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我们都知道，微软Office三件套是指Word、Excel和Powerpoint，虽然微软Office套件还有诸如Outlook、Onenote等软件，但平时用得最多的，还是这三件套。 三件套其实构成了一个完整的工作流程：办公处理最多的无外乎文书工作（Word）和数据相关工作（Excel），然后以一种富有吸引力的方式展示给别人看（PowerPoint）。 微软Office三件套功能强大，几乎无所不能（网上可以找到无数案例），但这三件套各有一个效率神器，全都知道的人我估计不超过1%。 下面一一列举，看看究竟是不是标题党。 不是VBA单纯提效率，人们会举出VBA这个大杀器，VBA在Office家族里强大到没朋友，但是它并不在我所列举的效率神器里，原因很简单——三件套都有VBA，既然这个帖子内容是三件套各有一个效率神器，VBA自然被排除。而且VBA还有个最大的问题——可不是任何人都能无障碍使用的。 而我提到的三件套各自的效率神器，是任何人都能拿来就用的。 不卖关子了，要不然要被骂了。 Word的效率神器是样式为什么是样式？因为Word中我们最经常遇到的并且最头痛的，就是格式问题，样式就是为解决快速格式化文档而出现的。 一般人设置word文字、段落等格式是，最常用的操作是：选中要设置格式的内容，然后为其设置字体及大小、行间距、首行空格、段落间距等等。就像下面这样。 我只想说一句让人肝火爆炸的话：“活该你每天有加不完的班！” 所以，Word不加班的做法是： 先设置样式，定义好文章标题、一级标题、二级标题、三级标题、正文、表格等样式之后，再去为需要设置格式的内容选择相应的样式。 这样，即使将来要调整特定部分的格式，直接在样式里修改，所有应用该样式的地方都自动更新了。 甚至你可以把样式（比如公文样式、论文样式）设置好之后，保存为模板，这样就再也不用为样式头痛了。 为了加快出文速度，你还可以在设置好样式后，利用大纲功能让内容自动格式化。 Excel的效率神器是Table估计很多人都知道，Excel里边有两种“表格”：一种是默认的区域表格，我们新建Excel之后看到的空白表格就是区域表格；另一种是真正的表格，就是我们点击“插入-表格”或按CTRL+T生成的表格，如下图所示。 我个人不太喜欢微软的这种处理方式，因为这让我们不好分别称呼这两种表格。且让我们把前一种叫range，后一种叫table好了。纯粹是为了称呼方便。 为什么说table是Excel的效率神器呢？ 一是公式引用具有了人类可理解的意义，不需要花时间去猜公式的含义。 range的公式引用人类看不懂 上图中，range的公式引用的是单元格地址，这种地址计算机知道是什么意思，但是作为人类的我们要看半天才能看懂是什么含义。 table的公式人类一看就懂 上图中，table的公式引用的是列名称，计算机和人类都能明白是什么意思。 二是防止公式出错。 我们都知道Excel中有相对引用、绝对引用、混合引用等，经常把人的脑袋都弄晕，在range中，如果不明白这些引用的区别，一不小心公式就会出错。但在table中，一列中的公式含义都一清二楚且都一模一样，很难出错，除非自己手动去改了某些单元格的公式引用样式。 三是快速格式化表格。 我在头条至少见到三十篇帖子都在谈怎么在Excel中隔行填充不同颜色，以免看错。大佬们列举了各种各样神奇的方法，但是在我看来，只用一招CTRL+T或“套用表格格式”就解决了。 四是方便用切片器筛选数据。 我们最常用的筛选方式是点击“筛选”按钮后，再去某列调出筛选菜单来。 但这种方式毕竟不直观，操作还很啰嗦。 如果用table，可以直接插入切片器来筛选（插入-切片器）。点点鼠标就完成筛选了，多直观、多方便。 PowerPoint的效率神器是母版没改过别人PPT或者没把PPT导入过scorm课件程序的人，估计很难领会不用母版的PPT有多么让人抓狂。 举个最简单的例子：有个100页的PPT，每一页有客户LOGO，现在要把客户LOGO去掉。 如果这个LOGO是通过加到母版而出现在每一页的，要去掉的话，就是几秒钟的事情；如果不是来自于母版，对不起，需要操作100页。如果PPT有1000页，要操作1000次。 再举个简单例子：现在需要把A.ppt中的30页内容复用到B.ppt中，这两个PPT的外观风格差异比凤姐和和王宝强的差异还大。 如果A.ppt是严格遵循母版要求来生成每一页内容的，很简单，复制、粘贴，完事，标题、页面风格会自动匹配B.ppt；如果不是，对不起，要手工去调整每一页的标题、颜色风格。 所以，制作PPT不加班的办法是： 先设计母版：定义版式，定义主题颜色等等共性元素； 再插入特定版式的页面，填充内容； 最后，检查颜色：凡是无需随母版更新的颜色，选择主题之外的颜色。 结语很多时候，我们无休无止地加班，并不是老板太坏丢给我们太多工作，而是我们自己没有掌握高效的方法。微软Office三件套，在极大提高了我们工作效率的同时，如果我们随意发挥创造性，滥用一些功能，虽然在表面上实现了同样的效果，但往往我们需要为这种表面效果付出N倍的时间和精力。 |
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