引言大部分职场人都要写PPT、也都会写PPT,但同样的素材,大神可能三下五除二就搞定一篇高大上的PPT,而小白们抓耳挠腮,就像便秘一样好半天才勉强挤出个PPT,做的辛苦不说,领导一个“改”,问题来了,改起来更辛苦,因为每一页的风格都不一样、版式也不统一,而且还要改那么多页。。。 那么,PPT高手或者说熟手们,是怎么做的呢?因为。。。他们一般都有以下习惯:
习惯一、用思维导图梳理PPT逻辑PPT什么最重要?当然是逻辑,逻辑是PPT的大脑和四肢,排版设计是PPT的血肉和衣服。 逻辑用什么最容易表达?当然是思维导图,思维导图的核心就是结构化、图形化,能够将内容快速结构化,将要表达的内容,快速形成一张导图。我写PPT,我几乎都是先用思维导图画出框架,这就是习惯。 上栗子: 我们要做个年终总结汇报,我是这样梳理结构的: (1)汇报什么 老板愿意给我们升职加薪,是希望我们:
汇报的内容有主次,汇报时间和内容也要有主次:
(2)如何汇报 干的好,也要说的好,要强调我们是潜力股、要给出方案,让领导做选择题。
(3)PPT如何设计 逻辑清晰了,后面的内容就好办了。 习惯二、动手之前先进行母版设置母版不是模板,母版是定义和统一整个PPT的板式、配色、字体、LOGO等,确保整个PPT风格一致。
大神的PPT,每页的图形元素如文本框等都是来自母版,这样要修改整体风格,只需修改母版即可,几百页的PPT,一秒钟就搞定。 小白的PPT,每页的图形元素如文本框等都是自己手动加进去的,如果是几百页的PPT,但是修改字体加粗或颜色,都需要至少一天时间。 所以,开始制作PPT之前,一定要先进行母版设置
说到母版,不得不提占位符,顾名思义,占位符就是占座位的意思,所以,占位符在编辑状态下会显示'单击此处添加标题'、'单击此处添加正文'等,但反映时会自动消失。 占位符的价值在于统一位置,对齐、字体大小、字体颜色等。在PPT母版中,有10种占位符,比较常用的有内容、文本、图表、SmartArt等。 注:新版本的PPT,支持多个母版,从而支持多个LOGO。 上图为Accenture(埃森哲)公司的PPT目标基础要素,和一般的母版想比,多了一个故事线(Storyline),公司要求,每页片子用2~3段话,概述每页片子的内容,这个故事线,是串联前后两个片子之间的桥梁,也就是第一个习惯中的'逻辑'。 习惯三、设置默认文本框、矩形框风格设置默认文本框、矩形框风格不需要在母版中进行,任意一页片子中,都可以设置,我一般以下几个方面:
设置方法: (1)在文本框上右键,'设置形状格式' (2)在'文本选项'中设置文本框的:
(3)最重要的一条,设置好格式后,右键,'设置为默认文本框',从即刻起,这个PPT的所有文本框,默认都套用刚才设置的格式。 同样的,对于矩形框,圆角矩形框更有吸引力。 习惯四、设置自动保存时间,预防PPT突然崩溃或系统死机同样,在开始制作PPT之前,我们需要设置PPT的自动保存时间,预防PPT突然崩溃或系统死机,这些都是做PPT的事前准备,我就有过这样的精力,PPT做到一半,因为PPT太大,卡死了,被迫重启,重启后,大部分成果都丢失了。 方法:在'文件'、'选项'中,找到'保存',将保存时间从默认的10分钟改为5分钟或2分钟即可。 另外,经常做PPT的人都有一个习惯,多存几个版本,目的在于可以保留痕迹,尤其是一个PPT需要好多天连续修改时,也许后面哪天想找回之前被删掉某几页,如果保存了多个版本,就很容易从历史版本中找到相应的内容。 建议:文件名 _v版本_年月日。 比如'中国烟草总公司IT规划报告_V0.8_20181219' 习惯五、增加撤销次数,给自己吃点后悔药不多说,撤销主要是给我们后悔的机会,最多可回撤150次 方法:在'文件'、'选项'中,找到'高级',将最多可取消操作数改为100即可,如果内存不大,不建议设置到150,我3G内存,一般设置为100。 习惯六、打开设计器,充分利用系统的'设计灵感'思路:使用设计器,'站在巨人的肩膀上'。 方法:在'文件'、'选项'中,找到'常规',在PowerPoint设计器选项,勾选'自动显示设计灵感'即可。 PPT设计器效果蛮好的,比如我们先完成下图: 打开设计器之后,当我们复制图片进去时,PPT会在右侧自动生成一些设计理念,喜欢哪个点哪个即可。 比如: 再比如: 习惯七、使用动态图表,吸引眼球动态图表辣眼睛,方法也很简单,作出常规图表后,在'动画'栏选'擦除',在'效果选项'里选择'自底部'、'从左侧'等效果即可。 习惯八、使用'节'分工和提高效率在PPT中,'节'相当于目录,可以按'节'进行分工,多人合作,修改A'节'时可把B'节'的内容折叠起来,还可以对'节'操作,如整'节'更换版式、设置背景等。 '节'的操作:
习惯九、善用图片版式,PPT更高大上PPT要高大上,记住一条,文不表,表不如图。据统计,我们对图片的兴趣,是看文字的20倍,所以,好的PPT离不开恰到好处的配图。 在Office新版本中,有个'图片版式',相当于是SmartArt的升级版,效果非常好,不要手动一个一个的去调整。 来个栗子: (1)我们随手找到下面4张照片 (2)依次点'格式'、'图片版式',选择自己喜欢的版式即可。 习惯十、随时随地收集素材,打造自己的素材库鲜花也要绿叶配,内容再好,逻辑再清楚,也需要一些素材,比如小图标,笔刷、创业图表等。 PPT要学,而且要学好,要不然,“干的累死累活,倒头来干不过写PPT的”,活要干好,PPT也学好,一起来学个P,39讲PowerPoint系统性实战训练,学完不是大神也是熟手
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