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终身受用的二八法则和四象限法则

 黄元昌 2019-02-20

终身受用的二八法则和四象限法则

网上流行着一句调侃的话:“两眼一睁,忙到熄灯。”此话道出了很多人的生活状态,每天忙忙碌碌,耗费了大量的时间,可成效甚微。深究原因,大多是没做好时间管理。时间是非常重要的资产,但它又不同于金钱,金钱可以被储蓄,用完了还能再赚,而时间一分一秒逝去之后,再也找不回来。在有限的时间里,谁能最大限度地减少浪费,谁就是赢家。

胡小懒公司里的设计总监阿伦,简直就是疲于奔命的工作狂。每天,他都要花上六七个小时来做设计和研究,此外还要兼顾部门里的其他事务。胡小懒经常看见他风尘仆仆地从外面回来,又急急忙忙地出去,而且部门里的每件事他都要亲自参与才放心,即使人不在,电话也会准时来。

“你怎么每天这么忙呀?”胡小懒问阿伦。

“我管的事太多了,时间不够用。现在好一堆事拖着没做呢! ”阿伦一脸无奈地说。

时间久了,阿伦的设计工作受到了很大的影响,经常是到了最后期限才能拿出作品。有时,因为时间太紧,设计出来的东西也不太好,老板已经几次表示了不满。念在平日里与阿伦私交还不错,胡小懒对阿伦说:“你干吗要忙成那样呀?管好你的时间,做好重要的事就行了。没想到,这句话竟然还真的点醒了阿伦。他发现,自己忙了半天,真正有价值的事很少。所幸,他听了胡小懒的话,就把那些无关紧要的小事都交给助手了,自己集中精力做设计。—段时间之后,他发琬自己做事的效率髙了很多,设计的作品也比之前赶工出来的要好得多。

胡小懒也觉得挺意外,自已的一句话也能给人帮上大忙,以后看来也能出“语录集”了,其实;他告诉阿伦的做法,与意大利经济学家帕累托提出的“二八法则”如出一辙。帕累托从研究中归纳出这样一个结论;80%的财富流向了20%的人群,而80%的人却只拥有20%的财富。二八法则无不在影响着我们的生活,对于时间管理而言,它同样适用,即把80%的间花在能出效益的20%的工作上。

阿伦在后来的工作中也意识到了这一点。此后,他手上从未同时有三件以上的急事,通常一次只有一件,其他的都暂时放在一边,大部分的时间,他都用来思索主打的设计作品,至于细微的工作,看看部门里谁合适就让谁去做。他只是时常盯一下工作的进度。可见,要想提高工作效率,摆脱忙碌紧张的状态,就要掌控好的时间的摆钟,把80%的时间花在能出效益的20%的关键事情上。当我们把二八法则运用到时间管理上时,就会出现下面的假设,一个人在各个领域里所创造出的大多数价值,都是在某一小段时间里实现地。这就是80%的成绩都是在20%的时间内取得的,剩余的80%的时间只创造了20%的价值。

问题又来了,如何才能把握住那关键的20%的时间呢 ?这就要说到“四象法则”了。它是著名管理学家柯维提出的一个间管理理论,即把工按照重要和紧急两个不同的标准进行划分,基本是可以分为四个象限;紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。我们每天要面对的事情,全部包含在这四个象限中。下面,我们就这些情况逐一进行分析。

1. 紧急又重要的事

这类事情是你的当务之急,是必须马上要解决的。它们可能是你实现事业和目标的关键因素,也可能与你的生活息息相关,比其他任何一件事都值得优先处理。唯有先把这些事合理高效地解决掉,你才有可能顺利地进行其他工作。

2. 重要但不紧急的事

处理这这类事情,需要人的主动性、积极性和自律性。可以这样说,一个人能否正确地处理这类事情,取决于他对事业的目标和进程的判断能力。生活中,大多数较为重要的事都不是很紧急,比如培养感情、节制饮食、读几本有用的书。这些事情关乎着我们的家庭、健康、个人学识,当然是重要的,但它们并不紧迫。也正因为如此,很多时候我们才一直拖着。直到有一天,影响了工作和生活,才后悔当初为何没有早点重视,早点解决。

3. 紧急但不重要的事

这类事情在生活中很常见。比如,你刚刚准备埋头工作,突然间电话铃响了,是你的朋友约你去看电影。你不好意思拒绝,就只好放下工作跟他去了。等回来后,你觉得很累,看见桌子上的工作资料,才发现重要的事情还没做。可这时候,你的思绪已经不在工作上了,需要一段时间来缓冲才能进入工作状态。工作中很多任务被拖延,就是因为这些紧急但不重要的事情的干扰。

4.既不紧急也不重要的事

从字面意思可以看出,达些事情既不紧急也不重要,那就不值得花费时间去做,一个人的时间和精力是有限的,这样的事能不做就不。.比如,看电视、玩游戏。如果确实需要做,那就必须限定时间,比如写博客发朋友圈和刷屏,限定一小时内,看电视时,时间一到就马上停止,不要让这些无聊且无关紧要的事缠住。

了解了事情的分类之后,就知道该把主要的精力放在哪儿。很多人在1和3之间徘徊,以为紧急的事就是重要的事。事实上,如果紧急的事对于完成某项重要的目标没有丝毫帮助,那就要把它放在紧急但不重要的事中。举个简单的例子,参加一个非常重要的招投标会议,这是紧急又重要的事,必须在最短的时间内成,否则损失重大;如果是朋友遨约马上出门逛街,确实紧急,可它并不太重要,对完成工作没有丝毫的益处,那它就算不上重要的事。一般来说,'紧急且重不会花费太长时间,比如打一个重要的电话,发一个重要的通知。真正耗费时间和精力、容易导致人拖延的是那些重要但不紧急的事。它们通常是一个长期的规划、一项长远的目标,我们要把时间重点放在这些事情上。如果不能合理计划安排利用好时间,那么到最后,这些事就会上升为既重要又紧急的事情,而到这个时候,时间紧张就很难保证按时完成任务,这无疑会给自己带来巨大的麻烦。

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