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很多工程项目部在收集资料时，时常会碰到只有一份原件，甲方、监理都想要，如商混合格证、型式检验报告、节能试验报告等。甲方认为将来要送一份资料归城建档案馆（由于移交城建档案馆的责任人是建设单位），城建档案馆是不收复印件的，似乎觉得这一份原件应该归建设单位。实则不然，在资料规程要求中移交档案馆的都是基建文件和竣工图，施工文件很少，如图纸会审、设计变更等，一般都能收集够份数，大部分施工资料档案馆都是不需要保存的。 施工单位在收集资料中，如果遇到只有一份的情况下，且这份资料比较重要，是施工单位自己制作的，可再重新制作几份也不难，如是外单位来的，如各种试验报告，可让资料提供单位多做几份，或者复印几份加盖公章（形成代原件）。原件施工单位保存，代原件可以给甲方或监理单位。 对于监理单位可以将原件给他们看一下，以能证明资料合格即可，如果监理单位想保存就给他们代原件。即便监理单位遗失也无关紧要。如果把唯一的一份原件给监理单位，对施工单位就很不利，笔者在多年的工程资料检查中发现，监理单位最容易遗失资料，因为监理单位对施工过程中审核过的资料，往往是不作长期保存的。如果遇到用户的质量诉讼，复印件对施工单位来说就很被动，法院也会提出复印件无效的不利情况。为了避免这一现象，施工单位在收集资料时，一定要收集够份数。 因此，施工单位在收集资料中要注意以下四点： 一是对外来资料原件不够的要收集盖有原件存放单位公章的代原件，以便将来追溯。对一份资料多页的，还要求加盖骑缝章。 二是对加有公章的代原件要仔细审核，资料除加有原件存放单位公章外，还要有经办人或抄件人签字，以及抄件日期，对个别重要资料如钢筋合格证明还要加上提供人和接收人的电话，以便追溯。 三是是对档案馆不保存的资料，尽量将原件保存到施工单位，如材料合格证明文件和检验报告。 四是基建文件例外，在评优工程中往往需要基建文件，施工单位只收集复印件即可，如工程备案书、土体使用证、规划许可证等。如果专家需要看原件，可从甲方暂借阅后归还。因为甲方也只有一份。 |
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