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昨天给大家讲解了中小企业的第1个痛点，就是“更新著录项目信息”不及时以及数据量大时容易出错，在这里再补充些更新著录项目信息会遇到的困难。 每每在Excel表中更新著录项目信息时，校核信息时还会遇到以下各路牛鬼蛇神，获取著录项目信息的途径无外乎以下几种： 1、网站查询。通过中国及多国专利审查网站进行查询（不知为何国家对这块数据把控越来越严格，过去直接公众登录即可查询，现在既要通过手机号注册，还需要验证码，查询信息依旧只能逐一进行查询，效率极低）。不知道大家是否知道，除了上述网站外，通过国家知识产权运营服务平台也是可以进行查询，这个网站目前暂时无需注册。 2、电话查询。要么国知局的电话总是忙线中，要么打通了，一遍又一遍的报着专利号，每每听到电话对面国知局妹纸甜甜的声音：对不起，您一次只能查询10条还是5条，心中千万匹神兽呼啸而过；（现在据说已经削减到一通电话只能查3条专利了，如果一家单位有50条专利，也得打17通电话才能查完，你说累不累？果汁局你是在逗我么） 3、现场查询。现场直接查了现场交，好处是可以直接拿回收据报销，缺点是如果距离太远，那时间都耽搁在路上了，炎炎夏日和凛凛冬日那叫一个酸爽。果汁局的代办处少的可怜，上海仅有1个，还在遥远的浦东。我当时所在的企业在闵行，来回一趟，4个多小时。当然果汁局目前也在积极地推动电子化，推进网上缴费，但是结合难查的痛楚，收据还要等待邮寄到了才能报销的情况，还是作罢。 4、委托代理所管理。但这并不是长久之计；这还要牵扯到代理所的有偿服务以及责任心，如果一个不小心，代理所出现漏缴，当企业丧失专利权的时候再怎么追责代理所也是无济于事的。所以，即便委托代理所代为管理、代缴也要做好自己对自身知识产权的管理及监控，把命运交到别人手里是对自己的极不负责任。 5、部分专利享有费减，需要单独设置费用计算公式。 6、部分专利享有国家及省市区的各级资助，需要在规定的时间内办理，一般从授权日起半年有效期，也需要做好进度跟踪。 以上的种种都是需要大量的时间成本，维护好这张Excel大表也足见管理人员的功力，更新著录项目信息是基础工作，但也是重中之重，做好已是非常不易。 下面终于可以开始今天的正文了，今天来讲讲中小企业如何管理知识产权的相关文档。 说到文档管理，最早和国知局往来都是通过挂号信传递纸质件，近年来才逐步电子化。在专利的全生命周期中涉及众多的文档，从早期的技术交底书、到提交后的各种通知书、到授权后的证书、缴费的收据发票。文档管理一般有以下情况： 1、纸质件存档 纸质版存档的弊端在于：
2、电子版存档 1）存放在本地电脑； 目前大部分中小企业的操作一般都是一个专利一个文件夹管理，所有的授权证书存放在一个文件夹中进行管理；文件夹层次多了后难以查找；
2）存放在公共盘；
3）存放在管理系统； 这里的管理系统不限于专业的知识产权管理系统，可以是OA、PLM······；
3、纸质件和电子版都进行存档； 一般如果拿到纸质件后，会扫描一份电子档进行存储，纸质件及电子档两者互为备份，最为保险，但工作量也几乎翻倍。 其他可参考上述纸质件存档及电子版存档的优缺点。 部分文档存放在不同的地方：如通知书可能在代理机构有一部分，发票收据报销后存放在财务处······· 总结：对于文档管理，如果前期没做好，后期想要规范化，历史文件积重难返，对于接手的人来说无疑是个极其严峻的挑战，人工梳理费时费力；找文件费力；无法多维度查找文件；人员变动文档交接也比较困难。 说了文档管理这个那个所带来的不适与不快，有没有什么好的解决方案呢？目前市面上有些专业的工具，就拿文档管理来说，可以通过一种OCR光学识别技术来帮助文档管理人员实现官方文本的迅速归档，这种技术大家可能有点陌生，我举个例子大家立刻就能明白了。 不知道大家有没有用过拍名片的APP，当我对着名片一拍，名片上人员的姓名、地址、职位、电话等信息就立刻被提取出来了；或者你用支付宝或者微信一拍银行卡，卡面上的卡号直接就识别提取出来了。通过这种OCR技术，可以自动识别出官方文本上的，如申请号、公开日、专利名称·······技术更强一些的连整个通知书的内容都能扒拉下来。从而通过这些信息，迅速实现与相关专利的关联，从而迅速归档。
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