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全文字数：1130 字 预计阅读时间：3 分钟 派驻国外工作期间，团队领导参加一次主题为“高效而不带性别色彩的会议”的管理思路培训，带回一套名叫“弗莱克整合法”（Flecks’ Synergy）的开会方法，并在团队内推广使用，收到了很好的效果。这里将该方法的使用流程、要点稍作整理，推介给大家，或可对控制会议时间、提高会议效率有所裨益。 议程设置阶段 会议议程由愿望清单、主题讲者、每个主题所占用时间构成。议程设置阶段的主要任务是： （一）确定主持人，负责收集主题、主持会议等，确定会议召开时间点、时长和地点。 （二）列明愿望清单，用Excel表格将下周或下两周重点工作列出，在会前一天或前一周末准备好，并在团队中共享。例行的主题，可每周单独报，也可列为固定项目（仍需预估议程所需时间）。 （三）预估愿望清单中每个主题所占用时间，由主题讲者提出，不受整个会议预计时长的约束。每个主题讲者发言之后，其他同事需要补充的，也占用该主题时间。 （四）酌情预留主题之间切换所需的时间，以及整个会议结束前总体回顾或强调个别任务的时间。如有主题开展的特殊形式，比如采访、头脑风暴等，也需事先考虑好时间安排。 （五）设计制作好议程列表，以便开会时对照控制。表头结构依次为“主题，主题讲者姓名， 预估时间”。 正式开会阶段 正式召开会议阶段，会议控制工作的主要任务是： （一）会议开始前，比较会议总时长与主题预估时间之和，预估超时的话要询问主题讲者是否愿意调整时长，调整后统一会议时长，视为不可打破的“契约”。 （二）会议开始，主持人引导主题讲者有序发言。发言顺序形式较灵活，最重要的主题或者领导作为讲者的主题并不一定放在开头或作为压轴。 （三）会议推进过程中，与会人员高效协作。除主题讲者外，其他与会者都是讲者可用的“帮手资源”，讲者可向其他人员发问、请查资料等。 （四）发言时间控制与“还有最后一分钟”提醒。发言期间，主题讲者可自己计时，也可请帮手提醒。 （五）会议时长实行总额控制。讲者发言后，每个主题预估占用时间旁边，写上实际使用时间，本主题用时超出的时间需从其他主题腾挪，保证会议总时长控制在预定范围内。 会议收尾阶段 会议结束前，团队成员自愿提议担任下次会议的主持人，负责收集主题，做好相关预告。散会后，主持人将本次会议议程进行扫描，与团队成员共享，并更新愿望清单Excel表格（主要是记录每个主题实际所用时间和会议总时长），会议资料归档作为团队工作的重要历史记录。 “弗莱克整合法”的精髓在于预先搭好框架、结成“契约”，通过把议程事先落实到纸面、各主题之间在总时长内挪用时间资源、对每个主题发言进行计时并作预估、实际用时的比较记录等手段，不断提醒乃至强迫与会者和会议主持人提前做好准备、注意发言用时、提高发言质量，从而避免日常开会时跑题、要事小事混着说、与会者评论不受限等问题。 来源：《秘书工作》杂志 |
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