重要的事情,为什么事情会变成紧急呢?很多事情其实是因为缺乏有效的工作计划导致本处于第二象限“重要但不紧急”的事情转化成紧急且重要的事。

如果第二象限“重要但不紧急”的事情被荒废,则会导致第一象限“重要且紧急”日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付,并且成效也不会太高。相反,如果在这个象限的事情上多下功夫,多投入时间,则会不断的减小第一象限,使我们的工作和生活更加有条理。

这是一个能极度提升个人领导力的领域。所以,时间的四象限法则还提出了一个观点:其实一个人想要长远良好的发展,需要将65%的时间花费在重要且不紧急的事情上。这样可以使自己第一象限的事情不断减少,不再瞎忙。

但其中要注意分清,第三象限是紧急但不重要的事情。这个象限因为“紧急”的原因,总会让人产生“重要”的错觉。因此它会披上第一象限的外衣,将我们绕进去,让我们不停的在其中打转转。

那么这四个象限内的事物,我们应该本着一个什么样的原则去处理呢?

对于重要而且紧急的事情,不用多想立刻去做。而对于重要但不紧急的事情,要制定好计划一步一步的去实施完成,但是一定要注意在这一个象限上多花费一点时间,避免第二象限的事物转化为第一象限。而对于一些很紧急但是不重要的事情,尝试着将这些事情交给别人去做,减轻你自己身上的负担。而不重要且不紧急的事情,当然,能不做就尽量不要去做了。

总结一下,就是在你将自己的工作和事物划分到四个象限后,要谨记以下几点原则:

1.清晰的区分第一象限“紧急且重要”和第三象限“紧急但不重要”,第一象限会为你产生价值,而第三象限则不能;

2.在重要但不紧急的事情上至少花费65%的时间,甚至更多;

3.对第二象限“重要但不紧急”的事情再重视都不为过。

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